Экспорт таблиц paradox в msword


Содержание

Передача данных из таблиц VFP в MS Word

Существует целый ряд отчетов, в которых не требуется дополнительных вычислений, но выполненных в формате, который нецелесообразно или невозможно представить стандартным построителем отчетов VFP. Кроме того, стандартные отчеты можно только посмотреть и распечатать, а редактировать никак нельзя. В таких случаях удобно использовать возможности стандартного текстового процессора Microsoft Word.

Работа с текстовым процессором мало чем отличается от работы с табличным процессором. Вначале следует подключить Microsoft Word 9.0 Object Library к списку стандартных типов в настройках технологии IntelliSense. Как это сделать рассмотрено выше, на примере библиотеки Excel.

Затем следует создать объект типа приложения, но в качестве класса указать приложение Word. Это выполняется командой oWord=CREATEOBJECT(‘Word.Application’). В отличии от Excel, с его развитой структурой подобъектов, в Word достаточно создать новый документ и уже можно с ним работать. Создание нового документа осуществляется методом Add() подобъекта Documents.

Операции с контентом (содержимым документа) в Word осуществляются посредством обращения к подобъекту приложения Selection. Поэтому любые операции будут выглядеть как oWord.Selection. . Запись текстовой строки осуществляется методом TypeText(). К сожалению, структурной единицей текста верхнего уровня в Word является не строка, а абзац. Для принудительного перехода к новой строке в документе введенный текст необходимо объявить параграфом. При этом к параграфу применятся настройки, объявленные по умолчанию (отступы, выравнивания и т.п.). Ниже приведен простейший пример программного кода, создающего документ Word и записывающий в него текстовую строку:

*создаем объект типа приложения Ворда

*создаем новый документ

*записываем в документ строку текста

*объявляем ее как параграф

*делаем Ворд видимым

Кроме текстовых абзацев документ Word может содержать в себе более сложные объекты. Часто используемым подобъектом текста является таблица. Для вставки новой таблицы в документ следует использовать метод Add() объекта Tables. Этот метод требует указания обязательных параметров, а именно: диапазона (туманное понятие, рекомендуется указывать текущий диапазон), количества строк и столбцов в таблице. На самом деле можно указывать еще множество параметров создаваемой таблицы, но все они являются необязательными и рассматриваться в рамках данной работы не будут. В последствии к таблице можно обращаться по ее индексу, например oWord.Selection.Tables(1).

Таблица в Word является двумерным объектом, состоящим из более простых подобъектов типа ячейки. Соответственно, каждая ячейка имеет две координаты, номер строки и номер столбца. Таким образом, обращение к ячейке третьей строки пятого столбца выглядит как oWord.Selection.Tables(1). Cell(3,5).

Ниже приведен пример программного кода передающего данные из таблицы товаров в текстовый процессор. Набор данных аналогичен примеру с Excel. Оператор WITH … ENDWITH использован сугубо для сокращения размера программного кода. Более подробно с его работой можно ознакомиться в системе помощи VFP.

*создаем объект типа приложения Ворда

*создаем новый документ

*записываем в документ его заголовок (строку текста)

*объявляем ее как параграф

*две строки пропуска для красоты

*добавляем в документ таблицу

*первый параметр — в качестве диапазона указываем текущий

*второй параметр — количество строк указываем равным количеству записей в таблице GOODS

*третий параметр — количество столбцов равно 2

*i — переменная с номером строки таблицы в Ворде

*перебираем все записи в GOODS

*в таблице с индексом 1 выбираем ячейку в первом столбце строки i

*в выбранную ячейку записываем название товара

*во второй столбец строки заносим цену товара

*переходим к следующей строке

*для второго столбца таблицы указываем авторазмер

*делаем Ворд видимым

1. Получение данных из офисных продуктов осуществляется аналогичными действиями, только в программном коде источником данных следует прописывать офисное приложение.

2. Синтаксис команд VFP для работы с внешним приложением практически повторяет синтаксис VBA в офисных продуктах. В случае возникновения затруднений рекомендуется записывать макросы в приложениях MS Office и смотреть, какими же командами выполняется нужное действие. После небольшой доработки напильником можно получить вполне рабочий код в формате VFP.

3. Действие практически любой команды следует проверять вначале в командном окне VFP, а только затем включать в программный код. При этом не следует забывать, что для выполнения некоторых команд надо совершить предварительные действия, например, прежде чем пересылать значение в ячейку Excel, было бы неплохо предварительно создать в том же командном окне само приложение, рабочую книгу в нем и получить ссылку на рабочий лист.

4. Описанный метод можно применять к любым объектам, зарегистрированным в операционной системе. Набор команд для работы с этими объектами необходимо изучать/доставать своими силами. К счастью, для продуктов MS Office набор команд выбран на основе интуитивно понятного и простого языка VBA. Для остальных объектов – интернет Вам в помощь.

5. Не забывайте, что для большинства пользователей, использование знакомых программных продуктов значительно повышает юзабилити Вашего приложения. Перереализовывать всем известные интерфейсы текстового процессора (Word) и табличного редактора (Excel) слишком трудоемко. Гораздо более простым решением является использование того, что уже сделано и легко доступно.

6. Все приведенные примеры работают в среде MS Office 2000/2003. Для 2007 версии работоспособность не гарантируется.

Задания

1. Передайте в Word полный список менеджеров, зарегистрированных в базе данных.

2. Передайте в Excel данные об именах и телефонах заказчиков. Если телефонов у одного заказчика несколько, его имя должно дублироваться на рабочем листе.

3. Сформируйте в текстовом процессоре Word прайс–лист товаров. Документ должен содержать заголовок в виде отдельной строки текста, а также таблицу из трех колонок. В первой должны располагаться названия товаров, во второй – цена, в третьей – праздничная 15-типроцентная скидка.

4. Для указанного номера заказа сформируйте в табличном процессоре Excel бланк заказа. Документ должен содержать имя заказчика, дату и номер заказа. Ниже в табличном виде должна быть представлена информация о товарах в заказе, а именно название товара, цена за единицу, заказанное количество. Кроме того, в виде формул на рабочем листе должен быть организован столбец, в котором по каждой позиции товаров вычислялась бы итоговая сумма (цена за единицу умноженная на количество). В самом низу, так же в виде формулы Excel, должна подсчитываться общая сумма заказа.

1. Информационные системы: Учебное пособие для студентов вузов по специальности «Информационные системы в экономике» / под ред. Волкова В.Н. – СПб.: изд – во СПБГТУ, 1998.

2. Каратыгин С.А., Тихонов А.Ф., Тихонова Л.Н. «Visual FoxPro 6.0» – М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 2000.

3. Ложе И. Информационные системы. Методы и средства. – М.: изд-во «Мир», 1979.

4. Тихонов А.Ф., Тихонова Л.Н. «Visual FoxPro 5.0 (без проблем!)» – М.: Восточная Книжная Компания, 1997.

5. Методические указания для выполнению лабораторных работ по Visual FoxPro 9.0. / сост. Л.К. Скодорова, А.А. Ляху. Рыбница, 2010.

Экспорт, импорт и присоединение базы данных в Access

Access предоставляет широкие возможности пользователям по переносу уже существующих баз данных в среду MS Access. К примеру, если вы вели обработку информации в MS Excel, эксплуатировали базы в средах dBase, Paradox или FoxPro, или же просто хранили свои данные в текстовых файлах, и решили воспользоваться возможностями MS Access, — вам не составит труда перенести свои данные в эту среду.

С таким же успехом вы можете экспортировать свои данные из таблиц Access в большинство существующих сред обработки данных. Более того, в Access заложен аппарат поддержки миграции данных в еще не существующие среды, используя механизм ODBC. Т.е. с появлением новой, с более широким спектром возможностей СУБД, вы не будете привязаны к Access необходимостью заново вводить данные под новый формат базы.

Если эта база будет содержать драйвер ODBC, вы просто экспортируете свои данные в другую среду. Сейчас многие производители ПО для хранения и обработки данных внедряют в свои приложения поддержку ODBC, и ваше Access — приложение уже сейчас может обмениваться информацией как с такими СУБД как Oracle, SQL-Base, Sybase, Paradox, FoxPro, Btrieve, DB2 и т.д., так и с будущими.

Пример решения

1. Импорт данных

Access поддерживает две возможности использования данных других баз — импорт и присоединение.
Импорт подразумевает полную конвертацию существующей таблицы из другой среды в формат MS Access. Все модификации импортированной таблицы автоматически не переносятся в импортированную вами таблицу. Т.е. импортировать данные имеет смысл в тех случаях, если вы :

  • полностью переходите на работу с Access и переносите все свои данные в эту среду, не обращаясь к старому приложению;
  • используете информацию, редко модифицируемую пользователем: словари, справочники и т.д.;
  • добиваетесь максимальной производительности по обработке данных в смешанных средах (совместного использования данных одновременно несколькими средами БД), т.к. Access быстрее работает со своими форматами в своей среде.

В предыдущих лабораторных работах мы уже создали проект базы данных STUD, поэтому нам остается только заполнить созданные таблицы данными.

1.1. Импорт таблиц баз данных

Импортируем данные таблицы Access «Преподаватели» из базы STUD_1.mdb, содержащую информацию о преподавателях, в одноименную таблицу Access.

Откроем базу данных STUD и активизируем окно базы данных. Для активизации окна импорта в меню “Файл” выбирем “Внешние данные ” > “Импорт” или щелкнем по кнопке “импорт ” на панели инструментов.

ACCESS выведет диалоговое окно “Импорт”. Найдем файл STUD_1.mdb базы и щеленем по кнопке “Импорт”.

В следующем окне “Импорт объектов ” выбирем для импорта объкт и щелкнуть по кнопке “OK”

Примечание: (для версии ACCESS 2.0)
Откроем базу данных STUD и активизируем окно базы данных. Для активизации окна импорта в меню «File» выполним команду «Import» или щелкнем по кнопке «Import» на панели инструментов.
В появившемся диалоговом окне в списке форматов выберем «Microsoft Access» и щелкнем по кнопке «Ок».
Access выведет диалоговое окно выбора файла. Найдем файл «STUD_1.mdb» базы и щелкнем по кнопке «Ок». Если искомый файл находится на сетевом сервере, то его путь указывается через кнопку «Network..», где нужно указать сетевое устройство и путь к базе.
В следующем окне определения объекта для импорта выберем в списке «Object Type» пункт «Tables» и в списке выбора «Objecs in STUD_1.MDB» щелкнем на таблице «Преподаватели», справа выберем переключатель «Structure and Data», после чего нажмем кнопку «Import».Появится окно с информацией о завершении импорта. После нажатия «Ок» мы вернемся в окно «Import objects», где нажмем кнопку «Close».

Если импорт выполнен успешно, то вернувшись в окно базы данных мы увидим описание новой таблицы «Преподаватели1».
Для переноса данных в существующую таблицу «Преподаватели» активизируем щелчком мыши таблицу «Преподаватели1» (описание таблицы выведется на синем фоне), выполним команду “Копировать”(«Copy») меню “Правка” («Edit») для переноса содержимого таблицы в буфер, а затем команду “Вставить” («Paste») в том-же меню.

Появится окно “Вставка таблицы” («Paste Table As»), где в поле “Имя таблицы” («Table Name») введем имя «Преподаватели», и в поле выбора “Параметры вставки” («Paste Options») выберем “Добавление данных в таблицу” («Append Data to Existing Table»), добавляющий данные в существующую таблицу. Предыдущие пункты позволяют копировать только структуру таблицы, или структуру с данными.
Теперь таблица «Преподаватели» содержит данные, импортированные из другой базы Access. Удалим таблицу «Преподаватели1» любым из рассмотренных ранее способов.
Подобным образом производится импорт данных из баз данных FoxPro, dBase, Paradox и Btrieve. «.

1.2. Импорт данных из электронной таблицы Excel

MS Access поддерживает импорт/экспорт данных с электронными таблицами Lotus 1-2-3 и MS Access. Можно импортировать как таблицы целиком, так и их отдельные фрагменты.

При импорте электронных таблиц можно либо дописать данные в уже существующую таблицу, либо сформировать новую. В первом случае необходимо либо сформировать имена столбцов эл. таблицы, идентичные именам полей таблицы Access, или расположить столбцы эл. таблицы в той же последовательности, что и поля таблицы БД, в которую импортируются данные.
Если мы будем создавать на импортируемых данных новую таблицу, то желательно ввести имена столбцов в первую строку импортируемой электронной таблицы, в противном случае Access назначит в качестве полей последовательные числа, начиная с 1 (их потом можно будет изменить, открыв таблицу в режиме конструктора).

Тип данных для полей новой таблицы Access определяет на основе значений первой импортируемой строки данных. Так,
— символьные данные переносятся в текстовые поля длинной 255 символов;
— числовые – в “Числовой”(” Numeric”)с размером 8 байт и «с плавающей точкой»;
— числовые данные в денежном формате — в тип “Денежный”(«Currency»);
— значения даты и времени — в тип “Дата/Время”(«Date/Time»).

Некоторые типы могут быть неправильно интерпретированы Access, поэтому имеет смысл, вставить в начало электронной таблицы «фиктивную» строку, однозначно идентифицирующую тип данных, который необходимо установить для поля таблицы БД. После окончания импорта эту строку, как и строку с названиями полей, можно будет удалить.

Выполним импорт данных в таблицу БД «Студенты» из электронной таблицы Excel «Student».
Находясь в окне базы данных STUD, выполним команду «Внешние данные» >”Импорт” в меню «Файл».
Открывшееся окно «Импорт» содержит список приложений, поддерживаемых Access для импорта. Выберем строку «Excel» и щелкнем по кнопке «Ок».

Access откроет диалоговое окно «Выбор файла». Выберем файл «Student.xls» и нажмем кнопку «Импорт».
В открывшемся окне «Параметры импорта» сбросим флажок «Firs row contains field names», позволяющий использовать первую строку эл.таблиц как имена полей таблицы БД (т.к. таблица «Студенты» уже содержит описания полей).
Выберем переключатель «Append to existing table», для добавления данных в уже существующую таблицу, и выберем в списке справа от переключателя имя таблицы — «Студенты».

Если необходимо импортировать не всю эл. таблицу, а только ее часть, то в этом же окне можно установить диапазон импортируемых ячеек: в поле «Range» вводится диапазон (например «A1:D15» или «A1..D15»).
Для запуска процедуры импорта нажмем кнопку «Ок».

После окончания импорта в появившемся окне с информацией о замеченных ошибках (или их отсутствием) нажмем кнопку «Ок». Access вернет нас в окно «Выбор файла» для выбора следующей эл. таблицы для импорта. Выберем кнопку «Закрыть».
В окне «Ошибки импорта» можно просмотреть все поля, которые Access не смог корректно преобразовать. После анализа ошибок их можно исправить, либо вручную перебив пропущенные значения, либо изменив описания полей в режиме конструктора таблиц, После исправления ошибок (если такие Access обнаружит), откроем таблицу «Студенты» и проверим правильность переноса данных.
Подобным образом производится и импорт данных из электронной таблицы Lotus 1-2-3.

1.3. Импорт текстовых файлов

В таблицы Access можно переносить данные и из текстовых файлов. Поля в таких файлах могут быть разделены несколькими способами, но большинство из них можно преобразовать в формат таблиц Access не внося изменений в сам текстовый файл.
При использовании же описания спецификации файлов (спроса хранения в них полей) позволяет Access корректно интерпретировать почти любые типы представления данных в текстовом формате.

Access может импортировать текстовые файлы, в которых поля располагаются в фиксированных позициях внутри каждой записи файла (т.н. форматированный текст). Необходимо лишь указать положение каждого поля внутри строки, и его длину.
Импортируем данные о результатах из текстового файла с полями фиксированной ширины в таблицу «Результаты».
Находясь в окне базы данных STUD выполняем команду «Внешние данные» .> “Импорт” в меню «Файл» и в диалоговом окне списка форматов выберем “Текст Фиксированная длинна». Щелкнем по кнопке «Ок».


Выберем текстовый файл в появившемся появившемся окне выбора файлов и щелкнем по кнопке «Импорт». Access выведет диалоговое окно «Импорт текста». В пункте (Выберете формат, описывающий поля наилучшим образом) выбрать один из пунктов, который вам подходит:

  • с разделителями- поля разделяются запятыми или табуляцией;
  • фиксированная ширина полей- интервалы заполнены пробелами;)

Нажмем “Далее”. После проделанных шагов “Данные необходимо сохранить” :

  • в существующую таблицу;
  • новую таблицу;

Если мы импортируем данные в новую таблицу, выберем ‘”Дополнительно” и определим:
имени поля — (Field Name);
типе данных — (Datatype).

Нажмем “Готово”. В пункте “Импортировать в таблицу” указать имя таблицы.
После этого Access откроет диалоговое окно с сообщением о результатах выполнения импорта. При возникновении ошибки проверим установленные значения в настройках, а если импорт прошел успешно — выберем «Ок» .
Также Access позволяет импортировать текстовые файлы с разделителями, в которых поля отделяются друг от друга символами запятой, табуляции или пробела.

Для импорта или экспорта необходимо лишь указать Access, какой из данных символов разделяет поля данных, и какой символ является ограничителем текста (если данный текст содержит символы запятой или пробела). Ограничителями текста обычно являются кавычки или апостроф, причем можно использовать для любого файла только один тип ограничителей.
Импортируем из текстового файла stud.txt данные для таблицы «Студенты».

Выйдя в окно БД и щелкнув по корешку «Таблицы», мы можем увидеть созданную таблицу «Студенты», содержащую информацию о студентах 1 курса.
После выполнения импорта из любых форматов может потребоваться некоторая модификация описания таблиц БД. Так, под текстовые поля Access выделяет поля максимально поддерживаемой длинны 255 байт, что не всегда является необходимым. В конструкторе таблиц эту длину можно уменьшить до требуемой. То же самое относится и к полям типа «Числовой» — не всегда есть необходимость в выделяемых 8 разрядах.
Возможно, придется произвести преобразования некоторых типов данных. Но нужно всегда учитывать ограничения, накладываемые на эти преобразования.

2. Экспорт данных

Действия по экспорту объектов баз данных Access очень похож на действия по импорту. Рассмотрим общий алгоритм при выполнении процедуры экспорта:

1. Открывается требуемая база и вызывается окно базы данных.
2. Выполняется команда «Экспорт» меню «Файл».
3. В списке форматов выбирается , требуемый и нажимается «Ок».
4. В открывшемся диалоговом окне «Выбор объекта MS Access» выбираем тип объекта, а затем и сам объект для экспорта. Для таблиц можно экспортировать только структуру (определение таблиц) или структуру и данные. Объектами экспорта также могут являться запросы к БД. После выбора объекта нажимаем кнопку «Ок».
5. В открывшемся окне выбираем путь файла, в который будем экспортировать объект (при экспорте в другую базу MS Access после этого появится окно для ввода имени объекта в базе данных — получателе);

После нажатия кнопки «Ок» начнется процедура экспорта, результат которой можно проверить после ее завершения.

Некоторые приложения, в которые возможен экспорт данных MS Access, не поддерживают 64-разрядные имена полей. При переносе эти имена будут усекаться, что может привести к их дублированию. Рекомендуется или в конструкторе таблиц убедиться, что имена полей после урезания не будут повторяться; или же копировать таблицу, переименовать поля в копии, и экспортировать эту копию в другое приложение.

Самостоятельно экспортируйте таблицу «Студенты» в формат Excel, а «Преподаватели» в формат Paradox.
Экспорт в текстовый файл полностью аналогичен импорту: производится настройка спецификации экспорта (либо с разделителями, либо с фиксированной длинной поля), затем запускается процедура экспорта.
Выполните экспорт таблицы «Результаты”. Затем откройте в редакторе «Write» (в Windows в группе «Аксессуары») полученный файл и выведите его на принтер в качестве отчета по лабораторной работе.
Access также содержит Мастер по слиянию с MS Word. Он позволяет внедрить данные из базы Access в документы, созданные в редакторе Word.

Открывается требуемая база, выбираем таблицу или запрос для слияния и щелкаем по кнопке «Слияние с MS Word» панели инструментов. В диалоговом окне выбирается работа с существующим или создаваемым документом. Выбираем требуемый вариант, и нажимаем кнопку «Ок». Мастер запускает Word и устанавливает связь между документами. Далее внедренные объекты можно обрабатывать средствами текстового редактора.

3. Присоединение внешних данных

Присоединение обозначает обработку средой Access данных других приложений в их формате. Данные при этом могут находиться как на вашем компьютере, так и в сети. При каждом обращении к таким данным Access переводит их в свой формат, обрабатывает, и результаты обработки снова конвертирует в чужой формат, и записывает на место.
При этом эффективность обработки данных резко падает, особенно если эти данные находятся в сети и используются несколькими пользователями. Но, с другой стороны, у присоединения тоже есть свои достоинства:
— можно поддерживать массивы данных размерами больше макси-
мально допустимого Access предела в 1Гб;
— если данные этого файла часто изменяются пользователем;

Пpи пеpеносе данных из другой среды, MS Access копирует только данные таблиц, не включая информацию об индексах, ключах и связях между таблицами, поэтому после переноса данных приходится еще до описывать проект.
Присоединение данных из других баз также является простой процедурой: кнопкой «Связь» на панели инструментов или при помощи команды «Внешние данные» >> “Связь” меню «Файл» вызовем окно присоединения, в котором выбираем тип источника данных. Источниками для присоединения могут являться файлы FoxPro, Paradox, dBase, или таблицы из другой базы Access.
После выбора источника и нажатия кнопки «Ок» появиться окно выбора файла, в котором после выбора требуемого нажимаем кнопку «Связь». После этого для таблиц Paradox появится сообщение о результатах присоединения, а для таблиц FoxPro и dBase Access потребует ввести имена индексных файлов, после чего выдает то же информационное окно.

3.1. Присоединение таблицы Результаты из БД филиала

База «Fil_1.MDB» содержит данные о результатах, прошедших семестров. Для присоединения этих данных для обработки в меню «Файл» выполним команду «Внешние данные» >> “Связь” (или щелкнув по одноименной кнопке на панели инструментов).
Появится окно для ввода типа источника данных, в котором выберем «Microsoft Access» и нажмем кнопку «Ok». В открывшемся окне выбора файла найдем базу «Fil_1.MDB» и вызовем ее описание, нажав кнопку «Ok». Следующее окно выводит описания всех таблиц базы филиала. Выберем таблицу «Результаты» и нажмем кнопку «Связь».

После возвращения в окно базы данных мы увидим новую строку с описанием присоединенной таблицы «Результаты1» (поскольку таблица «Результаты» в проекте уже присутствует). Слева от названия таблицы стоит знак «=>», указывающий на то, что данная таблица была присоединена.

Вернуться в оглавление:Уроки Access

12.4. Экспорт объектов базы данных

Экспорт представляет собой вывод объектов БД:

· в другую БД – БД Microsoft Access, dBASE, Paradox, Microsoft SQL Server (пример рассмотрен в [1] в разделе 11), Microsoft Visual FoxPro и другие БД, поддерживающие протокол ODBC;

· в электронную таблицу Microsoft Excel, Lotus 1-2-3;

· в формат файла, позволяющий программе использовать объекты БД (например, в формат RTF, в Microsoft Word);

· в текстовые файлы с разделителями или с фиксированной длиной записи;

· на Web-страницу (пример рассмотрен в [1] в разделе 6);

· как вложений в сообщения электронной почты.

12.4.1. Экспорт в Microsoft Excel

Существуют три способа экспорта в Microsoft Excel:

1) таблицы экспортировать в Excel в виде неформатированных данных, используя буфер обмена;

2) таблицы , формы, отчеты сохранить в виде файла .xls с помощью команды

Файл/Экспорт

3) таблицы , формы, отчеты автоматически загрузить в Excel при помощи команды

Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel

В последних двух случаях сохраняется большая часть атрибутов форматирования, например, шрифты и цвета.

Задание 4.1. Экспортировать таблицу НАЧИСЛЕНИЯ из БД СТУДЕНТЫ в Excel третьим способом и сохранить ее в файле в своей папке.

Выделите таблицу НАЧИСЛЕНИЯ и введите команду

Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel

Проанализируйте результат и сохраните его в своей папке по команде

Закройте окно Excel .

12.4.2. Экспорт в Microsoft Word

Существуют четыре способа экспорта в Microsoft Word :

1) таблицы экспортировать в Word в виде неформатированных данных, используя буфер обмена;

2) таблицы , формы, отчеты сохранить в виде файла . rtf с помощью команды

Файл/Экспорт

3) таблицы , формы, отчеты автоматически загрузить в Word при помощи команды

Сервис/Связи с Office/ Публикация в MS Word

4) таблицы использовать в качестве источника данных для слияния с документом Word с помощью команды

Сервис/Связи с Office/Слияние с MS Word

Во втором и третьем случаях атрибуты форматирования сохраняются частично.

Задание 4.2. Экспортировать отчет ВЕДОМОСТЬ из БД СТУДЕНТЫ в Word третьим способом и сохранить его в файле в своей папке.

Выделите отчет ВЕДОМОСТЬ и введите команду

Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word

Обратите внимание , что атрибуты форматирования сохранились не полностью – отсутствуют линии. Сохраните результат в файле в своей папке по команде

Закройте окно Word .

12.4.3. Пересылка объектов базы данных по электронной почте

Можно отправлять содержимое объектов БД в виде вложений в сообщения электронной почты в различных форматах файлов, например, Microsoft Excel (.xls), RTF (.rtf), текст MS-DOS (.txt), HTML (.html) с помощью команды

Файл/ Отправить /Сообщение (как вложение)

Возможно отправление страниц доступа к данным в виде основного текста сообщений.

Задание 4.3. Отправить таблицу СВЕДЕНИЯ О СТУДЕНТАХ в виде вложения в сообщение электронной почты в формате . rtf по адресу tohod @ stud . by

Выделите таблицу СВЕДЕНИЯ О СТУДЕНТАХ и введите вышеуказанную команду.

В появившемся окне Отправка по почте в списке «Выбор формата» выберите Rich Text Format (*. rtf ). Появится окно Создать сообщение или загрузится Мастер, позволяющий сконфигурировать почтовую программу Microsoft Outlook .

Примечание . В случае загрузки Мастера выполните алгоритм конфигурирования, приведенный в приложении. В результате появится окно Сообщение (Простой текст). Выберите формат сообщения . rtf по команде

Имя окна изменится на Сообщение ( RTF ).

В окне Создать сообщение (или Сообщение ( RTF )) в поле «Кому» введите адрес электронной почты tohod @ stud . by , в поле «Тема» введите, например, текст Ответ на запрос, в поле сообщения – сопроводительный текст, например,

Согласно Вашему запросу пересылаем интересующие Вас сведения.

Обратите внимание, что в поле «Присоединить» появился значок таблицы-вложения. Отправьте сообщение.

Обмен данными между СУБД и другими программами, предназначенными для обработки документов. Совместное использование базы данных

В процессе работы с Access рано или поздно возникает необходимость использовать информацию из базы данных Access в других приложениях или, наоборот, использовать данные, созданные другими программами, в базах данных Access. В ряде ситуаций для использования другими программами нужно импортировать целые таблицы данных. Например, понадобится перенести данные о поставщиках компании в другую базу данных, работающую под управлением SQL Server или Oracle. Или наоборот — создать приложение Access на основании имеющейся базы данных dBASE, FoxPro или Paradox. В этом случае импорт данных придется осуществить дважды. Первый импорт информации необходим на этапе проектирования базы данных для того, чтобы во время тестирования форм, отчетов и запросов использовались реальные данные. Повторно данные импортируются непосредственно перед началом работы с новой программой.

Access также используется для временного сохранения данных, например, в тех случаях, когда результат запроса или отчет, сформированный в Access, необходимо перенести в Word для создания более общего отчета.

Самым мощным и одновременно простым инструментом импорта и экспорта данных является средство Связи с Office. Его команды позволяют обмениваться данными с другими приложениями Office. Перед тем, как использовать одну из трех команд этой группы, необходимо выбрать нужный объект базы данных — форма, отчет, запрос и т.п. После этого достаточно выбрать команду Сервис → Связи с Office или одну из команд списка Связи с Office, раскрываемой на панели инструментов. В Access предусмотрено три команды для связи с приложениями Office.

Илон Маск рекомендует:  Select (выбрать) меню выбора в форме


o Слияние с MS Word. Эта команда выполняет слияние таблицы Access с имеющимся документом Word или создает новый документ и размещает данные в него. После передачи данных значения полей таблицы Access можно использовать в документе Word как комбинированные поля.

o Публикация в MS Word. Эта команда позволяет создать на основе объекта базы данных Access текстовый документ в формате RTF. Созданный документ сразу открывается в Microsoft Word. В дальнейшем на основании этого файла можно создать деловой документ или отчет.

o Анализ в MS Excel. Эта команда создает файл рабочей книги Excel в формате XLS и экспортирует в него данные объекта базы данных Access. Созданный файл одновременно открывается в Excel. После этого из полученных данных можно применять математический, статистический и аналитический аппарат Excel, недоступный в Access. Кроме того, для анализа результатов удобно использовать гибкий механизм построения диаграмм. Если в отчете Access использовалась группировка данных, результирующий рабочий лист Excel будет содержать промежуточные итоги.

Есть и другой способ экспорта данных. Выделите объект базы данных и воспользуйтесь командой Файл → Экспорт. В диалоговом окне Экспорт данных предлагается выбрать конечный формат данных (есть возможность экспорта в предыдущие версии Office) и ввести имя файла. В большинстве случаев этот метод более важен, поскольку он позволяет более точно настроить параметры экспорта данных.

Кроме описанных ситуаций, экспорт и импорт данных используется для обмена информацией между Access и другими программами управления базами данных. Access позволяет сохранять данные в форматах наиболее популярных СУБД разных версий. Для создания файла нужного формата выберите объект базы данных, а затем воспользуйтесь командой Файл → Экспорт. Чтобы прочитать файл, созданный другим приложением, используйте команду Внешние данные → Импорт из меню Файл.

Контрольные вопросы.

1. Что такое база данных, её назначение?

2. В чем заключается разница между полями и записями базы данных?

3. Из каких основных объектов состоит база данных?

4. Каково назначение запросов, форм, отчетов базы данных?

5. Что понимают под термином “реляционная база данных”?

6. Из каких этапов состоит процесс проектирования базы данных?

7. Какие основные характеристики имеет СУБД Access?

8. Как создать новую базу данных в среде СУБД Access?

9. С какими категориями объектов может происходить работа в среде СУБД Access?

10. В каких режимах может функционировать СУБД Access?

11. Что такое поле связи между таблицами?

12. Что значит тип связи один-ко-многим?

13. Какая таблица называется главной, подчиненной между двумя связанными таблицами?

14. Как установить связь между двумя таблицами?

15. Что называется схемой базы данных?

16. Как создать и отредактировать схему базы данных?

17. Как создать между двумя таблицами связь-объединение?

18. Какие типы объединения двух таблиц возможны?

19. Что означает понятие обеспечения целостности данных?

20. Что означает каскадное удаление связанных записей?

21. Что означает понятие каскадное обновление связанных записей?

22. Назначение форм.

23. Назовите основные способы создания форм.

24. Какие мастера используются для создания форм?

25. Какие разделы может иметь форма?

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студента самое главное не сдать экзамен, а вовремя вспомнить про него. 10041 — | 7504 — или читать все.

188.64.174.135 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Экспорт таблиц paradox в msword

Контакты: о проблемах с регистрацией, почтой и по другим вопросам пишите сюда — alarforum@yandex.ru, проверяйте папку спам! Обязательно пройдите активизацию e-mail.

Создание таблицы путем импорта из текстового файла


Процесс импорта данных, хранящихся в текстовом файле, выполняется с помощью Мастера импорта текстов.

  1. Откройте базу данных, в которую нужно импортировать данные из текстового файла. Активизируйте окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
  2. Выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import).
  3. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) диалогового окна Импорт выделите элемент Текстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *asc) (Text Files). Открой те папку, содержащую текстовый файл, который нужно импортировать, и выделите его. Нажмите кнопку Импорт (Import). Появится первое диалоговое окно Мастера импорта текстов (рис. 3.16).
  4. В этом окне вы должны выбрать один из двух основных форматов текстовых файлов. Если в текстовом файле для определения конца поля используется разделительный символ, выберите переключатель с разделителями (Delimited). Если же текстовый файл содержит записи с полями фиксированной ширины, выберите переключатель фиксированная ширина полей (Fixed Width). В нижней части диалогового окна Мастера импорта текстов выводится образец данных из файла, позволяющий визуально определить формат импортируемых данных. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу Мастера импорта текстов. Если на первом шаге мастера был выбран переключатель с разделителями, появится диалоговое окно, изображенное на рис. 3.17. Если же был выбран переключатель фиксированная ширина нолей, то на втором шаге мастера появится диалоговое окно, изображенное на рис. 3.18.

Рис. 3.16. Первое диалоговое окно Мастера импорта текстов

  1. Если файл содержит разделители полей, то укажите символ разделителя на втором шаге Мастера импорта текстов. Если в импортируемом файле текстовые значения ограничены символом, отличным от двойных кавычек, то укажите ограничитель текстовых значений, выделив его в раскрывающемся списке Ограничитель текста (Text Qualifier). Если в первой строке импортируемого файла содержатся заголовки полей, установите флажок Первая строка содержит имена полей (First Row Contains Field Names). В нижней части окна вы будете видеть образец, по которому можно определить правильность сделанного вами выбора. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу Мастера импорта текстов (шаг 7).
  2. При импорте текстовых файлов с фиксированной шириной полей Мастер им-поота текстов попытается автоматически разделить поля. Просмотрев образец данных, можно указать дополнительное место разделения полей (черную стрелку), а также переместить или удалить существующий разделитель. После установки ширины всех полей нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к следующему шагу мастера импорта.

Рис. 3.17. Второе диалоговое окно Мастера импорта текстов для текстовых файлов с разделителями

Рис. 3.18. Третье диалоговое окно Мастера импорта текстов для текстовых файлов с фиксированной шириной полей

  1. Чтобы создать новую таблицу и поместить в нее данные из текстового файла, выберите переключатель в новой таблице (In a New Table) (рис, 3.19). Чтобы добавить импортируемые данные к существующей таблице, выберите переключа тель в существующей таблице (In an Existing Table) и имя таблицы из раскрывающегося списка. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу Мастера импорта текстов. Если был выбран переключатель в существующей таблице, то перейдите к шагу 10.

Рис. 3.19. Четвертое диалоговое окно Мастера импорта текстов

Учтите, что при импорте данных в существующую таблицу Access 2002 просматривает поля слева направо. Поэтому типы данных полей импортируемого текста должны совпадать с типами данных полей таблицы Access 2002. В противном случае импортируемые данные могут попасть не в те поля. При этом чаще всего возникает множество ошибок, которые фиксируются в таблице ошибок импорта. Если у вас нет абсолютной уверенности в том, что формат импортируемых данных в точности соответствует формату таблицы базы данных Access 2002, то на данном шаге Мастера импорта текстов лучше выбрать переключатель в новой таблице. В дальнейшем данные можно будет добавить в существующую таблицу при помощи запроса на добавление записей (о создании запроса на обновление записей см. гл. 8).

  1. Пятое диалоговое окно Мастера импорта текстов изображено на рис. 3.20. Оно очень похоже на соответствующее диалоговое окно Мастера импорта электронных таблиц (см. разд. «Импорт и присоединение электронных таблиц» данной главы). В нем можно гибко настроить процедуру импорта: пропустить некоторые поля, изменить их имена или ввести названия полей, если они отсутствовали в текстовом файле, изменить типы данных, присвоенных системой по умолчанию, проиндексировать поля. После того как параметры импорта всех полей будут определены, переходите к следующему шагу мастера импорта.
  2. В появившемся диалоговом окне шестого шага мастера импорта (рис. 3.21) нужно определить ключевое поле новой таблицы. Этот шаг также полностью совпадает с соответствующим шагом при импорте рабочего листа Excel.

Рис. 3.20. Пятое диалоговое окно Мастера импорта текстов

Рис. 3.21. Шестое диалоговое окно Мастера импорта текстов

  1. В последнем диалоговом окне мастера необходимо определить имя таблицы, в которую будут помещены импортируемые данные. Затем нажмите кнопку Готово (Finish), чтобы завершить процесс импорта.

В результате будет создана таблица с указанным на последнем шаге названием. Если в процессе импорта текстового файла Access 2002 обнаруживает ошибки, то они, как обычно, фиксируются в таблице ошибок импорта. После окончания импорта данных будет выведено сообщение об успешном завершении операции.

Создание спецификаций импорта

Если нужно импортировать несколько текстовых файлов одинакового формата или выполнять процесс импорта регулярно, то каждый раз проходить по всем шагам описанной выше процедуры будет достаточно утомительно. Чтобы облегчить этот процесс, можно создать спецификацию импорта — специальный текстовый файл, который используется при повторном выполнении импорта.

Чтобы создать спецификацию импорта, нажмите кнопку Дополнительно (Advanced) в диалоговом окне Мастера импорта (такая кнопка появляется на каждом шаге). В появившемся диалоговом окне — спецификация импорта ( Import Specification) можно изменить имена и типы полей, а также другие параметры импортируемых данных. Окно спецификации импорта для файлов с разделителями изображено на рис. 3.22, а для файлов с полями фиксированной ширины — на рис. 3.23. В табл. 3.5 приведены все параметры импорта, которые можно указать в спецификации. После того как создание спецификации импорта завершено, нажмите кнопку Сохранить как (Save As). В появившемся диалоговом окне Сохранение спецификации импорта/экспорта (Save Import/Export Specification) укажите имя спецификации и нажмите кнопку ОК.

Для того чтобы воспользоваться сохраненной спецификацией при очередном импорте данных, после запуска Мастера импорта текстовых файлов нажмите кнопку Дополнительно (Advanced), а затем в диалоговом окне Спецификация импорта (Import Specification) нажмите кнопку Спецификация (Specs), выделите нужную спецификацию и нажмите кнопку ОК.

Рис. 3.22. Диалоговое окно Спецификация импорта для текстовых файлов с разделителями полей

Рис. 3.23. Диалоговое окно спецификация импорта для текстовых файлов с полями фиксированной ширины

Таблица 3.5. Параметры импорта, определяемые в спецификации

Взаимодействие с приложениями Microsoft Office: Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы

Страницы работы

Содержание работы

Лабораторная работа № 8

Тема: Взаимодействие с приложениями Microsoft Office.

Цель: Научиться работать с приложениями Microsoft Office при помощи механизмов взаимодействия с приложениями.

Задание

1. Экспортируйте таблицу Клиенты в Microsoft Excel.

2. Установите связь между таблицей Microsoft Excel и текущей БД.

3. Импортируйте таблицу из Microsoft Excel в текущую БД.

4. Создайте составной документ в Microsoft Word.

5. Создайте эмблему вашего предприятия и внедрите рисунок в форму вместе с заголовком формы.

6. Добавьте в таблицу Товар поле Изображение, в которое поместите фотографии или рисунки всех своих товаров.

7. Свяжите одну из записей базы данных с таблицей Excel, где хранятся, объемы продаж за предыдущие годы.

8. Создайте и отредактируйте диаграмму Сумма по заказанным товарам в форме Заказы.

9. Создайте диаграмму цен в отдельной форме с возможностью перехода в нее из формы Заказы с помощью макроса.

Основные сведения

В Access предусмотрено несколько механизмов взаимодействия с другими приложениями:

§ импортирование данных с помощью Мастера импорта;

§ экспортирование данных с помощью Мастера экспорта;

§ команды Копировать, Вырезать, Вставить меню Правка.

§ Методы Drag and Drop;

§ средства связывания и внедрения объектов (команда Специальная вставка меню Правка и команда Объект меню Вставка).

Предположим, что перед принятием решения о переводе всего делопроизводства в среду Access, данные обрабатывались другой программой. Чтобы не начинать все с начала, имеющиеся данные следует преобразовать в Access-таблицы. Средства конвертирования предоставляют возможность считывать и подвергать дальнейшей обработке данные «чужих» форматов, а также экспортировать Access-таблицы в другие БД.

Данные можно импортировать, если они хранятся в файлах одного из следующих форматов:

* Microsoft Access (.mdb, .mdw, .mda);

* Текстовые файлы (ASCI-текст);

* dBase III, dBase IV, dBase 5 (.dbf);

* Microsoft FoxPro 2.x, 3.x (.dbf, .dbc);

* Таблицы Lotus 1-2-3 (.wks, .wkl, wk3, wk4);

Кроме возможности импортирования данных из файлов другой прикладной программы, в Access существует возможность анализировать данные, представленные в формате другой прикладной программы, а также обрабатывать их без выполнения импортирования. Такие данные воспринимаются Access как внешняя таблица, они остаются в исходном формате и могут обрабатываться как в оригинальной прикладной программе, так и в Access.

Пользователь может экспортировать данные из Access-таблиц в текстовые файлы, электронные таблицы, файлы других прикладных программ управления БД, а также в другую БД Access.

Копирование данных с помощью буфера обмена — один из наиболее простых способов обмена данными как между документами одного приложения, так и между несколькими приложениями Microsoft Office. Использовать буфер обмена можно в любом приложении Microsoft Office. Следует помнить, что буфер обмена может содержать только один фрагмент. Вследствие вставки данных в буфер его прежнее содержимое уничтожается без предупреждения. В буфер обмена можно поместить десять страниц текста или один полноэкранный цветной рисунок. Когда содержимое буфера занимает большой объем, но не используется, буфер рекомендуется очищать.

Метод перемещения текста (Drag and Drop) — это самый простой способ перемещения и копирования с помощью мыши объектов, отображаемых в окне базы данных, как в среде Access, так и в других приложения пакета.

Однако, при редактировании текста этот метод доступен только в окне модуля. Для этого сначала необходимо активизировать команду Параметры меню Сервис, перейти на вкладку Модуль и установить опцию Перетаскивание текста.

Описанные методы обмена имеют один существенный недостаток: связь между вставленными данными и исходным приложением отсутствует. Вставленные таким методом данные можно обрабатывать только в приложении-клиенте, поскольку функциональные возможности источника в данном случае недоступны. Например, сводная таблица Microsoft Excel, вставленная в отчет Access, не будет автоматически обновляться при редактировании таблицы даже в случае одновременной работы обоих приложений. Таким образом, необходимо прибегнуть к другим средствам обмена данными.

Существует возможность сохранить данные, представленные в виде таблиц, форм, запросов или отчетов, в формате Microsoft Excel. Для этого в меню Сервис в подменю Связи с Office выберете команду Анализ в MS Excel. При сохранении объекта в формате Access большая часть атрибутов форматирования, в частности параметры шрифтов, не изменяется. Уровни группировки отчета преобразуются в уровни структуры Microsoft Excel, а форма — в таблицу с данными.

Таблицу, форму или отчет Access можно использовать в приложении Microsoft Word. Для этого необходимо сохранить их в RTF-формате, а затем открыть в Microsoft Word либо использовать данные Access в качестве источника данных при создании составных документов Microsoft Excel. В файле формата RTF сохраняются такие атрибуты форматирования, как шрифты и стили. Можно также сохранить объект в режиме таблицы, формы или отчета в RTF-файле с автоматической загрузкой этого файла в Microsoft Word. Для сохранения данных в формате Microsoft Word в меню Сервис подменю Связи с Office выберете команду Публикация в MS Word.

Кроме сохранения данных Access в формате Microsoft Word возможно осуществить слияние данных Access с документом Microsoft Word, установив при этом динамическую связь между ними. Эта связь поддерживается механизмом DDE (динамический обмен данными). После установления такой связи между двумя приложениями этот механизм будет использоваться для обновления данных в одном приложении при изменении их в другом.

Составной документ, например, стандартное письмо или каталог создается путем слияния основного документа с источником данных. Основной документ содержит текст и графику, которые остаются неизменными во всех документах, а источник данных — информацию, которая изменяется в каждом документе, например фамилии и адреса. При слиянии документов происходит замена полей подстановки информацией из источника данных. В качестве источника данных можно использовать таблицу или запрос Access. По умолчанию в составной документ заносятся текущие сведения, не зависимо от того, что выбрано в качестве источника данных: таблица или запрос. Если источником данных выступает таблица, данные считываются каждый раз при обращении к ней. Когда в качестве источника данных выступает запрос, запрос выполняется во время каждого вызова. При изменении критериев запроса, например при включении в него других полей таблицы, выбираемые по нему данные тоже изменятся.

Кроме полей таблицы в основной документ можно вставлять также поля Word, которые дают возможность управлять слиянием записей данных с основным документом. Для вставки стандартного поля Word нужно выбрать его в списке Поля Word и в открывшемся диалоговом окне ввести его параметры.

На практике чаще всего применяется условие IF. THEN. ELSE, позволяющее печатать информацию в слитом документе только в том случае, если сливаемая запись данных удовлетворяет определенным условиям. В качестве условия может выступать операция сравнения:

Импорт данных в MS ACCESS

Взаимодействие MS ACCESS с MS WORD и MS EXCEL

Таблицы, запросы, формы, отчеты можно передавать в MS WORD и MS EXCEL,и обратно — данные из таблиц MS WORD и MS EXCELможно передавать в MS ACCESS.

Экспорт данных из MS ACCESS.

Выделив в окне базы данных какой-либо объект, через меню ФайлСохранить как/экспорт можно преобразовать объект в формат приложений MS OFFICE (или формат HTML, или формат различных баз данных других типов) и сохранить в файле выбранного типа.

1) Экспорт в MS WORDпроизводится в универсальном формате .rtf (Rich Text Format). Объекты OLE не экспортируются. Формы экспортируются в табличном виде. При экспорте отчета сохраняется формат текста и параметры страницы, но не сохраняются графические разделители.

Через пункт меню Сервис → Связи с Office → Публикация в MS WORD можно произвести преобразование типа файла в формат .rtf с одновременным открытием его в окне MS WORD.

2) Экспорт в MS EXCELможет производиться в формате xls. Экспорт с одновременным открытием файла в окне MS EXCELможет быть выполнен через пункт меню СервисСвязи с OfficeАнализ в MS EXCEL.


Кроме того, открыв какой-либо объект в режиме таблицы, можно передать всю или часть таблицы копированием через буфер обмена. При вставке из буфера в MS WORD скрытые столбцы не передаются, а в MS EXCEL будут вставлены все столбцы таблицы.

Импорт данных в MS ACCESS.

Импорт данных выполняется через пункт меню:

Внешние данные → Импорт.В списке Тип файлов можно выбрать тип импортируемых файлов xls, или html, или txt и др.

Можно импортировать таблицу MS EXCELв новую таблицу ACCESSили в существующую.

Импорт в существующую таблицу наиболее надежен при одинаковой структуре таблиц MS ACCESS и MS EXCEL.В противном случае возможны непредсказуемые ошибки, так как система не контролирует правильность соответствия типов полей при передаче данных.

При импорте в новую таблицу структура таблицы MS EXCELдолжна соответствовать требованиям MS ACCESS,а именно:

все строки таблицы должны иметь одинаковый набор полей;

в таблице не должно быть промежуточных строк с вычислениями;

желательно, чтобы на листе, с которого производится импорт, находилась всего одна таблица.

В процедуре импорта возможен отказ от передачи некоторых полей, а также изменение имен полей. При импорте формулы MS EXCELигнорируются, а результаты расчетов сохраняются в формате с плавающей точкой.

Предположим, что в MS EXCELсоздана таблица – график отпусков, которую надо импортировать в MS ACCESS.

Форум программистов > Microsoft Office и VBA > Microsoft Office Excel
Данные из BD Paradox в Excel.
Регистрация
Поиск по форуму
Расширенный поиск
К странице.

Здесь нужно купить рекламу за 25 тыс руб в месяц! ) пишите сюда — alarforum@yandex.ru

Уважаемые знатоки EXCEL. Нашел на вашем форуме следующую тему: «Собрать несколько dbf в один Эксель файл» :
http://www.programmersforum.ru/showthread.php?t=40579

Необходимо выполнить аналогичную задачу из BD Paradox. Подскажите пожалуста как из источника данных — BD Paradox, экспортировать данные в Excel ? Пробовал изменить код из вышеуказанной темы , но он не работает

myName = Dir(myPath & «*.db»)
With ThisWorkbook.Sheets(1)
Do While myName <> «»
Set Wb = Workbooks.Open(Filename:=myPath & myName)
ActiveSheet.UsedRange.Copy .Cells(.UsedRange.Rows.Count + .UsedRange.Row, «A»)
Wb.Close SaveChanges:=False
myName = Dir
Loop
End With

Данные BD Paradox о вложении. Спасибо за ответ.

Экспорт/импорт данных в приложениях Microsoft Office 2000

Андрей Завьялов, Инна Завьялова

Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации.

В статье рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта в формат HTML.

При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft Office 2000:

  • в текстовом редакторе Word наилучшим образом можно оформить таблицы для печати;
  • в электронных таблицах Excel удобно проводить анализ данных и результатов расчетов как в табличной форме, так и с помощью диаграмм;
  • наконец, в базах данных Access можно максимально эффективно обрабатывать большие объемы табличных данных.

Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.

Использование буфера обмена

Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую — воспользоваться буфером обмена.

Чтобы поместить информацию в буфер обмена, нужно выделить данные и выбрать в меню команду Правка а Копировать (или Правка а Вырезать). Все приложения Microsoft Office 2000 работают с общим буфером обмена, в который можно поместить до 12 различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать специальную панель «Буфер обмена» (меню Вид а Панели инструментов а Буфер обмена).

Для вставки произвольного фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в позицию вставки, а затем в панели «Буфер обмена» выбрать вставляемый фрагмент. Если же нужно вставить последний скопированный (или вырезанный) фрагмент, то можно использовать привычную команду меню Правка а Вставить или кнопку Вставить панели инструментов «Стандартная».

При вставке фрагмента из буфера обмена данные обычно помещаются в формате, позволяющем их редактировать. Так, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Microsoft Word, содержащий символы табуляции, будет вставлен в ячейки листа Microsoft Excel с распределением по строкам и столбцам (рис. 1). Записи из Microsoft Access вставляются на лист Microsoft Excel в виде строк, с отображением каждого поля в отдельном столбце.

Однако если программа не позволяет редактировать данные, то их нужно вставить в виде внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе, открыв объект двойным щелчком мыши. Например, таким образом ведет себя диаграмма, созданная в Excel, если вставить ее в документ Word. Наконец, если данные не могут быть вставлены в виде внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, не поддерживающей механизм ОLE 1 ), то они должны быть помещены в виде неизменяемого рисунка.

Для самостоятельного управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена, следует вместо команды меню Правка а Вставить использовать команду Правка а Специальная вставка… В этом случае в открывшемся окне «Специальная вставка» (рис. 2) можно выбрать из списка вариант конечного результата вставки.

Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или векторного рисунка.

Импорт текстового файла с разделителями

Если у вас все еще сохранились данные, созданные в «древних» текстовых редакторах под MS-DOS, то давно пора перенести их в Word, Excel или Access.

Файлы DOS’овских текстовых редакторов хранят только текстовую информацию, а в таблицах таких документов обычно для разделения используются символы пробелов, табуляции, символов «!», «:», «;» и др.

Чтобы произвести перенос данных, в Excel выбираем команду Файл а Открыть…, тип файла «Текстовые файлы» и нажимаем кнопку «Открыть». Запускается мастер импорта текстов (рис. 3).

На первом шаге мастера нужно указать, формат, в котором хранятся исходные данные, то есть используются ли разделители в исходном документе, а также кодировку, в которой хранится текст. Затем нужно указать символ-разделитель и дополнительную информацию о типе и формате исходных данных. В результате текст будет перекодирован и вставлен в виде таблицы в Excel.

Примерно так же работает мастер импорта текстовых файлов с разделителями в MS Access, только при его работе дополнительно можно указывать язык и кодировку исходного текста.

Кстати, для более корректного импорта текстового файла желательно заранее немного подкорректировать его содержимое, чтобы количество и местоположение разделителей в каждой строке совпадало.

Связь Excel c Access

В приложениях MS Office для обмена данными предусмотрены три типа действий: экспорт, импорт и связывание. При операциях экспорта и импорта полученный результат не связан с исходными данными, а является их копией. В свою очередь, при операции связывания данные продолжают храниться в исходном документе, а обращаться к ним можно из других связанных документов. Таким образом, связывание позволяет при работе с одним источником данных использовать возможности разных приложений.

Предположим, вы работаете с данными в Excel и хотите воспользоваться возможностями MS Access. Для этого вам потребуется установить связь с Access. В Excel в меню Сервис а Надстройки нужно включить надстройку AccessLinks (рис. 4) (возможно, для ее установки требуется дистрибутив MS Office 2000). Надстройка AccessLinks позволяет использовать формы и отчеты MS Access при работе с данными MS Excel. В меню Данные в Excel будут добавлены три команды:

  • Форма MS Access…;
  • Отчет MS Access…;
  • Перенести в MS Access… .

При выборе команды Данные а Форма MS Access произойдет следующее:


  • по выбору будет создана новая или открыта существующая БД;
  • в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму;
  • выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы с данными Excel.

Аналогично работает команда Данные а Отчет MS Access, только в результате будет создан стандартный отчет Access.

Команда Данные а Перенести в MS Access… запустит Access и выполнит экспорт данных из Excel в таблицу новой или существующей БД Access.

На рабочем листе Excel появляются кнопки для открытия формы (или отчета) в Access, а после переноса данных появляется надпись об успешном его окончании (рис. 5). С помощью этих кнопок можно повторно вызывать созданные в Access формы или отчеты, связанные с хранящимися на рабочем листе данными.

Можно достичь подобного результата, работая в MS Access с данными из электронных таблиц Excel.

Импорт и связывание данных в Access

Среди всех офисных приложений фирмы Microsoft система управления базами данных Access 2000 специально предназначена для работы с табличными данными.

В Access имеются возможности:

  • сохранять большие объемы данных во взаимосвязанных таблицах;
  • создавать сложные запросы для отбора записей (табличных строк) и выполнения вычислений по данным из нескольких таблиц;
  • автоматически изменять множество записей с помощью запросов действия;
  • и наконец, создавать собственные формы и отчеты для удобного ввода, редактирования и анализа данных.

Чтобы использовать все эти преимущества, необходимо будет перенести в Access данные из других офисных приложений.

Передать информацию в Access можно с помощью импорта или путем установки связи с источником данных.

Операция Импорт подразумевает получение извне и сохранение копии данных «приемлемого» формата. При этом связь с источником исходных данных поддерживаться не будет (то есть данные становятся «родными» для Access и «забывают» о своем предыдущем местонахождении).

Попробуем перенести данные из рабочей книги Excel в Access. Для этого в меню Файл выберем команду Внешние данные а Импорт.

В открывшемся диалоговом окне «Импорт» выберем тип файлов «Microsoft Excel», укажем исходный файл Excel и нажмем кнопку Импорт. После этого начнет работу мастер, который позволяет импортировать в Access содержимое выбранного рабочего листа или именованного диапазона ячеек (рис. 6).

Импорт именованного диапазона может потребоваться в случае, если на одном рабочем листе размещено несколько таблиц или наряду с табличными данными есть и другие объекты (надписи, рисунки или диаграммы). Каждому из таких диапазонов можно присвоить имя. Для это необходимо выделить диапазон ячеек, в котором размещены данные табличного вида, а затем в окошке «Имя» (в самом начале строки формул) ввести название диапазона и нажать Enter (рис. 7).

Из книги Excel можно импортировать в таблицу Access отобранные столбцы из указанного диапазона или рабочего листа. Тип данных, хранящихся в полях (столбцах) значений, распознается по содержимому нескольких первых записей (строк), поэтому после импорта часто требуется его корректировка.

Иногда бывает удобно работать с одними и теми же данными одновременно то из Excel, то из Access (то есть редактировать и добавлять данные в таблицу как при работе в Excel, так и при обработке информации в базе данных MS Access). В этом случае нужно в базе данных Access создать Связи с таблицами Excel.

Для установки связи базы данных с внешней таблицей необходимо выполнить команду меню Файл а Внешние данные а Связь с таблицами. Запустится мастер установки связи, шаги которого аналогичны действиям мастера импорта. В результате будет установлена динамическая связь с данными из Excel, а в списке таблиц в окне базы данных Access появится новая таблица, помеченная специальной пиктограммой в виде стрелочки, которая обозначает, что данная таблица является связанной (рис. 8).

После установки связи данные, хранящиеся в связанной таблице, можно обрабатывать как в Excel, так и в базе данных Access.

Если в дальнейшем файл — источник данных будет переименован или перемещен в другую папку, то связь будет нарушена. Для восстановления связи нужно будет указать новое местоположение исходного файла с помощью команды меню Сервис а Служебные программы а Диспетчер связанных таблиц.

Аналогичным образом производится импорт и связывание данных из одной базы данных MS Access в другую.

Экспорт данных из Access в Word и Excel

Как бы ни была удобна и производительна обработка данных в базах данных Access, все-таки его «выразительные» средства подчас беднее, чем у Excel или Word (Access сложнее и в нем меньше возможностей оформления). Например, в Excel можно более наглядно (главное — в привычной для пользователя форме) представить информацию в табличном виде и намного проще создавать и изменять диаграммы.

В меню Сервис а Связи с Office находятся три команды экспорта данных из Access в Word и Excel:

  • Анализ в MS Excel;
  • Публикации в MS Word;
  • Слияние с MS Word.

Чтобы отправить данные из Access в Excel, в окне базы данных Microsoft Access необходимо выбрать таблицу, запрос, форму или отчет, а затем выполнить команду меню Сервис а Связи с Office а Анализ в MS Excel (рис. 9). Microsoft Access сохранит таблицу, запрос, форму или отчет в виде книги Microsoft Excel (.xls) и откроет этот файл в Microsoft Excel. Файл с именем таблицы, запроса или другого объекта базы данных сохраняется в текущем рабочем каталоге (по умолчанию «C:\Мои документы»).

Экспорт документов в HTML-формат

Сегодня для многих стало необходимым размещать данные в сети Internet.

Чтобы быстро подготовить информацию из офисных программ для публикации в Web, не нужно знать тэги языка HTML — достаточно просто сохранить ее в формате гипертекстового документа. Для этой цели в Word и Excel добавлена специальная команда меню Файл а Сохранить как Web-страницу.

После выполнения этой команды откроется окно «Сохранение документа», в котором можно изменить заголовок документа (кнопка «Изменить»), а также параметры HTML-документа (кнопка «Сервис» а Параметры Web-документа) (рис.10). Затем нажмите кнопку «Сохранить», и вы получите готовую Web-страничку.

При сохранении документа в формате HTML неизбежно утрачиваются некоторые элементы форматирования, поэтому, прежде чем выполнять экспорт, воспользуйтесь командой Файл а Предварительный просмотр Web-документа для оценки результата.

Полученный в результате Web-документ можно будет разместить в сети Internet и просматривать с помощью программ-браузеров. Результат, конечно, далек от совершенства (особенно громоздкий HTML-код), однако простота и скорость создания такой Web-странички налицо.

Резюме

Перенос информации из одного офисного приложения в другое позволяет наиболее эффективно работать с данными. Обмен данными можно организовать, используя буфер обмена, а также операции импорта и экспорта. А для работы с общими данными из разных приложений удобно организовать связь с источником данных. Надеемся, что необходимость переноса данных в MS Office 2000 не станет для вас большой проблемой.

Глава 3. Использование внешних данных.

Использование внешних данных

При работе с любым приложением обработки данных всегда является актуальным вопрос, как использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат.

Access 2002 позволяет решить эту проблему стандартным способом — путем импорта существующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access 2002 может также экспортировать данные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные.

Однако Access является в этом смысле уникальной системой, т. к. она имеет еще один способ использования данных, которые хранятся в других форматах. Система позволяет присоединять таблицы из баз данных других форматов к базе данных Access и работать с ними в исходном формате. После создания связи базы данных с внешней таблицей присоединенную таблицу можно просматривать, изменять ее содержимое, т. е. работать с ней как с внутренней таблицей базы данных Access. При этом другие пользователи могут использовать файл таблицы в своих приложениях.

Помимо файлов баз данных, Access может работать непосредственно с файлами электронных таблиц, текстовыми файлами, документами HTML, адресными книгами или импортировать данные из этих файлов и документов XML.

Для этого используются либо встроенные драйверы ISAM (Index-Sequential Access Method— Индексно-последовательный метод доступа), либо драйверы ODBC (Open Database Connectivity — Открытый доступ к данным), либо поставщики данных OLE DB.

Все встроенные драйверы устанавливаются автоматически в процессе инсталляции Access 2002. Из драйверов ODBC в комплект поставки Microsoft Access входят три драйвера— Microsoft SQL Server ODBC driver (Sqlsrv32.dll), FoxPro ODBC driver (vfpodbc.dll) и Oracle ODBC driver (msorcl32.dll). Кроме того, устанавливаются еще четыре провайдера OLE DB (Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider, Microsoft OLE DB Provider for SQL Server, OLE DB Provider for ODBC Drivers, OLE DB Provider for Oracle).

Взаимодействие с внешними данными через интерфейсы OLE DB и ODBC будет подробно рассматриваться в гл. 17 на примере взаимодействия с Microsoft SQL Server. Использование данных из остальных источников мы рассмотрим в этой главе.

  • Форматы данных, доступные для импорта, экспорта и связывания
  • Использование баз данных других форматов
  • Импорт и присоединение таблиц из текстовых файлов
  • Импорт и присоединение электронных таблиц
  • Импорт данных из Web-узлов, HTML- и XML-документов, папок и адресных книг Exchange
  • Экспорт данных в другие форматы
  • Использование буфера обмена Windows для импорта и экспорта данных

Форматы данных, доступные для импорта, экспорта и связывания

Типы файлов, данные из которых могут быть импортированы в базу данных Access или которые могут быть связаны с базой данных Access, представлены в табл. 3.1. Вы можете увидеть их, если в меню Файл (File) выберете команду Внешние данные, Импорт (Get External Data, Import), а затем щелкнете мышкой по расширению поля Типы файлов (Files of type) в диалоговом окне Импорт (Import). Форматы, в которые можно экспортировать данные из базы данных Access, приводятся в табл. 3.2. Их можно увидеть, если в меню Файл (File) выбрать команду Экспорт (Exort) и затем щелкнуть кнопкой мыши по расширению поля Типы файлов (Files of type). В обоих случаях первая строчка содержит шаблоны файлов баз данных и проектов самой Microsoft Access, остальные приведены в таблицах.

Таблица 3.1. Типы файлов, импортируемых в Access 2002

Файлы баз данных различных версий СУБД dBASE

Файлы электронных таблиц Microsoft Excel

Файлы адресных книг и папок Microsoft Exchange

HTML Documents (Документы HTML)

Документы в формате HTML

Файлы электронных таблиц Lotus 1 -2-3

Файлы адресных книг и папок Microsoft Outlook

Файлы баз данных СУБД Paradox

Text Files (Текстовые файлы)

txt; csv; tab; asc

Текстовые файлы различных кодовых страниц (Windows-1 281, ASCII и др.)

Документы XML (XML Documents)

Документы в формате XML

ODBC Databases (Источники данных ODBC)

Visual FoxPro 2.x, 3.0, 5.0 и 6.x (только импорт), таблицы SQL Server и других баз данных, для которых установлены драйверы ODBC

По умолчанию встроенные драйверы ISAM используются для доступа к файлам следующих типов: другим базам данных и проектам Access, dBASE, Paradox, электронным таблицам Microsoft Excel и Lotus 1-2-3, адресным книгам и папкам Microsoft Exchange и Outlook, текстовым файлам и документам HTML и XML. И хотя для этого могут быть использованы и соответствующие драйверы ODBC, рекомендуется применять именно встроенные драйверы.

Для доступа к другим базам данных используются драйверы ODBC. Вы сможете импортировать данные из любого источника ODBC, который имеет драйвер, удовлетворяющий спецификации ODBC уровня 1.

Таблица 3.2. Типы файлов, экспортируемых из Access 2002

Файлы баз данных различных версий СУБД dBASE

Microsoft Excel 3

Файлы электронных таблиц разных версий Microsoft Excel

Microsoft Excel 4

Microsoft Excel 5-7

Microsoft Excel 97-

Web-страницы в формате HTML


Файлы электронных таблиц Lotus 1 -2-3

Файлы баз данных разных версий СУБД Paradox

Текстовые файлы различных кодовых страниц

(Windows-1 281, ASCII и др.)

Web-страницы в формате ASP

Microsoft US 1-2

Web-страницы в формате HTX/IDC

Rich Text Format

Текстовый файл универсального формата «RTF (сохраняющий стили и разметку), который пригоден для импорта в Microsoft Word любых версий

Microsoft Word Merge

Файл данных для использования в документах слияния Microsoft Word

Документы XML (XML Documents)

Документы в формате XML

ODBC Databases (Базы данных ODBC)

Visual FoxPro 3.0, 5.0 и 6.x, таблицы SQL Server и других баз данных, для которых установлены драйверы ODBC

Использование баз данных других форматов

Системы управления реляционными базами данных различных производителей работают с файлами баз данных определенного формата. Многие из них используют специальные индексные файлы для ускорения поиска и сортировки данных в таблицах (см. разд. «Создание и использование индексов» гл. 2).

Access 2002 позволяет работать не только непосредственно с таблицами баз данных других форматов, но и с индексными файлами этих таблиц.

В этом разделе будут описаны форматы баз данных, которые можно импортировать (присоединять) в Access 2002, особенности работы с таблицами баз данных других форматов, а также использование индексных файлов, преобразование типов данных и типичные ошибки, возникающие при импорте таблиц.

Форматы баз данных

В большинстве настольных СУБД каждая таблица базы данных хранится в отдельном файле, который содержит и служебную информацию и данные в соответствующем формате. К служебной относится информация, описывающая структуру файла, например имена и типы данных полей таблицы, число записей в файле, длина файла и т. д.

В отличие от других СУБД, Microsoft Access хранит все объекты (кроме страниц доступа к данным) в одном файле с расширением mdb. Кроме того, MDB-файл включает набор системных таблиц, которые содержат всю необходимую информацию об объектах базы данных, в том числе информацию о расположении и параметрах присоединенных таблиц других форматов. По умолчанию системные таблицы не выводятся в окне базы данных Access 2002. Чтобы получить доступ к этим таблицам, необходимо изменить один из параметров Access. Для этого нужно выбрать команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскрыть вкладку Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) и в группе Отображать (Show) установить флажок Системные объекты (System Objects). Системные таблицы Access имеют доступ только на чтение, поэтому они не могут модифицироваться пользователем.

Ниже описаны форматы файлов баз данных, которые могут быть присоединены или импортированы Access 2002.

  • Таблицы предыдущей версии Access 2000 (MDB) обрабатываются совершенно аналогично таблицам Access 2002. Они не требуют от пользователя специальных усилий по импорту и открываются так же, как таблицы Access 2002 (см. разд. «Открытие базы данных» гл. 1). Отличие будет состоять только в том, что после названия открытого файла в заголовке окна базы данных в скобках появится надпись: Формат Access 2000 (Access 2000 format file).
  • Таблицы dBASE III, III+, IV, 5 и 7 (DBF), файлы полей типа MEMO (DBT), индексные файлы dBASE III (NDX) и индексные файлы dBASE IV (MDX).

Драйверы ISAM, входящие в стандартную поставку Microsoft Office в составе компонента Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 и выше, обеспечивают доступ к файлам формата DBF только на чтение. Чтобы иметь доступ на чтение и запись, требуется установить Borland Database Engine (BDE) 4.x или выше. Существуют также драйверы от фирмы Microsoft, которые обеспечивают доступ на чтение и запись и не требуют установки BDE, но для этого необходимо обратиться в службу Microsoft Technical Support.

Формат файлов таблиц и индексов dBASE III и dBASE IV является стандартным для систем управления базами данных, работающих на персональных компьютерах. Система управления базами данных Access 2002 позволяет присоединять индексные файлы форматов NDX и MDX. При изменении присоединенной проиндексиро-ванной таблицы dBASE Access автоматически обновляет индексные файлы.

Наличие индексных файлов NDX (dBASE III), MDX (dBASE IV) необязательно. Тем не менее, если эти файлы доступны, лучше их использовать. В противном случае при изменении присоединенной таблицы dBASE эти изменения не отражаются в индексном файле, что может вызвать ошибки при попытке использования проиндексированных таблиц, измененных в Access, в приложениях dBASE.

Если импортируемый файл dBASE содержит поля типа MEMO, то необходимо, чтобы файлы с данными этих полей (DBT) были доступны, т. е. они должны находиться в той же папке, что и сама таблица. Если Access 2002 не удается найти файл DBT, то присоединение или импорт данных из такой таблицы вызовет ошибку. При экспорте данных из таблицы Access 2002, содержащей поле типа MEMO, в таблицу формата dBASE автоматически создается файл DBT и ему присваивается то же имя, что и файлу таблицы.

  • Табличные (DB) и индексные (РХ) файлы Paradox 3.x, 4.x и 5.0.

Access 2002 позволяет присоединять табличные и индексные файлы Paradox 3.x и 4.x для MS-DOS, а также Paradox для Windows 5.0 и 8.0. При обновлении данных в таблице Paradox из Access индексный файл должен быть доступен наряду с файлом таблицы. В процессе присоединения таблицы Access 2002 автоматически присоединяет и индексный файл (если он существует).

Все дополнительные файлы, используемые при импорте или присоединении таблиц баз данных, должны быть размещены в одной папке с таблицей. Стоит также заметить, что большинство приложений, работающих с файлами таблиц и индексов, ис-

пользуют для этих файлов стандартные расширения, приведенные выше, хотя это и не является обязательным. Поэтому определение конкретного формата файла таблицы базы данных иногда может оказаться нетривиальным.

Присоединение и импорт внешних таблиц

Прежде чем перейти к вопросам, связанным с импортом и присоединением таблиц, нужно понять разницу между этими возможностями Access 2002.

При импорте таблицы из другой базы данных в рассматриваемом файле MDB создается новая таблица Access, которая имеет ту же структуру (состав и типы полей), что и исходная таблица, и содержит все данные исходной таблицы. После этого вы уже работаете с новой таблицей в формате Access, которая не зависит от исходной таблицы.

Когда вы присоединяете внешнюю таблицу, вы просто получаете доступ к таблице другого приложения, можете использовать данные из этой таблицы, но при этом она остается в старом приложении, в Access хранится только информация о связи. Оба приложения (то, в котором эта таблица была создана, и приложение Access) могут работать с этой таблицей одновременно. Однако для того, чтобы данные в присоединенной таблице можно было не только просматривать, но и изменять, эта таблица обязательно должна иметь ключевое поле. Обычно ключевое поле определяется в процессе присоединения таблицы.

С присоединенной к базе данных Access 2002 внешней таблицей можно работать точно так же, как если бы она содержалась в этой базе. Единственным ограничением является то, что невозможно изменить структуру присоединенной таблицы (имена полей, типы данных и т. д.). Однако название таблицы можно изменить (при этом имя файла внешней таблицы не изменяется, изменяется только название (псевдоним) таблицы в базе данных Access), например, сделать его более понятным, т. к. ограничения на имя таблиц в Access менее жесткие, чем в других СУБД.

Кроме того, в присоединенной таблице можно в режиме Конструктора изменять ряд свойств полей (формат, надпись, маску ввода, число десятичных знаков), которые влияют только на то, как эта таблица будет отображаться в Access. При этом в «родном» приложении свойства полей не меняются.

В первых версиях Access для операции присоединения внешней таблицы применялся термин присоединение (attachment) . В последних версиях введен термин связывание (linking). Таким образом, внешние таблицы теперь становятся связанными. Мы используем в этой книге старый термин присоединение и, соответственно, присоединенные таблицы, чтобы не путать со связанными таблицами в одной базе данных, которые содержат связанные данные.

Присоединение внешних таблиц к базе данных Access 2002 бывает выгодным в следующих случаях:

  • с таблицей работатют совместно несколько пользователей;
  • невозможен отказ от применения другой СУБД для модификации данных;
  • таблица хранится на другой машине (например, на сервере локальной сети) и содержит очень большой объем информации.

Использование импорта внешних таблиц в базе данных Access 2002 оправдано в следующих случаях:

  • если при разработке приложений необходимо снять ограничения на изменение свойств внешних таблиц;
  • отсутствует непосредственный доступ к файлу таблицы;
  • необходимо переопределить ключевые поля таблиц Paradox. Такая ситуация может возникнуть в случае, если структура одной или нескольких таблиц серьезно противоречит правилам нормализации;
  • в таблицу предполагается вводить повторяющиеся данные, а первичный ключ внешней таблицы этого не допускает.

При разработке приложения, которое должно работать с присоединенными таблицами, можно временно импортировать таблицу в базу данных, а затем на заключительной стадии разработки перейти к использованию присоединенной таблицы. При этом, чтобы исключить проблемы на этапе перехода от работы с импортированной таблицей на работу с присоединенной, не изменяйте имена и типы данных полей импортированной таблицы. В противном случае может потребоваться произвести множество изменений в запросах, формах, отчетах, макросах и модулях VBA. Если разрабатываемое приложение будет использовать таблицы Paradox, то не изменяйте и поля, образующие первичный ключ. Если же предполагается использовать таблицы dBASE, необходимо убедиться в том, что применяемые индексы соответствуют индексным файлам (NDX и MDX) таблицы dBASE.

Присоединение и импорт таблиц dBASE и Paradox

Теперь можно перейти непосредственно к описанию процесса присоединения и импортирования внешних таблиц.

Будьте осторожны при присоединении файла таблицы и не работайте непосредственно с оригиналом файла до тех пор, пока не убедитесь в том, что все изменения таблицы, производимые из Access, не вызывают ошибок в исходном приложении, работающем с этой таблицей. Используйте для опытов резервную копию файла таблицы.

Чтобы присоединить или импортировать таблицу dBASE или Paradox в открытую базу данных Access 2002:

  1. Откройте любую базу данных, например демонстрационную базу данных «Борей» (Northwind). Access 2000 не требует, чтобы окна объектов базы данных (форм, запросов или отчетов) были закрыты в процессе импорта или присоединения таблиц.
  2. Чтобы присоединить внешнюю таблицу к базе данных, выберите команду Файл, Внешние данные, Связь с таблицами (File, Get External Data, Link Tables). Появится диалоговое окно Связь (Link), изображенное на рис. 3.1. Чтобы импортировать внешнюю таблицу в базу данных, выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import) (рис. 3.2). Эти диалоговые окна являются модифицированными стандартными окнами открытия документа Microsoft Office.

Можно начать процесс присоединения или импорта, щелкнув правой кнопкой мыши на свободном поле окна базы данных и выбрав из контекстного меню команду Связь с таблицами (Link Tables) или Импорт (Import).

  1. Раскройте папку, в которой находится файл нужной таблицы. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of type) выберите тип файла, который вы хотите импортировать или присоединить к базе данных.

Если присоединяемая таблица находится на другом компьютере локальной сети, рекомендуется в поле Имя файла (File name) вводить полный путь к файлу сети, например \\Tyger\Dbase\Tables\Clients.dbf. Использование вместо этого имени логического диска чревато тем, что переназначение логического диска может нарушить связь с таблицей.

Рис. 3.1. Диалоговое окно Связь

  1. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по имени файла, который необходимо импортировать или присоединить к базе данных. Можно также выделить имя файла и нажать кнопку Связь (Link) или Импорт (Import). При этом предполагается, что файлы таблиц имеют стандартные расширения.
  2. Если выбранная таблица зашифрована (закодирована), появится диалоговое окно, запрашивающее пароль. Введите пароль и нажмите клавишу .

Рис. 3.2. Диалоговое окно Импорт

Если присоединяется файл dBASE, после этого появляется диалоговое окно Выбор индексного файла (Select Index Files) (рис. 3.3). Это вызвано тем, что индексные файлы dBASE (в отличие от Paradox) не присоединяются автоматически, т. к. в заголовке файла dBASE не содержится информации об используемых индексах. Заметьте, что это диалоговое окно не появляется при импорте таблицы dBASE.

Если присоединяется таблица dBASE III, то по умолчанию Access 2002 использует для индексного файла расширение ndx. Таблица dBASE III может иметь как один, так и несколько индексов. Поскольку каждый индекс хранится в отдельном файле, может потребоваться присоединить несколько индексных файлов.

Системы управления базами данных dBASE IV и dBASE 5 позволяют хранить несколько индексов в одном файле (МDХ). Имя индексного файла обычно совпадает с именем таблицы. При присоединении таблиц dBASE IV или dBASE 5 приложение Access 2002 ищет в папке, в которой находится присоединяемая таблица, оба типа индексных файлов (и NDX, и МDХ).

  1. В списке файлов диалогового окна Выбор индексного файла выделите нужный файл. Нажмите кнопку Выбрать (Select). Access 2002 присоединит индексный файл, после чего появится окно сообщения, подтверждающее успешное добавление индексного файла. Нажмите кнопку ОК.
  2. Если присоединяемая таблица dBASE использует несколько индексов, необходимо повторить шаг 6 для каждого индекса. После того как все индексы добавле ны, нажмите кнопку Закрыть (Close). Появится диалоговое окно Выбор уникального индекса (Select Unique Record Identifier).

Рис. 3.3. Диалоговое окно Выбор индексного файла

Access 2002 не проверяет индексный файл на соответствие структуре присоединяемой таблицы dBASE. Если индексный файл не соответствует таблице, его обновление производиться не будет. К сожалению, Access 2002 не выводит предупреждения об использовании индексного файла, не соответствующего таблице. Использование таблицы, для которой был неверно указан индексный файл, может вызвать ошибки в приложении dBASE. Чтобы устранить такую ошибку (если она возникнет), необходимо переиндексировать таблицу в приложении, создавшем ее. Если присоединяемая таблица использует несколько индексов, необходимо добавить все индексы, если предполагается изменять содержимое таблицы средствами Access. В противном случае при изменении значения поля, по которому проин-дексирована таблица, соответствующий индексный файл не будет обновлен, а это может вызвать ошибки при использовании таблицы в исходном приложении.

  1. В диалоговом окне Выбор уникального индекса (Select Unique Record Identifier) определите индекс, который однозначно идентифицирует записи в таблице. Это необходимо для того, чтобы данные в таблице можно было изменять из Access. Нажмите кнопку ОК.

Если присоединяется файл Paradox, в котором определен первичный ключ, то Access автоматически ищет и присоединяет индексный файл (файл с расширением рх), из которого и определяет первичный ключ. Поэтому окна Выбор индексного файла и Выбор уникального индекса не открываются. Если файл Paradox не имеет первичного ключа, то вы не сможете изменять данные в этой таблице из Access. Если присоединяемая таблица Paradox имеет поля типа MEMO, Access будет искать соответствующий файл с расширением md (в той же папке, что и присоединяемая таблица). Если файлов с расширением рх и md не окажется в нужной папке, открыть присоединенную таблицу из Access не удастся. После того как операция присоединения (или импорта) будет завершена, появится окно с сообщением об успешном окончании операции.

Диалоговое окно Связь (или Импорт) остается открытым после завершения операции, позволяя, если это необходимо, присоединить или импортировать еще какие-либо внешние таблицы. Повторите процедуру с шага 3 по шаг 8 для остальных таблиц базы данных.

Чтобы закрыть диалоговое окно Связь (или Импорт), нажмите кнопку Закрыть (Close). Присоединенные и импортированные таблицы появятся в окне базы данных. Слева от значка присоединенной таблицы выводится стрелка, указывающая на то, что таблица хранится во внешнем файле (рис. 3.4), а сам значок определяет тип (формат) присоединенного файла.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши по присоединенной таблице в окне базы данных. Внешняя таблица будет открыта в режиме Таблицы (рис 3.5).


Access 2002 не позволяет открывать и обновлять индексные файлы таблиц Xbase, хранящиеся в формате, отличном от формата dBASE. Например, Access 2002 не может работать с индексными файлами приложений, разработанных при помощи компилятора CA-Clipper (формат NTX). Тем не менее CA-Clipper (5+) дает возможность создавать и использовать индексные файлы в стандартном формате dBASE (NDX). Access 2002 не может применять и дополнительные индексные файлы Paradox. Поэтому при создании приложений, данные из которых предполагается использовать в Access, необходимо работать только со стандартными форматами индексных файлов. Модификация существующего приложения с целью использования стандартных индексных файлов не должна вызвать затруднений, но производительность может существенно понизиться.

Рис. 3.4. Присоединенные таблицы в окне базы данных

В процессе присоединения индексных файлов dBASE Access создает специальный файл, который содержит перечень индексных файлов. Это обычный текстовый файл, который имеет расширение inf и располагается в той же папке, что и присоединенная таблица. Данный файл нельзя никуда перемещать, т. к. если Access не на ходит этого файла (или не находит одного из индексных файлов, указанных в файле inf), работать с присоединенной таблицей нельзя, и придется ее заново присоединять. .

Рис. 3.5. Присоединенная таблица Paradox открыта в режиме таблицы

При присоединении или импорте внешней таблицы Access 2002 читает заголовок файла таблицы и преобразует типы данных полей внешней таблицы в типы данных Access. Поскольку Access 2002 поддерживает больше типов данных, чем другие настольные СУБД, преобразование типов происходит правильно. В табл. 3.3 приведено соответствие между типами данных таблиц dBASE, Paradox и Access.

Таблица 3.3. Соответствие типов данных некоторых СУБД

Number, Money, BCD

С плавающей точкой (8 байтов) (Double)

С плавающей точкой (4 байтов) (Single)

Длинное целое (Long)

Date, Time, Timestamp

Memo, Formatted memo

Поле объекта OLE (OLE)

При импорте из многопользовательской базы данных необходимо иметь монопольный доступ к импортируемому файлу таблицы. При этом другие пользователи не будут иметь доступа к файлу таблицы, пока не будет закрыто диалоговое окно Импорт (Import).

В Access 2002 вы можете непосредственно открывать файлы других форматов из диалогового окна Открытие файла базы данных (Open). Открыв список в поле Типы файлов этого окна, вы увидите в этом списке все те форматы, которые мы только что описывали. При выборе файла одного из указанных в списке форматов Access создает новый файл базы данных (в формате Access) в той же папке, в которой находится выбранный файл, и присоединяет (импортирует) все таблицы из выбранной базы данных.

Импорт или присоединение таблиц из внешних источников данных с помощью драйверов ODBC выполняется аналогично. В списке типов файлов окна Связь (или Импорт) нужно установить значение ODBC Databases, после чего сразу появляется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать источник данных или создать новый. После создания источника данных дальнейший процесс импорта (присоединения) выполняется так же, как и для таблиц других баз данных.

Импорт и присоединение таблиц других форматов — достаточно сложный процесс, который не всегда завершается успешно. При обнаружении проблем в процессе импорта файла Access 2002 создает таблицу Ошибки импорта (Import Errors), которая отображается в списке таблиц окна базы данных. Чтобы посмотреть обнаруженные ошибки, откройте эту таблицу.

Присоединение и импорт таблиц баз данных Access

Присоединять к базе данных Access можно не только файлы баз данных других форматов, но и отдельные таблицы из других баз данных Access. Процедура присоединения таких таблиц очень проста. Начало этой процедуры аналогично описанному выше стандартному процессу присоединения внешних таблиц:

  1. Выберите команду Файл, Внешние данные, Связь с таблицами (File, Get External Data, Link Tables) или одноименную команду контекстного меню.
  2. В появившемся диалоговом окне Связь (Link) раскройте папку, в которой находится файл MDB, содержащий нужную таблицу. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of type) выберите Microsoft Access (*.mdb; *.adp; *.mda; *.mde; *.ade) (обычно тип файла устанавливается в списке по умолчанию). Выделите файл MDB и нажмите кнопку Связь (Link). Появится диалоговое окно Связь с таблицами (Link Tables), изображенное на рис. 3.6.
  3. В списке таблиц этого окна выделите имена тех таблиц, которые нужно присоединить к текущей базе данных. Чтобы выделить все таблицы, нажмите кнопку Выделить все (Select All). Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно Связь с таблицами (Link Tables) будет закрыто, а выделенные таблицы присоединены, и их названия появятся в окне базы данных.

Если присоединяемые таблицы являются связанными в своей базе данных, то эта связь между ними сохраняется и в той базе данных, к которой они были присоединены. Однако изменить свойства этой связи или удалить ее можно только в «родной» базе данных.

Импорт таблиц из других баз данных Access выполняется аналогично присоединению, только используется команда меню Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import) и диалоговые окна Импорт (Import) и Импорт объектов (Import Objects).

Рис. 3.6. Диалоговое окно Связь с таблицами

Импорт и присоединение электронных таблиц

Файлы, созданные приложениями электронных таблиц, управления проектами и т. д. также представляют собой таблицы специального вида. Было бы естественным включить в Access 2002 возможность импорта таких файлов в базу данных Access. И такая возможность в Access 2002 есть. При этом Access 2002 поддерживает следующие форматы:

  • файлы рабочих листов (XLS) Excel 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 7.0 (Excel 95), 8.0 (Excel 97), 9.0 (Excel 2000), 10.0 (Excel 2002);
  • электронные таблицы Lotus 1-2-3 в форматах WKS, WK1, WK2, WRK3, WRK4.

Этих форматов вполне достаточно, потому что практически все приложения, предназначенные для работы с электронными таблицами, позволяют экспортировать данные в один из этих форматов.

Access 2002 позволяет создавать таблицы в базе данных, импортируя их из рабочего листа Excel. При этом можно импортировать как целый рабочий лист, так и именованный диапазон ячеек этого листа. Кроме того, в процессе импорта может быть создана новая таблицы Access, которая будет содержать все импортируемые данные, или же эти данные будут добавлены к уже существующей таблице Access. При добавлении данных в существующую таблицу заголовки столбцов рабочего листа Excel (во всяком случае, для тех столбцов, которые должны импортироваться) должны совпадать с названиями полей этой таблицы.

Импортирование отдельного рабочего листа из рабочей книги возможно, начиная с Microsoft Excel 5.0 и выше. При необходимости импортировать только один рабочий лист из других файлов электронных таблиц, содержащих несколько листов, нужно сначала каждый лист сохранить в отдельном файле.

Для того чтобы импорт прошел без ошибок, данные на импортируемом листе должны быть соответствующим образом организованы. На рис. 3.7 показан формат представления данных на рабочем листе Excel, который наиболее подходит для импорта в базу данных. Обратите внимание на то, что имена всех полей находятся в первой строке таблицы, а оставшиеся строки содержат данные. Тип данных в каждой ячейке одного столбца должен быть одинаковым, и в каждой строке должны использоваться одни и те же поля. В таком виде таблица на рабочем листе максимально соответствует таблице Access, что позволит упростить процесс импорта.

Рис. 3.7. Рабочий лист Excel

Для того чтобы подготовить данные на рабочем листе для импорта, может потребоваться выполнить несколько предварительных действий.

  1. Запустите Microsoft Excel и откройте рабочий лист, данные из которого нужно импортировать.
  2. Добавьте, если это необходимо, заголовки столбцов над первой строкой импортируемого диапазона данных. Заголовки столбцов будут применяться в качестве имен полей, поэтому в них нельзя употреблять точку’ (.), восклицательный знак (!) и прямоугольные скобки ([]). Нельзя использовать одно имя дважды. Если в заголовках столбцов встречаются запрещенные символы или один заголовок применяется несколько раз, в процессе импорта данных это вызовет сообщение об ошибке.
  3. Если необходимо импортировать не все данные рабочего листа, выделите нужный диапазон ячеек (вместе со строкой заголовка), а затем выберите команду Вставка, Имя, Присвоить (Insert, Name, Define) и присвойте имя выделенному диапазону.
  4. Сохраните рабочий лист и закройте приложение Excel.

Если ячейки рабочего листа содержали формулы, по которым вычислялись значения, то в таблицу Access будут импортированы только вычисленные значения.

Теперь данные рабочего листа можно импортировать в таблицу Access 2002. Для этого:

  1. Запустите Access 2002 и откройте базу данных, в которую необходимо импортировать данные. Активизируйте окно База данных (Database), щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
  2. Выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import).
  3. Перейдите в папку, содержащую файл рабочего листа Excel. В раскрывающемся списке Тип файла (File of Type) выделите элемент Microsoft Excel (*.xls). Выделите имя файла и нажмите кнопку Импорт (Import) или просто дважды щелкните по имени файла левой кнопкой мыши. Запустится Мастер импорта электронной таблицы (Import Spreadsheet Wizard), первое диалоговое окно которого показано на рис. 3.8.
  4. Если необходимо импортировать весь рабочий лист, выберите переключатель листы (Show Worksheets). Если же предполагается импортировать именованный диапазон рабочего листа, то выберите переключатель именованные диапазоны (Show Named Ranges). В списке первого диалогового окна Мастера импорта электронных таблиц будут выведены имена рабочих листов или диапазонов, соответственно. На рис. 3.8 список объектов состоит только из одного наименования «Клиенты», т. к. импортируемая таблица имеет один рабочий лист.

Рис. 3.8. Первое диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы

  1. Выделите нужное имя рабочего листа или диапазона ячеек. В нижней части первого окна мастера импорта выводится образец данных из выделенного элемента электронной таблицы. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу мастера. Появится диалоговое окно, изображенное на рис. 3.9.
  2. Если первая строка импортируемых данных содержит заголовки столбцов, то их можно использовать в качестве имен полей. Для этого установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Headings). Снова нажмите кнопку Далее (Next). Появится диалоговое окно, показанное на рис. 3.10.

Рис. 3.9. Второе диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы

Рис. 3.10. Третье диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы

  1. В этом диалоговом окне можно указать, где необходимо сохранить импортируемые данные — в новой таблице или в существующей. Выберите нужный переключатель и, при необходимости, нужную таблицу в списке в существующей таблице (In ah Existing Table). Нажмите кнопку Далее (Next). Если вы добавляете данные к уже существующей таблице, то все промежуточные шаги будут пропущены и появится последнее диалоговое окно мастера (см. шаг 12). Если же вы создаете новую таблицу, то появится диалоговое окно, показанное на рис. 3.11.
  2. В этом окне вы можете выбрать те столбцы, которые нужно импортировать (это необязательно все столбцы рабочего листа), и ввести некоторые параметры для полей будущей таблицы. Чтобы не импортировать (пропустить) какое-либо поле (столбец рабочего листа), выделите его и установите флажок не импортировать (пропустить) поле (Do not import field).
  3. Мастер импорта электронных таблиц позволяет изменить или добавить (если они не определены в первой строке рабочего листа) имена полей таблицы, соответствующих столбцам рабочего листа. Для этого выделите столбец, щелкнув по нему левой кнопкой мыши, а затем укажите имя в текстовом поле имя поля (Field Name) (горизонтальная полоса прокрутки в диалоговом окне позволяет просмотреть все столбцы листа).
  4. Если какое-либо поле нужно проиндексировать, выберите требуемый тип индекса в раскрывающемся списке индекс (Indexed).

Рис. 3.11. Четвертое диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы

  1. Если данные рабочего листа не форматировались или были отформатированы как текст, Access позволяет выбрать тип данных для каждого поля при помощи раскрывающегося списка тип данных (Data Type). На рис. 3.11 раскрывающийся список тип данных недоступен, поскольку импортируемый рабочий лист содержал форматирование, которое Access 2002 смог распознать автоматически.
  2. Повторите шаги 9—11 для каждого столбца импортируемых данных. После того как заданы все имена и типы данных полей, определены проиндексированные поля, а также столбцы, которые нужно пропустить при импорте, нажмите кнопку Далее. Появится следующее диалоговое окно мастера импорта (рис. 3.12).
  3. На пятом шаге Мастера импорта электронной таблицы можно определить ключевое поле новой таблицы. Чтобы Access 2002 автоматически добавил к импортируемой таблице ключевое поле с типом данных Счетчик и присвоил уникальный номер каждой строке таблицы, выберите переключатель автоматически создать ключ (Let Access add Primary Key). Чтобы определить один из столбцов импортируемого диапазона ячеек в качестве ключевого поля таблицы, выберите переключатель определить ключ (Choose my own Primary Key) и выделите в раскрывающемся списке название столбца. Если для импортируемой таблицы не требуется определение ключевого поля, выберите переключатель не создавать ключ (No Primary Key). Нажмите кнопку Далее. Появится последнее диалоговое окно.

Рис. 3.12. Пятое диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы

Прежде чем определить ключевое поле на основе одного из столбцов таблицы, убедитесь в том, что ячейки этого столбца содержат уникальные значения.

  1. В поле ввода Импорт в таблицу (Import to Table) укажите имя новой таблицы. По умолчанию Access 2002 использует имя импортируемого рабочего листа или диапазона ячеек в качестве имени новой таблицы. Сразу после завершения импорта данных можно вызвать Анализатор таблиц, позволяющий оптимизировать структуру таблицы, например исключать повторяющиеся данные. В этом случае необходимо установить флажок Проанализировать таблицу после импорта данных (I would like a wizard to analyze my table after importing the data). Нажмите кнопку Готово (Finish), чтобы завершить процесс импорта данных. После того как импорт данных будет завершен, появится сообщение об успешном окончании операции.

Если имя таблицы, которое вы указали на последнем шаге Мастера импорта электронной таблицы, совпадет с именем уже существующей в базе данных таблицы, то Access 2002 выведет диалоговое окно, в котором спросит у вас, заменить ли уже существующую таблицу новой или переименовать создаваемую таблицу.

При автоматическом определении типов данных полей импортируемой таблицы Access просматривает первые 20 строк импортируемого диапазона ячеек. Например, если каждый столбец в импортируемом диапазоне содержит числовые данные, то полю, соответствующему этому столбцу, присвоится один из числовых подтипов данных (выбор подтипа зависит от параметров форматирования рабочего листа Excel). Если же в первых 20 ячейках столбца содержатся числа, а в остальных встречается текст, то Access уже не изменяет тип данных поля, а создает таблицу ошибок импорта, в которой каждая запись соответствует одной ошибке. После окончания процесса импорта в случае возникновения ошибок выдается сообщение об этом (рис. 3.13) и указывается имя таблицы ошибок импорта.

Таблица ошибок импорта (рис. 3.14) позволяет найти записи, в которых возникли ошибки, и исправить их. Однако более правильным способом будет исправить рабочий лист Excel и повторить импорт данных. После исправления ошибок удалите эту таблицу.

Импортированная таблица появится в окне базы данных. Чтобы проверить, что желаемый результат достигнут, откройте импортированную таблицу в режиме Таблицы, дважды щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

Рис. 3.13. Сообщение о возникновении ошибок импорта

Рис. 3.14. Таблица ошибок импорта

Чтобы узнать, какие типы данных полей были выбраны при импорте рабочего листа, в окне базы данных откройте созданную таблицу в режиме Конструктора (рис. 3.15). В отличие от присоединенных таблиц, все свойства полей импортированных таблиц можно изменить.

Рис. 3.15. Импортированная таблица в режиме Конструктора

Access 2002 позволяет также связать рабочий лист Excel с базой данных Access. Благодаря этой возможности с присоединенным рабочим листом Excel можно работать как в исходном формате средствами Excel, так и в формате таблицы базы данных Access, причем это можно делать одновременно. Что касается изменения структуры рабочего листа, то на него распространяются правила работы с присоединенными таблицами, т. е. в режиме Конструктора можно изменить только те свойства полей, которые связаны с отображением этих полей в таблицах Access. При изменении структуры таблицы или перемещении ее в другую папку нужно обновить связь с ней.

Присоединение рабочего листа Excel выполняется практически так же, как и импорт, только используется команда Связь с таблицами (Link Tables). Мастер связывания электронной таблицы (Link Spreadsheet Wizard) аналогичен мастеру импорта, однако он не позволяет выбирать столбцы рабочего листа и изменять их параметры.

Импорт и присоединение таблиц из текстовых файлов

Access 2002 позволяет импортировать в базы данных табличные данные из обычных текстовых файлов. Эти файлы могут быть созданы либо одним из текстовых редакторов (например, приложением «Блокнот» в Windows), либо путем экспорта из другого приложения. Такая возможность особенно удобна в тех случаях, когда вам необходи мы данные из приложения, которое не позволяет экспортировать данные из внутреннего представления в форматы DBF, WKS или XLS.

Существуют два основных формата текстовых файлов, в которых содержатся табличные данные:

  • с полями фиксированной ширины — строки состоят из полей фиксированной ширины, пустые позиции при этом заполняются пробелами;
  • с полями переменной ширины — со специальными символами — разделителями полей.

Для файлов с фиксированной шириной полей начало каждого поля определяется по его позиции относительно начала строки. Строки имеют одинаковую длину и разделяются символами новой строки (обычно это пара символов — возврат каретки и перевод строки).

Для файлов с разделителями полей существует несколько стандартных вариантов разделения полей. Они приведены в табл. 3.4.

Таблица 3.4. Форматы текстовых файлов, поддерживаемые Access 2002

Записи в одну строку, поля разделены запятыми

Разделителем записей является символ новой строки. Некоторые приложения заключают все значения полей в двойные кавычки, другие приложения ограничиваются заключением в кавычки лишь текстовых значений, чтобы отличить их от числовых

09.06.2011, 14:56 #1
Записи в одну строку, поля разделены знаками табуляции Разделителем записей является символ новой строки. Пред-полагаетря, что все значения полей текстовые, а сами поля разделены знаками табуляции. Этот формат поддерживается большей частью текстовых процессоров
Записи в одну строку, поля разделены пробелами Access 2002 позволяет использовать пробел в качестве символа разделителя полей, однако использование такого разделителя очень неудобно для файлов, содержащих текстовые данные (в которые также может входить пробел)

График предоставления отпусков в 2004 году
ФИО Пред. отпуск Тек. Отпуск
Акимов П.Д. 01.02-20.02.03 05.06-24.06.04
Борисов М.Э. 10.05-05.06.03 04.09-23.09.04
Горина А.Е. 15.03-02.04.03 05.06-24.06.04
Иванов П.Л. 04.01-30.01.03 15.05-03.06.04
Киселев П.Д. 05.04-01.05.03 31.07-19.08.04
Николаев Б.В. 06.09-25.09.03 06.10-18.10.04
Петров А.Д. 28.06-24.07.03 03.07-29.07.04
Попов П.О. 04.10-16.10.03 26.06-22.07.04
Смирнова П.З. 04.05-25.05.03 07.08-29.08.04
Фокин П.Н. 01.11-27.11.03 14.08-02.09.04

Процедура импорта этой таблицы следующая:

1) В MS EXCELскопируйте таблицу на второй лист без заголовка. Закройте файл с сохранением в файле Отпуск.xls.

2) В MS ACCESSоткройте базу Кадры.

3) Выполните команду Внешние данные → Импортиз меню Файл.

4) В списке Тип файлов выберите Microsoft Excel (*.xls) и и найдите файл, содержащий таблицу Отпуска. Нажмите кнопку Импорт.

5) В диалоговом окне выберите Лист2. Нажмите кнопку Далее >.

6) Поставьте флажок у строки «Первая строка содержит заголовки столбцов». Нажмите кнопку Далее >.

7) Выберите режим сохранения в новой таблице. Нажмите кнопку Далее >.

8) Выделяя последовательно поля таблицы, измените, если нужно, имена полей. Задайте индексирование по полю ФИО. Нажмите кнопку Далее >.

9) Выберите режим «Автоматически создать ключ». Нажмите кнопку Далее >.

10) В рамке Импорт в таблицу задайте имя таблицы Отпуск. Нажмите кнопку Готово.

Этот пример демонстрирует лишь процедуру импорта. Анализируя новую таблицу, легко заметить, что реализации учета отпусков в MS ACCESSтаблица такой структуры не годится.

Прямой импорт из MS WORDневозможен. Возможен импорт из текстовых файлов типов csv, txt, sdf, в которых данные в строках разделены запятой, или пробелом, или символом табуляции, а строка заканчивается символом конца строки.

| следующая лекция ==>
Возможные дефекты отливок, причины и меры по их устранению | Создание таблицы с помощью Конструктора

Дата добавления: 2020-10-30 ; просмотров: 1490 | Нарушение авторских прав

Присоединение и импорт таблиц в Microsoft Access

Присоединение и импорт таблиц dBASE и Paradox

Теперь можно перейти непосредственно к описанию процесса присоединения и импортирования внешних таблиц.

Совет
Будьте осторожны при присоединении файла таблицы и не работайте непосредственно с оригиналом файла до тех пор, пока не убедитесь в том, что все изменения таблицы, производимые из Access, не вызывают ошибок в исходном приложении, работающем с этой таблицей. Используйте для опытов резервную копию файла таблицы
.

Чтобы присоединить или импортировать таблицу dBASE или Paradox в открытую базу данных Access 2002:

  1. Откройте любую базу данных, например демонстрационную базу данных «Борей» (Northwind). Access 2000 не требует, чтобы окна объектов базы данных (форм, запросов или отчетов) были закрыты в процессе импорта или присоединения таблиц.
  2. Чтобы присоединить внешнюю таблицу к базе данных, выберите команду ФайлВнешние данные → Связь с таблицами (File → Get External Data → Link Tables). Появится диалоговое окно Связь (Link), изображенное на рис. 1. Чтобы импортировать внешнюю таблицу в базу данных, выберите команду Файл → Внешние данные → Импорт (File → Get External Data → Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import) (рис. 3.2). Эти диалоговые окна являются модифицированными стандартными окнами открытия документа Microsoft Office.

Замечание
Можно начать процесс присоединения или импорта, щелкнув правой кнопкой мыши на свободном поле окна базы данных и выбрав из контекстного меню команду Связь с таблицами (Link Tables) или Импорт (Import)
.

Раскройте папку, в которой находится файл нужной таблицы. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of type) выберите тип файла, который вы хотите импортировать или присоединить к базе данных.

Замечание
Если присоединяемая таблица находится на другом компьютере локальной сети, рекомендуется в поле Имя файла (File name) вводить полный путь к файлу сети, например \\Tyger\Dbase\Tables\Clients.dbf. Использование вместо этого имени логического диска чревато тем, что переназначение логического диска может нарушить связь с таблицей
.

Рис. 1. Диалоговое окно Связь

  • Дважды щелкните левой кнопкой мыши по имени файла, который необходимо импортировать или присоединить к базе данных. Можно также выделить имя файла и нажать кнопку Связь (Link) или Импорт (Import). При этом предполагается, что файлы таблиц имеют стандартные расширения.
  • Присоединение и импорт таблиц баз данных Access

    Присоединять к базе данных Access можно не только файлы баз данных других форматов, но и отдельные таблицы из других баз данных Access. Процедура присоединения таких таблиц очень проста. Начало этой процедуры аналогично описанному выше стандартному процессу присоединения внешних таблиц:

    1. Выберите команду Файл → Внешние данныеСвязь с таблицами (File → Get External Data → Link Tables) или одноименную команду контекстного меню.
    2. В появившемся диалоговом окне Связь (Link) раскройте папку, в которой находится файл MDB, содержащий нужную таблицу. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of type) выберите Microsoft Access (*.mdb; *.adp; *.mda; *.mde; *.ade) (обычно тип файла устанавливается в списке по умолчанию). Выделите файл MDB и нажмите кнопку Связь (Link). Появится диалоговое окно Связь с таблицами (Link Tables), изображенное на рис. 2.
    3. В списке таблиц этого окна выделите имена тех таблиц, которые нужно присоединить к текущей базе данных. Чтобы выделить все таблицы, нажмите кнопку Выделить все (Select All). Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно Связь с таблицами (Link Tables) будет закрыто, а выделенные таблицы присоединены, и их названия появятся в окне базы данных.

    Если присоединяемые таблицы являются связанными в своей базе данных, то эта связь между ними сохраняется и в той базе данных, к которой они были присоединены. Однако изменить свойства этой связи или удалить ее можно только в «родной» базе данных.

    Импорт таблиц из других баз данных Access выполняется аналогично присоединению, только используется команда меню ФайлВнешние данные → Импорт (File → Get External Data → Import) и диалоговые окна Импорт (Import) и Импорт объектов (Import Objects).

    Рис. 2. Диалоговое окно Связь с таблицами

    Импорт и присоединение электронных таблиц

    Файлы, созданные приложениями электронных таблиц, управления проектами и т. д. также представляют собой таблицы специального вида. Было бы естественным включить в Access 2002 возможность импорта таких файлов в базу данных Access. И такая возможность в Access 2002 есть. При этом Access 2002 поддерживает следующие форматы:

    • файлы рабочих листов (XLS) Excel 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 7.0 (Excel 95), 8.0 (Excel 97), 9.0 (Excel 2000), 10.0 (Excel 2002);
    • электронные таблицы Lotus 1-2-3 в форматах WKS, WK1, WK2, WRK3, WRK4.

    Этих форматов вполне достаточно, потому что практически все приложения, предназначенные для работы с электронными таблицами, позволяют экспортировать данные в один из этих форматов.

    Access 2002 позволяет создавать таблицы в базе данных, импортируя их из рабочего листа Excel. При этом можно импортировать как целый рабочий лист, так и именованный диапазон ячеек этого листа. Кроме того, в процессе импорта может быть создана новая таблицы Access, которая будет содержать все импортируемые данные, или же эти данные будут добавлены к уже существующей таблице Access. При добавлении данных в существующую таблицу заголовки столбцов рабочего листа Excel (во всяком случае, для тех столбцов, которые должны импортироваться) должны совпадать с названиями полей этой таблицы.

    Замечание
    Импортирование отдельного рабочего листа из рабочей книги возможно, начиная с Microsoft Excel 5.0 и выше. При необходимости импортировать только один рабочий лист из других файлов электронных таблиц, содержащих несколько листов, нужно сначала каждый лист сохранить в отдельном файле
    .

    Для того чтобы импорт прошел без ошибок, данные на импортируемом листе должны быть соответствующим образом организованы. На рис. 3 показан формат представления данных на рабочем листе Excel, который наиболее подходит для импорта в базу данных. Обратите внимание на то, что имена всех полей находятся в первой строке таблицы, а оставшиеся строки содержат данные. Тип данных в каждой ячейке одного столбца должен быть одинаковым, и в каждой строке должны использоваться одни и те же поля. В таком виде таблица на рабочем листе максимально соответствует таблице Access, что позволит упростить процесс импорта.

    Рис. 3. Рабочий лист Excel

    Для того чтобы подготовить данные на рабочем листе для импорта, может потребоваться выполнить несколько предварительных действий.

    1. Запустите Microsoft Excel и откройте рабочий лист, данные из которого нужно импортировать.
    2. Добавьте, если это необходимо, заголовки столбцов над первой строкой импортируемого диапазона данных. Заголовки столбцов будут применяться в качестве имен полей, поэтому в них нельзя употреблять точку (.), восклицательный знак (!) и прямоугольные скобки ([]). Нельзя использовать одно имя дважды. Если в заголовках столбцов встречаются запрещенные символы или один заголовок применяется несколько раз, в процессе импорта данных это вызовет сообщение об ошибке.
    3. Если необходимо импортировать не все данные рабочего листа, выделите нужный диапазон ячеек (вместе со строкой заголовка), а затем выберите команду ВставкаИмяПрисвоить (Insert → Name → Define) и присвойте имя выделенному диапазону.
    4. Сохраните рабочий лист и закройте приложение Excel.

    Импорт и присоединение таблиц из текстовых файлов

    Access 2002 позволяет импортировать в базы данных табличные данные из обычных текстовых файлов. Эти файлы могут быть созданы либо одним из текстовых редакторов (например, приложением «Блокнот» в Windows), либо путем экспорта из другого приложения. Такая возможность особенно удобна в тех случаях, когда вам необходимы данные из приложения, которое не позволяет экспортировать данные из внутреннего представления в форматы DBF, WKS или XLS.

    Существуют два основных формата текстовых файлов, в которых содержатся табличные данные:

    • с полями фиксированной ширины – строки состоят из полей фиксированной ширины, пустые позиции при этом заполняются пробелами;
    • с полями переменной ширины – со специальными символами – разделителями полей.

    Для файлов с фиксированной шириной полей начало каждого поля определяется по его позиции относительно начала строки. Строки имеют одинаковую длину и разделяются символами новой строки (обычно это пара символов – возврат каретки и перевод строки).

    Для файлов с разделителями полей существует несколько стандартных вариантов разделения полей. Они приведены в табл. 3.4.

    Таблица 3.4. Форматы текстовых файлов, поддерживаемые Access 2002

    Формат Описание
    Записи в одну строку, поля разделены запятыми Разделителем записей является символ новой строки. Некоторые приложения заключают все значения полей в двойные кавычки, другие приложения ограничиваются заключением в кавычки лишь текстовых значений, чтобы отличить их от числовых
    Записи в одну строку, поля разделены знаками табуляции Разделителем записей является символ новой строки. Предполагается, что все значения полей текстовые, а сами поля разделены знаками табуляции. Этот формат поддерживается большей частью текстовых процессоров
    Записи в одну строку, поля разделены пробелами Access 2002 позволяет использовать пробел в качестве символа разделителя полей, однако использование такого разделителя очень неудобно для файлов, содержащих текстовые данные (в которые также может входить пробел)

    Создание таблицы путем импорта из текстового файла

    Процесс импорта данных, хранящихся в текстовом файле, выполняется с помощью Мастера импорта текстов.

    1. Откройте базу данных, в которую нужно импортировать данные из текстового файла. Активизируйте окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
    2. Выберите команду Файл → Внешние данные → Импорт (File → Get External Data → Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import).
    3. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) диалогового окна Импорт выделите элемент Текстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *asc) (Text Files). Откройте папку, содержащую текстовый файл, который нужно импортировать, и выделите его. Нажмите кнопку Импорт (Import). Появится первое диалоговое окно Мастера импорта текстов (рис. 4).

    Рис. 4. Первое диалоговое окно Мастера импорта текстов

    В этом окне вы должны выбрать один из двух основных форматов текстовых файлов. Если в текстовом файле для определения конца поля используется разделительный символ, выберите переключатель С разделителями (Delimited). Если же текстовый файл содержит записи с полями фиксированной ширины, выберите переключатель Фиксированная ширина полей (Fixed Width). В нижней части диалогового окна Мастера импорта текстов выводится образец данных из файла, позволяющий визуально определить формат импортируемых данных. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу Мастера импорта текстов. Если на первом шаге мастера был выбран переключатель С разделителями, появится диалоговое окно, изображенное на рис. 5. Если же был выбран переключатель Фиксированная ширина нолей, то на втором шаге мастера появится диалоговое окно, изображенное на рис. 6.

    Рис. 5. Второе диалоговое окно Мастера импорта текстов для текстовых файлов с разделителями

    Рис. 6. Третье диалоговое окно Мастера импорта текстов для текстовых файлов с фиксированной шириной полей

    Илон Маск рекомендует:  Что такое код getmenustate
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Кодинг, CSS и SQL