Обязательная структура документа


Содержание

Глава 1. Структура документа. Унифицированная форма документа. Требования к оформлению

Реквизитов служебных документов

План

1. Соотношение понятий «унификация» и «стандартизация». Объекты унификации в ДОУ. Формуляр-образец документа.

2. Состав реквизитов служебных документов и общие правила их оформления.

3. Виды бланков управленческих документов, требования к проектированию.

4. Общие требования к изготовлению документов.

5. Унификация текстов служебных документов.

Задачи изучения темы:

1) выяснить соотношение понятий «унификация», «стандартизация», пояснить цели, объекты унификации в делопроизводстве;

2) определить значение унификации для оформления документов;

3) сформировать представление о правовых основах стандартизации, об объектах унификации в делопроизводстве;

4) дать представление об унифицированной форме документа;

5) сформулировать назначение, содержание, область применения ГОСТ Р 6.30–2003;

6) охарактеризовать правила оформления реквизитов;

7) рассмотреть требования к текстам служебных документов;

8) охарактеризовать структуру документов, порядок расположения реквизитов;

9) определить требования к оформлению бланков служебных документов;

10) рассмотреть соотношение понятий «унификация» и «стандартизация»;

Текст лекции

1. Повторяемость управленческих функций влияет на состав документации, что позволяет ее унифицировать. Требования к оформлению документов содержатся в нормативных актах, которые закрепляют проведенную унификацию. Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации в делопроизводстве:

1) формы документов и состав включаемых в них реквизитов;

2) системы документации;

3) тексты документов;

4) форматы бумаги;

5) виды и разновидности документов;

6) состав документации по определенной управленческой функции;

7) состав и расположение реквизитов;

8) комплекс (совокупность) систем документации;

9) отдельные элементы документа, например, текст;

10) терминология в области делопроизводства и архивного дела;

11) форматы, поля документа;

12) бланки служебных документов;

13) правила работы с документами и др.;

14) технологии работы с документами и др.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России (Росстандарт).

Унификация документов проводится в целях:

· сокращения количества применяемых документов;

· типизации их форм;

· снижения трудоемкости их обработки;

· достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления;

· более эффективного использования оргтехники.

Для типизации и унификации документов разрабатываются унифицированные формы (УФД). Каждый документ состоит из информационных элементов – реквизитов (подпись, печать и др.). Реквизиты могут быть:

· графическими (герб, эмблема, печать);

Текстовые реквизиты бывают:

— простыми (регистрационный номер, дата), состоящими из 1–2 слов или цифр;

— сложными (гриф утверждения, виза согласования, гриф согласования, адресат), имеющими в структуре несколько самостоятельных частей.

Реквизиты включаются в бланк заранее, а дополняющая, конкретизирующая информация вносится при оформлении конкретного документа.

В практической области доу применяется формуляр-образец. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов документов должна отражать типовую функцию, часто повторяющийся вариант. Формуляр-образец – это модель построения документа, которая может быть представлена в виде:

· описания реквизитов, структуры текста, порядка оформления.

Государственным стандартом 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены:

· форматы бумаги от А3 до А6;

· конструкционная сетка с указанием шага письма;

· состав и правила оформления реквизитов, придающих юридическую силу документу.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (национальный стандарт – ГОСТ, отраслевой стандарт – ОСТ). Применение стандартов повышает качество оформления документов. Статьей 12 Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» установлен принцип добровольности стандартизации, в соответствии с которым, национальные стандарты носят рекомендательный характер.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами: постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 г. № 5 утвержден и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает:

· состав реквизитов документов;

· требования к оформлению реквизитов документов;

· требования к бланкам и оформлению документов;

· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков, в том числе и с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации;

· схемы расположения реквизитов.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и используемые в деятельности:

· федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

· предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

2. Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют определенный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

ГОСТ Р 6.30–2003 определяет 30 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в УСОРД. Состав реквизитов (в сравнении с ранее действующим ГОСТ Р 6.30–97) дополнен двумя новыми реквизитами (основной государственный регистрационный номер юридического лица – ОГРН (05) и идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет – ИНН/КПП (06). Из состава реквизитов выведен «гриф ограничения доступа к документу» (13). Изменено название реквизита «печать» на «оттиск печати».

Реквизиты управленческих документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

16 – гриф утверждения документа;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2–ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». В соответствии с этим законом воспроизведение Государственного герба возможно:


· в многоцветном варианте на бланках:

— федеральных конституционных законов и федеральных законов;

— указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

— постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

— постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

— решений Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного судов Российской Федерации и др. органов государственной власти;

· в одноцветном варианте на бланках:

— Администрации Президента Российской Федерации;

— полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

— федеральных органов исполнительной власти;

— Генеральной прокуратуры Российской Федерации и других органов государственной власти;

· в одноцветном варианте без геральдического щита на бланках:

— Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

— органов, организаций, учреждений при Президенте, Правительстве Российской Федерации;

— федеральных судов и других органов власти.

Реквизит располагается над наименованием организации.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации (законами, уставами, положениями, конституциями и т. д.). Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм. Реквизит располагается над наименованием организации. Это может быть герб области, города, округа, района, организации.

Реквизит 03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблема должна отображать основное направление деятельности, может быть в любой цветовой гамме. Как правило, это графическое или буквенное изображение.

Реквизит 04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации автора документа, проставляется в бланковой части в составе реквизита «справочные данные об организации». По ОКПО – это 7 цифровых знаков плюс контрольное число. Реквизит оформляется на ОРД по необходимости, на документах других унифицированных систем (банковской, финансовой документации и др.) – обязательно.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (свидетельства). В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» – данный реквизит указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков.

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (свидетельствами).

Реквизит 07. Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код входит в состав реквизита 09 «Справочные данные об организации». Является элементом электронной идентификации вида документа. Состоит из 7 цифр плюс контрольное число.

Реквизит 08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать названию, закрепленному в ее учредительных документах, и указывается обязательно, вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование вышестоящего ведомства. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. На внутренних документах данный реквизит должен обязательно присутствовать. Печатается прописными буквами.

Реквизит 09. Справочные данные об организации включают обязательно почтовый адрес, номера телефонов (с указанием кода города), ИНН, ОГРН, код организации и другие сведения; по усмотрению организации: номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сведения о филиалах, лицензиях. Это характерный реквизит бланка письма. Располагается под наименованием организации.

Реквизит 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД и другими документами. В организации состав документов необходимо закреплять Табелем унифицированных форм, который уточняется ежегодно и утверждается руководителем. В письме наименование вида документа не указывают. Печатается реквизит всегда прописными буквами.

Реквизит 11. Дата документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой распорядительного документа является дата его подписания, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа становятся несколько организаций, то датой документа служит наиболее поздняя дата подписания. Следует соблюдать следующие правила оформления реквизита:

· дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2008;

· допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2008.01.05;

· можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 01 марта 2008 г.;

· на доверенности дата оформляется словесно: Двадцать восьмое мая две тысячи восьмого года.

Дата располагается в бланковой части документа, от левого поля, ниже наименования вида документа. Точка в конце реквизита не ставится.

Реквизит 12. Регистрационный номер – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при регистрации документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями. Например, № 15/01-07, где 15 – порядковый номер документа, 01 – номер структурного подразделения, 07 – номер дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, содержит регистрационные номера документа каждой из этих организаций, проставляемые через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например, № 90/97.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и оформляется только на бланке письма. Значение реквизита:

1) позволяет быстро найти документ, на который дается ответ;

2) освобождает текст от вспомогательной информации;

3) позволяет определить, какой это документ – инициативный или ответный.

Полностью оформляется реквизит на ответных документах: справка, письмо, характеристика, отзыв, заключение и др. Это обязательный реквизит бланка письма, который располагается ниже даты и регистрационного номера, от левого поля.

Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица. Располагается реквизит под датой и регистрационным номером. При указании городов федерального значения буква «г» с точкой не указывается (Москва, Санкт-Петербург), а также при названиях городов, в составе которых есть это слово (Волгоград, Новгород и т.д.).

Реквизит 15. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Русский текстиль»

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

В состав реквизита «адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи (пункт 23).

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Ленина ул., д. 2. офис 7

г. Тюмень, 625003

Почтовый адрес в реквизите «адресат» не указывается, если документ направляется:

1) должностному лицу;

2) в федеральные органы исполнительной власти.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

Ул. Ленина, д. 5, кв. 12,

г. Тюмень, 625003

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5–2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа – этореквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается:

1) должностным лицом (должностными лицами);

2) коллегиальным органом;

3) специально издаваемым распорядительным документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается без кавычек, прописными буквами, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

АОЗТ «Русский текстиль»

Аненков И. В. Аненков

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальным органом, распорядительным актом (постановлением, решением, приказом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Заседанием общего собрания

Протокол от 15.08.2005 № 14

от 30.09.2005 № 54

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки. Примерный перечень документов с грифом утверждения дан в ГСДОУ, должен включаться в инструкцию по делопроизводству конкретной организации (Приложение №1).

Реквизит 17. Резолюция документа – этореквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает:

1) фамилии исполнителей;

2) содержание поручения;

3) сроки исполнения;

4) подпись руководителя;

5) дату подписания резолюции.

Прошу подготовить проект

с фирмой «Заречье»

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А5 или на бланке должностного лица).

Реквизит 18. Заголовок к тексту официального документа – этореквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Акт ревизии; Протокол заседания

Должностная инструкция секретаря-референта;

ХАРАКТЕРИСТИКА на главного инженера Васильева С. П.;

ПЛАН работы отдела на 2009 г.;

ОТЧЕТ о сбыте продукции за 2009 г.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Реквизит располагают слева, сразу от левого поля, над текстом, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух и более строк.

Реквизит 19. Отметка о контроле за исполнением документа, обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль», располагается в правом верхнем углу документа.

Реквизит 20. Текст официального документа –информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты печатают только на русском языке при направлении их:

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);


— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Текст печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца, если текст не делится на подразделы. Разделы нумеруются арабскими или римскими цифрами, подразделы – арабскими. Название раздела печатают прописными буквами без точки в конце.

Реквизит 21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, печатая от левого поля, например:

1. Положение об управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатают «Приложение» с указанием его номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу директора института

от 15.01.2008 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минюста от 14.06.2008 № 02/04-15 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2–4 интервала) от левого поля.

Реквизит 22. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «подпись» входят элементы:

· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

· расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

АОЗТ «Партнер» Никитенко Н.А.Никитенко

Этот способ используется редко, т. к. все документы печатаются на бланках, поэтому оптимальным способом оформления является следующий:

Исполнительный директор Никитенко Н.А.Никитенко

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Лисицин М.А. Лисицин
Главный бухгалтер Козлова Н.И. Козлова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Дементьев Аршинова Хитрунов Валов Н.В. Дементьев
Члены комиссии К.М. Аршинова С.П. Хитрунов В.М. Валов

Протокол подписывается двумя способами:

Председатель Петров Смирнова В. А. Петров
Секретарь А. П. Смирнова
Председательствующий Синицин Юманова А. В. Синицин
Секретарь О. К. Юманова

Наименование должности печатается от левого поля с прописной буквы, подпись проставляется собственноручно, расшифровка подписи ограничивается правым полем. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Достоверность документов в электронной форме заверяют электронной цифровой подписью – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты документа от подделки в автоматизированной системе, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Реквизит 23. Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования документа состоит из:

· слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек от левого поля);

· должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации);

· расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

Ректор Тюменского государственного

Чеботарев Г. Н. Чеботарев

Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа:

· с другими организациями;

· с другим документом.

Располагается на последнем листе проекта (на лицевой стороне) или на отдельном листе согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

Письмо Российской академии

от 25.01.2005 № 451-805

страховой компании «Евразия».

Протокол от 15.02.2005 № 10

Реквизит 24. Виза согласования документа – этореквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласование документа в пределах одной организации оформляют визой, которая включает:

1) наименование должности;

2) подпись визирующего;

3) расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

Начальник юридического отдела

Петроченко В.А. Петроченко

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Начальник юридического отдела

Воробьев А.С. Воробьев

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Реквизит 25. Оттиск печати представляет собой изображение клише печати на бумаге, которым заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать. Примерный перечень таких документов дан в ГСДОУ (Приложение №2). Различают виды печати:

1) печать структурного подразделения;

2) печать для заверения конкретных документов (справок);

3) печать для удостоверения копий документов;

4) печать должностного лица (врача) и др.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

1) заверительную надпись – «Верно»;

2) должность лица, заверившего копию;

3) личную подпись;

4) расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

5) дату заверения.

Инспектор отдела кадров

Хлебников С.А. Хлебников

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий нотариально (устав, лицензия и др.).

Реквизит 27. Отметка об исполнителе включает:

1) инициалы, фамилию исполнителя документа;

2) номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2–4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, должность лица, заверившего отметку, подпись, расшифровку подписи, дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором хранится документ:

Подготовлено письмо от 28.01.2000 № 12/06-13

Осипов Б.Л. Осипов

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит:

1) указание наименования организации;

2) наименование структурного подразделения;

3) порядковый номер;

4) дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Проставляется в правом углу нижнего поля первого листа. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Структура документа

«. Структура документа (document architecture): полный набор взаимосвязанных правил, определяющий возможные структуры документов, принятых для рассмотрения в определенной среде обработки текста. «

Источник:

» ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ . СЛОВАРЬ. ЧАСТЬ 23. ОБРАБОТКА ТЕКСТА. ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382-23-2004″

(утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2004 N 136-ст)

Официальная терминология . Академик.ру . 2012 .

Смотреть что такое «Структура документа» в других словарях:

структура документа — 23.02.01 структура документа [document architecture]: Полный набор взаимосвязанных правил, определяющий возможные структуры документов, принятых для рассмотрения в определенной среде обработки текста. Источник: ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382 23 2004:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

структура — (framework): Логическая структура для классификации и организации сложной информации [3]. Источник: ГОСТ Р ИСО/ТС 18308 2008: Информатизация здоровья. Требования к архитектуре электронного учета здоровья 3.38 стру … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Структура горной породы — проявляющееся на поверхности строение камня, дающее информацию о размерах, форме и взаимной связи составляющих минерального агрегата горной породы. Источник: ГОСТ 30629 99: Материалы и изделия облицовочные из горных пород. Методы испытаний … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Структура коммутационного поля коммутационного блока звеньевая — 113 Источник: ГОСТ 19472 88: Система автоматизированной телефонной связи общегосударственная. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации


Структура коммутационного поля коммутационной станции звеньевая — 113 Источник: ГОСТ 19472 88: Система автоматизированной телефонной связи общегосударственная. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Структура коммутационного поля коммутационного блока звеньевая древовидная — 115 Источник: ГОСТ 19472 88: Система автоматизированной телефонной связи общегосударственная. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Структура коммутационного поля коммутационного блока однозвенная — 114 Источник: ГОСТ 19472 88: Система автоматизированной телефонной связи общегосударственная. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Структура коммутационного поля коммутационной станции звеньевая древовидная — 115 Источник: ГОСТ 19472 88: Система автоматизированной телефонной связи общегосударственная. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Структура коммутационного поля коммутационной станции однозвенная — 114 Источник: ГОСТ 19472 88: Система автоматизированной телефонной связи общегосударственная. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Структура микросборки ЦМД последовательная — 66 Источник: ГОСТ 28111 89: Микросборки на цилиндрических магнитных доменах. Термины и определения оригинал д … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Илон Маск рекомендует:  Работа с последовательными портами

Структура документа, его основные реквизиты

Структура— относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Если понятие системы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

По своей структуре документ может быть простым (элементарным) или составным (сложным). Под простым документом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещенное на одном материальном носителе (автореферат диссертации, препринт, открытка).

Составной(сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

Существует деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

Монодокументсодержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка).Полидокументсостоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений; многотомник — документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений),серийное издание — периодическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т. п.).

Структура документа — это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каждый тип и вид документа. Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т. п. Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр —необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов.

Реквизиты документа— совокупность обязательных дан­ных о документе, установленных стандартом или положени­ем. Наличие реквизитов позволяет идентифицировать объект в социальной коммуникации.Различают реквизиты-основания, определяющие числовые данные (вес, количество, стоимость, номер, год) и реквизиты-признаки, представляющие в документе нечисловые данные (цвет, марка, фамилия автора, название).Основные реквизиты приводятся, как правило, в выходных сведениях документа.Набор и последовательность реквизитов для каждого вида документа свой. Однако для одновидовых документов он идентичен.

К основным реквизитам издания относятся: сведения об авторах и других лицах, участвующих в создании издания; заглавие(название) издания; надзаголовочные данные; подзаголовочные данные; нумерация; выходные данные, шифр хранения издания; индекс УДК; реферат, аннотация, комплексный книготорговый индекс-шифр; знак охраны авторского права; международные стандартные номера (188М; 181Ш); выпускные сведения. Состав реквизитов и их расположение зависят от вида издания.

Дата добавления: 2020-03-12 ; просмотров: 1166 | Нарушение авторских прав

ЛЕКЦИЯ 3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Читайте также:

  1. II Лекция
  2. NGN: принципы, требования, возможности, преимущества
  3. V Лекция
  4. V. ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ УСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
  5. VI. Требования к категорийным маршрутам.
  6. Web-сайт — это информационный ресурс, состоящий из связанных между собой гипертекстовых документов (Web-страниц), размещенный на Web-сервере и имеющий индивидуальный адрес
  7. XI Лекция
  8. А. Линейная организационная структура
  9. Агропромисловий комплекс та його структура
  10. Административно-правонаделительный процесс: понятие, черты, структура
  11. Американский структурализм
  12. Анализ документов в социологии

Контрольные вопросы к теме №2

Классификация документов по различным признакам

Копийность документов. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Документирование предполагает соблюдение установленных Материальные носители информации

Свойства документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Что влияет на приобретение документом юридической силы? Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

· бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов – термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.);

правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает – первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы – документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора.

Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia – множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

· Выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

· Особый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.

Юридическая сила копий:

1. копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц;

2. свидетельство юридической силы копии документа – отметка о заверении.

Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.

Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.).

Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться:

· по административным вопросам;

· подготовке и расстановке кадров;

· финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.

По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

1. Как связаны понятия «документ» и «информация»? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?

2. Как развивалось понятие «документ»?

3. Почему информационная функция присуща всем документам?

4. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?

5. Почему документ полифункционален?

6. Какие способы документирования можете назвать?

7. Какие новые носители информации Вы знаете?

8. Что влияет на приобретение документом юридической силы?

9. Какие классификации документа, и по каким признакам можно дать?

10. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?

Основные понятия:

Дата добавления: 2013-12-12 ; Просмотров: 600 ; Нарушение авторских прав? ;

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Новые книги

Linux Application Development. Second Edition» style=»float: left; margin: 4px; box-shadow: 0 0 8px rgba(0, 0, 0, 0.8);»>Книга известных профессионалов в области разработки коммерческих приложений в Linux представляет собой отличный справочник для широкого круга программистов в Linux, а также тех разработчиков на языке С, которые перешли в среду Linux из других операционных систем. Подробно рассматриваются концепции, лежащие в основе процесса создания системных приложений, а также разнообразные доступные инструменты и библиотеки. Среди рассматриваемых в книге вопросов можно выделить анализ особенностей применения лицензий GNU, использование свободно распространяемых компиляторов и библиотек, системное программирование для Linux, а также написание и отладка собственных переносимых библиотек. Изобилие хорошо документированных примеров кода помогает лучше усвоить особенности программирования в Linux.

Книга рассчитана на разработчиков разной квалификации, а также может быть полезна для студентов и преподавателей соответствующих специальностей.

В современном мире новые технологии играют решающую роль, а с помощью Интернета любой человек в короткое время может стать миллионером! И самое главное, что для этого вам даже не нужно выходить из дому – лишь тратить несколько часов времени на работу в Сети…

Способов заработать в Сети довольно много, но не все они идеальны, и не все будут одинаково полезны и эффективны. Эта книга написана специально для тех, кого интересует заработок в Интернете. На ее страницах вы найдете обзор методов: известные и не очень, старые и новые способы заработка в Сети, варианты открытия своего дела и способы работать «на себя» без создания ООО или ИП. Подробное описание каждого метода позволит вам сделать вывод о том, какой способ заработка подходит лично вам, а может быть, вы придумаете что-то новое. После прочтения этой книги вы будете обладать всеми знаниями, необходимыми для заработка в Сети – читайте и начинайте зарабатывать!

Структура документа, его основные реквизиты

Структура документа, его основные реквизиты

Структура— относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Если понятие системы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

По своей структуре документ может быть простым (элементарным) или составным (сложным). Под простым документом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещенное на одном материальном носителе (автореферат диссертации, препринт, открытка).

Составной(сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

Существует деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

Монодокументсодержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка).Полидокументсостоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений; многотомник — документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений),серийное издание — периодическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т. п.).

Структура документа — это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каждый тип и вид документа. Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т. п. Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр —необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов.

Реквизиты документа— совокупность обязательных дан­ных о документе, установленных стандартом или положени­ем. Наличие реквизитов позволяет идентифицировать объект в социальной коммуникации.Различают реквизиты-основания, определяющие числовые данные (вес, количество, стоимость, номер, год) и реквизиты-признаки, представляющие в документе нечисловые данные (цвет, марка, фамилия автора, название).Основные реквизиты приводятся, как правило, в выходных сведениях документа.Набор и последовательность реквизитов для каждого вида документа свой. Однако для одновидовых документов он идентичен.


К основным реквизитам издания относятся: сведения об авторах и других лицах, участвующих в создании издания; заглавие(название) издания; надзаголовочные данные; подзаголовочные данные; нумерация; выходные данные, шифр хранения издания; индекс УДК; реферат, аннотация, комплексный книготорговый индекс-шифр; знак охраны авторского права; международные стандартные номера (188М; 181Ш); выпускные сведения. Состав реквизитов и их расположение зависят от вида издания.

Понятие о знаках, виды знаков.

Документ содержит информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость — один из основных его признаков. Документ — это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение.

В документоведении знак — материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний).

РИС. 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ЗНАКОВ

Знаки-«пикчеры» (англ, picture — картина, рисунок, кинофильм, кадр фильма) — это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофильмы). Их принято называть иконическими (т.е. знаками-изображениями).

Эмблемные знаки — разнообразная эмблематика (военная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.).

Знаки вещественные (трехмерные) — это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т.д. Среди них — разнообразная (в большинстве — обрядовая) вещественная символика, означающая разные понятия (хлеб и соль — знак приветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце — человек женат).

Издание как вид документа.

Издание — основной вид опубликованного, печатного, полиграфического документа. Это документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, полученный печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения. К изда­ниям могут быть причислены все документы, выпущенные по планам издательств или внепланово, на основе договоров с авторами, любыми способами полиграфической печати. Принимая это определение за исходное, выявляют суще­ственное отличие издания от других видов документов. За пределами изданий остаются все письменные документы, не подвергавшиеся редакционно-издательской обработке и по этой причине не включенные в процесс массовой коммуни­кации. Сюда не входят и все произведения в устной форме. К изданиям также не относятся документы на магнитофон­ной или видеомагнитофонной ленте, диске, дискете, перфо­карте, перфоленте и т. п.

Общепринятым является деление изданий на книжные, журнальные и листовые.

Важнейшим признаком издания является наличие ти­ража — общего числа экземпляров печатающегося издания. Тиражирование характерно для всех видов опубликованных документов. Особенность издания состоит в том, что оно ти­ражируется, как правило, полиграфическим способом. В по­следние годы расширились средства размножения изданий. Поэтому к изданиям можно отнести все документы, которые в соответствии с издательскими планами (или отдельными договорами авторов с издательствами) выпускаются полигра­фическим или иным способом (наборным, средствами опе­ративной полиграфии, копировально-множительной техни­ки, средствами печати ЭВМ и др.).

Издание — это документ, выполненный на бумаге. По пе­чатной бумаге для различных способов печати различают издания на мелованной бумаге, глазированной, книжно-жур­нальной, на бумаге машинной гладкости. Издание отличается от других видов документов своей конструкцией, спецификой оформления и полиграфического исполнения. Набор типовых конструктивных элементов изда­ния, а также требования к его оформлению регламентированы специальными стандартами. В то же время конструкция каж­дого вида издания зависит от целевого и читательского назна­чения, характера информации и может конкретизироваться.

Особую роль виздании играет справочный аппарат, кото­рый условно делится на две части: 1) материалы, раскрыва­ющие содержание книги (предисловие, послесловие, коммен­тарии, изда

тельская аннотация и т. п.);

2) элементы, нося­щие чисто справочный характер и немыслимые без самого издания.

Они составляют своеобразный путеводитель по из­данию (вспомогательные указатели, оглавление, прикнижная и внутрикнижная библиография и т. п.). Сейчас виздатель­ской практике различают три типа справочного аппарата: научный, научно-популярный и массовый.
29. Классификация изданий по периодичности

За периодичностью выхода как традиционные, так и электронные издания подразделяются на непериодические, сериальные, периодические, продолжающиеся издания(продолжающиеся издания).

Вид Общая характеристика
Непериодическое Издание, выходящее однократно и продолжение которого непредвиденное
Сериальное Издание, выходящее в течение времени, продолжительность которого заранее не определена, как правило, нумерованными или датированными выпусками (томами) с постоянной общим названием
Периодическое Издание, выходящее через определенные промежутки времени, имеет заранее определенную постоянную ежегодную количество и название нумерованных или датированных, однотипно оформленных выпусков, которые не повторяются по содержанию
Продолжающиеся издания Издание, выходящее через заранее неопределенные промежутки времени, по мере накопления материала, нумерованными и (или) датированными выпусками, не повторяющееся по содержанию, равно типично оформлены, с общим названием

30. Классификация изданий по материальной конструкции или форме носителя информации

Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты и т. п., имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и др.

СТРУКТУРА КНИГИ

В зависимости от типа книги (энциклопедия, словарь, учебник, монография и др.), её структура может меняться, но обычно в ней присутствуют следующие части:

1. Суперобложка — дополнительная обложка с клапанами, которая защищает переплетную крышку или обложку и используется как элемент внешнего оформления издания, а также для рекламы.

2. Переплёт — прочное покрытие издания, которое содержит ряд его выходных сведений и является элементом оформления издания.

3. Переплетная крышка — основная часть переплета, состоящая из сторонок и корешка, покрытых переплетным материалом.

4. Обложка (мягкая или твёрдая, на ней указываются название и автор книги и, иногда, делается иллюстрация)

6. Корешок переплета (обложки): Деталь переплетной крышки, соединяющая его первую и четвертую сторонки и прикрывающая корешок книжного блока.

7. Титульная страница (содержит заглавие книги, её автора и пиктограмму).

Титульный лист издания— страница издания, на которой размещаются его основные выходные сведения.

8. Выходные сведения (в советских и российских изданиях) или импрессум (в изданиях некоторых других стран)

10. Аннотация (краткое описание) и рецензия (может и не быть)

12. Книжный блок — часть материальной конструкции издания, состоящая из комплектов листов, расположенных в определенной последовательности, скрепленных между собой для вставки в переплетную крышку или покрытия обложкой.

13. Футляр — коробка, предназначенная для упаковки изданий с целью их защиты.

14. Предметный указатель (Глоссарий)

15. Содержание (литература) или Оглавление (иногда находятся в начале)

16. Нахзац – задний форзац, элемент конструкции переплета книги в виде односгибного листа плотной бумаги соединённых полоской ткани, скрепляющий книжный блок с задней стороной переплётной крышки.

ГОСТ 7.84-2002. Издания обложки и переплеты. Общие требования и правила оформления. Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
3.1. обложка: Покрытие издания, которое содержит ряд его выходных сведений и является элементом внешнего оформления издания.
3.2. суперобложка: Дополнительная обложка с клапанами, которая защищает переплетную крышку или обложку и используется как элемент внешнего оформления издания, а также для рекламы.
3.3. переплет: Прочное покрытие издания, которое содержит ряд его выходных сведений и является элементом оформления издания.
3.4. переплетная крышка: Основная часть переплета, состоящая из сторонок и корешка, покрытых переплетным материалом.
3.5. сторонка переплета: Деталь переплетной крышки из листового картона или другого плотного материала, имеющая, как правило, формат издания.
3.6. корешок переплета (обложки): Деталь переплетной крышки, соединяющая его первую и четвертую сторонки и прикрывающая корешок книжного блока.
3.7. книжный блок: Часть материальной конструкции издания, состоящая из комплектов листов, расположенных в определенной последовательности, скрепленных между собой для вставки в переплетную крышку или покрытия обложкой.
3.8. футляр: Коробка, предназначенная для упаковки изданий с целью их защиты.
3.9. штриховой код: Код Международной ассоциации товарной нумерации (EAN), который используется для маркировки изданий с целью контроля за их реализацией.
3.10. титульный лист издания: Страница издания, на которой размещаются его основные выходные сведения.
3.11. выходные сведения издания: По ГОСТ 7.4.
3.12. издание: По ГОСТ 7.60.
3.13. книжное издание: По ГОСТ 7.60.
3.14. журнальное издание: По ГОСТ 7.60.

ПЕРЕОДИЧЕСКИЕ ИЗДАНИЯ: ОРПРЕДЕЛЕНИЕ, ОСОБЕНОСТИ, ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ЧЕРТЫ, ВИДЫ.

Периодическим называется сериальное издание, выходящее через определенные промежутки времени, постоянным для каждого года числом номеров (выпусков), не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными, нумерованными и (или) датированными выпусками, имеющими одинаковые заглавия.

У периодических изданий много общего в их функциональном назначении. Их цель — оперативно, через установленные промежутки времени распространять информацию, адресованную определенному читателю. Общность функционального назначения периодики заключается в том, чтобы отражать события жизни общества, являющиеся актуальными с позиции текущего момента.

Беспрерывный выход периодических изданий позволяет постоянно и последовательно представить реальную действительность. Таким образом, каждый последующий выпуск издания может рассматриваться как продолжение предыдущих, с которыми он связан тематически, содержательно и по форме. Вместе с тем у каждого отдельно взятого выпуска имеются свои отличительные признаки как по тематике, так и по содержанию, а иногда и по форме.

Периодическая печать как исторический источник обладает следующими особенностями:

многообразие форм подачи информации, каждая из которых предполагает свои методы использования в исторических исследованиях;

– оперативность и периодичность опубликования информации;

– зависимость информационной политики от целей издателя;

– зависимость от цензурных ограничений.

Формы опубликования материалов в периодических изданиях:

– официальная информация о постановлениях органов власти, материалы съездов, конференций, сообщения информагентств;

– информационные материалы самого издания (хроники событий, репортажи корреспондентов, фоторепортажи);

– редакционные материалы (передовицы и редакционные статьи);

– аналитические материалы, т.е. авторские размышления по поводу событий (статьи, очерки, рецензии);

– художественно-публицистические материалы (фельетоны, стихи, памфлеты);

Опубликованные в периодических изданиях тексты и изображения могут принадлежать к разным видам источников: законодательные, делопроизводственные, статистические документы, материалы личного происхождения.

Виды периодических и продолжающихся изда­ний

№ п/п Издание Виды
Газета — общеполитическая газета; — специализированная газета; — специальный газетный выпуск
Журнал — общественно-политический журнал; — научный журнал; — научно-популярный журнал; — производственно-практический журнал; — популярный журнал; — литературно-художественный журнал; — реферативный журнал
Бюллетень — нормативный бюллетень; — справочный бюллетень; — рекламный бюллетень; — бюллетень-хроника; — бюллетень-таблица; — статистический бюллетень
Календарь — отрывной (перекидной) кален­дарь; — табель-календарь; — календарь книжного типа; — календарь знаменательных дат
Периодический сбор­ник — экспресс-информация; — научно-практический периоди­ческий сборник; — альманах
Продолжающийся сборник — сборник научных трудов; — альманах
Серия — серия периодическая; — серия продолжающаяся

Электронный документ.

Электронный документ – документ в цифровой форме, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения.

Электронное издание – электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.

(ГОСТ 7.0.83.2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу)

Электронные издания — документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях (Федеральный закон РФ от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» в редакции 11 июля 2011 г., ст. 5).

Фундаментальные свойства электронных документов:

1. Машиночитаемость (сегодня этот термин часто заменяют словами словами «электронный», «цифровой»).

2. Дискретность и конечность.

3. Однородность (состоящий из 1 и 0).

4. Зависимость от аппаратно-программного обеспечения.

5. Способность к совмещению разнородной информации (мультимедийные документы: одновременное использование текстовых данных, аудиофайлов, графических изображений).

6. Способность к клонированию (при копировании электронных документов абсолютно точно повторяется число битов информации, порядок и число байтов).

7. Принципиальная неиссякаемость при копировании (если механический штамп изнашивается, то при копировании информации ее первоначальное количество и качество не убывают).

8. Возможность дистанционного управления (удаленный доступ к компьютеру, электронная почта и т.д.).

9. Неодинаковая чувствительность к появлению ошибок.

10. Возможность самоконтроля и устранения ошибок.

11. Уязвимость (вирусы)

12. Составной характер.

КЛАССИФИКАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. По новизне публика ций 2. По природе основной инф-ции 3. По целевому назначению 4. По технологии распростра нения 5. По характеру взаимодейс твия с пользователем 6. По периодич ности 7. По повторности выпуска 8. По информационно-технологической конструкции 9. По способу установки 10. По структуре
а) Самостоя тельное а)Текстовое а)Официальное а) Локальное а) Детермини рованное а) Непериоди ческое а) Первичное а) Стандартные программно-технологические средства в электронном издании а)Воспроизведение издания без установки на жесткий диск компьютера а) Одно частное
б) Деривативное б)Изобрази тельное б)Научное б) Сетевого распространения б) Интерактивное (недетерминированное) б) Сериальное б) Повторное б)Специализированные (авторские) программно-технологич. средства в электрон. издании б)Воспроизведение издания с установкой на жесткий диск компьютера б) Много частное
в)Электрон ное в)Научно-популярное в) Комплексного распространения в) Версия электрон. издания
г)Мультиме дийное г) Практичес кое
д) Нормативное
е) Учебное
ж) Соц.-полит.
з) Справочное
и) Для досуга
к)Рекламное
л)Художественное
м)Информационное
Илон Маск рекомендует:  Что такое код ftp_rmdir

Структура документа, его основные реквизиты

Структура— относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Если понятие системы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

По своей структуре документ может быть простым (элементарным) или составным (сложным). Под простым документом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещенное на одном материальном носителе (автореферат диссертации, препринт, открытка).

Составной(сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

Существует деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

Монодокументсодержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка).Полидокументсостоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений; многотомник — документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений),серийное издание — периодическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т. п.).

Структура документа — это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каждый тип и вид документа. Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т. п. Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр —необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов.

Реквизиты документа— совокупность обязательных дан­ных о документе, установленных стандартом или положени­ем. Наличие реквизитов позволяет идентифицировать объект в социальной коммуникации.Различают реквизиты-основания, определяющие числовые данные (вес, количество, стоимость, номер, год) и реквизиты-признаки, представляющие в документе нечисловые данные (цвет, марка, фамилия автора, название).Основные реквизиты приводятся, как правило, в выходных сведениях документа.Набор и последовательность реквизитов для каждого вида документа свой. Однако для одновидовых документов он идентичен.

К основным реквизитам издания относятся: сведения об авторах и других лицах, участвующих в создании издания; заглавие(название) издания; надзаголовочные данные; подзаголовочные данные; нумерация; выходные данные, шифр хранения издания; индекс УДК; реферат, аннотация, комплексный книготорговый индекс-шифр; знак охраны авторского права; международные стандартные номера (188М; 181Ш); выпускные сведения. Состав реквизитов и их расположение зависят от вида издания.

Требования к структуре документов

Под структурой [8] документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании.

В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы, состоящие из одного или нескольких предложений. Наиболее простые документы могут состоять только из одного абзаца, а иногда – всего из одного предложения (например, сопроводительное письмо). В связи с последним замечанием уточним, что для большинства документов наиболее типична так называемая трехчастная структура, предполагающая деление текста на вводную, основную и заключительную части (рис. 3.1).

Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа. В основной части излагается суть освещаемого вопроса (по состоянию на дату подготовки документа). В заключительной части обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т. п. [10]

Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.

Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).

Рис. 3.1. Трехчастная структура документов

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.), а характеристики, выраженные словесно, – согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным (словосочетанием) в именительном падеже (табл. 3.1).

Таблица 3.1 Структура таблицы

Сравнительная характеристика структур наиболее распространенных видов документов представлена в табл. 3.2.


Таблица 3.2 Сравнительная характеристика структур распространенных видов документов

Новый ГОСТ для оформления документов

С 1 июля 2020 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

  • Единство документооборота;
  • Корректность и ясность изложения информации;
  • Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
  • Отделение главного от второстепенного;
  • Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

  1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
  2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
  3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
  4. Априори предпочтительно единство документооборота;
  5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
  6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Что описано в ГОСТе

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

  • Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
  • Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
  • Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
  • Подпись и печать на документе не должны сливаться;
  • В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
  • По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
  • Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
  1. Юридические лица – именительный (кто);
  2. Физические лица – дательный (кому);
  • Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
  • Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
  • Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Детально о ГОСТе для оформления документов

Шрифт

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
  • Соблюдение полей:
  1. 20 мм – верхнее и нижнее;
  2. 10 мм – правое;
  3. 20 мм – левое;
  4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
  • Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
  1. Межбуквенный интервал – обычный;
  2. Единичный пробел между словами;
  3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
  4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
  5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
  6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

  1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
  2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
  3. Название документа – вверху по середине листа;
  4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
  • Наименование компании;
  • Адрес регистрации;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Электронная почта, факс;
  • Иные контактные данные;
  1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

  • На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
  • При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
  1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).
  1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

  1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

  • По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;


Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

  1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
  2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

  • Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
  • Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
  • Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Суть заголовка документа

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

  • Выравнивание – по центру или левому краю;
  • Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Отсылка к другим документам

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

  1. Наименование;
  2. Номер правового акта;
  3. Дата его принятия;
  4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа

Обращение

Пример

Деловое письмо, служебная записка

От первого лица или третье лицо, единственное число

Отдел закупок направляет предложение;

Прошу принять меры;

От первого лица в единственном числе

Документ от имени коллегиального органа управления

От третьего лица (единственное число)

Собрание акционеров приняло решение

Третье лицо, множественное число

Выслушали, утвердили, решили, приняли

Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах

Третье лицо, любое число

Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

Некоторые нюансы

  1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
  2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

  1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
  2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
  3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
  4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
  5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
  6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • ФИО;
  • Контактный телефон;
  • Должность;
  • Электронная почта;
  1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
  3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • Согласовано, отказано, не возражаю;
  • ФИО;
  • Подпись;
  • Дата;
  1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементам

В первой части статьи[1] речь шла о документоведческом и юридическом подходах к формулированию правил оформления правовых актов. Были приведены определения понятия «юридическая техника», названы нормативные правовые акты различного уровня, в которых закреплены правила юридической техники.

Данная статья посвящена требованиям к структуре правового акта и его отдельным элементам, установленным в правилах юридической техники. Однако объем статьи не позволяет рассмотреть все эти требования, поэтому остановимся только на некоторых из них, по возможности сравнивая их с соответствующими положениями разработок, действующих в области делопроизводства. Особый интерес представляют также положения правил юридической техники, касающиеся отдельных аспектов оформления правовых актов, в которых материал изложен более подробно, чем в правилах, принятых в делопроизводстве.

Структура правового акта

Установление общей структуры правовых актов, а также структуры его текстовой части, в которой излагаются нормативные предписания, имеет принципиальное значение для выработки правил оформления этих актов. Как уже отмечалось, правовые дисциплины традиционно выделяют в правовых актах две составляющие: содержательную часть и реквизиты. Этот подход наиболее полно проявляется в законах субъектов Российской Федерации. Например, в Законе Ханты-Мансийского автономного округа от 25.02.2003 № 14-ОЗ «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (в ред. от 25.09.2008) сказано: нормативный правовой акт как документ состоит из содержательной части и реквизитов, образующих текст нормативного правового акта.

В региональных законах о правовых актах находит отражение и документоведческий подход к структуре правового акта, предполагающий его разделение на реквизиты, перечень которых установлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Так, в Законе Новосибирской области от 25.12.2006 № 80-ОЗ «О нормативных правовых актах Новосибирской области» (в ред. от 02.02.2009) определено, что нормативный правовой акт состоит из текста и иных реквизитов.

В правилах, утвержденных на федеральном уровне, деление правового акта на содержательную часть и реквизиты присутствует не в явном виде. В Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.12.2008), а также во многих подготовленных на их основе ведомственных правилах термин «содержательная часть правового акта» не используется. Вместе с тем в них устанавливается перечень обязательных реквизитов, в которые текст правового акта не включается, составляя отдельную самостоятельную часть правового акта.

Следует отметить, что в правилах юридической техники общая структура правового акта может вообще не освещается. В этом случае обычно сразу приводится структура его текстовой (содержательной) части. Например, в Законе Томской области от 07.03.2002 № 9-ОЗ «О нормативных правовых актах Томской области» (в ред. от 06.07.2007) указано, что структуру нормативного правового акта образуют, как правило, преамбула, основная (содержательная) часть, заключительные (переходные) положения.

В правилах, принятых федеральными ведомствами, также, в первую очередь, раскрывается структура текста правового акта. Например, в соответствии с Положением о порядке подготовки нормативных правовых актов Федеральной службы судебных приставов и направления их на государственную регистрацию (утверждены приказом ФССП России от 12.01.2006 № 3) текст проекта акта ФССП России должен состоять из двух частей: вступительной (преамбула) и распорядительной. Согласно Правилам подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации (утверждены приказом МВД России от 27.06.2003, в ред. от 20.09.2006) распорядительная часть имеет еще одно название – приказная часть.

Приведенное деление текста характерно и для разработок в области делопроизводства. В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536), например, текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Текстовая часть указов и распоряжений Президента РФ может подразделяться на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении – распорядительную часть).

Структурные элементы текста правовых актов, их обозначение и нумерация

Деление правового акта на структурные единицы упрощает пользование им, улучшает его внутреннее построение и систематизацию, осуществление ссылок, помогает быстро ориентироваться в материале.

Делопроизводственные правила и правила юридической техники имеют общий перечень структурных единиц, содержащихся в правовых актах. Порядок деления текстов документов освещается в инструкциях, правилах и других разработках в области делопроизводства. Так, порядок деления текстов проектов федеральных законов, правовых актов Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти подробно описан в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Установление и описание структурных единиц правового акта занимает заметное место в системе предписаний юридической техники. Приведем некоторые положения по этому вопросу, закрепленные в разработках федерального уровня.

Структурные элементы законодательных актов описаны в Методических рекомендациях по юридико-техническому оформлению законопроектов (Государственная Дума, 2003 г.), в соответствии с которыми используются следующие элементы (по нисходящей): раздел, глава, статья. Возможно деление крупных систематизированных законопроектов (например, проектов кодексов) на части, разделов на подразделы, глав на параграфы.

В Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации установлено, что нормативные предписания в правовом акте оформляются в виде пунктов, которые могут подразделяться на подпункты. Значительные по объему правовые акты могут делиться на главы. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Главы нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

В Правилах подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации указано, что текст правового акта может подразделяться на составные части:

  • в приказе и директиве – на пункты, подпункты и абзацы;
  • в уставе, положении, наставлении, инструкции, правилах и иных нормативных правовых актах – на главы, пункты, подпункты, абзацы.

В соответствии с Положением о порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России от 15.09.1997 № 519 (утверждено приказом Банка России от 15.09.1997 № 02-395, в ред. от 18.04.2002) текст нормативного акта Банка России может делиться на разделы, главы, пункты и подпункты. В случае необходимости текст может быть разделен на статьи, каждая из которых должна иметь собственное наименование.


Правила юридической техники, изложенные в законах субъектов Российской Федерации, во многом повторяют положения разработок, принятых на федеральном уровне. Например, в соответствии с законом Республики Мордовия от 21.02.2002 № 10-З «О правовых актах Республики Мордовия» (в ред. от 30.09.2008) содержательная часть правового акта может иметь следующие основные элементы:

4) статьи или пункты;

5) пункты статей или части пунктов.

Как правило, в законах содержится оговорка о том, что текст правового акта может иметь также иные структурные единицы, предусмотренные законодательством либо обусловленные особенностями оформления конкретного вида правовых актов.

В обобщенном виде установленные в правилах юридической техники требования к структурным элементам правовых актов можно описать следующим образом.

Структура правового акта и необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяются исходя из объема и содержания акта.

В законах нормы права излагаются в виде статей. В иных правовых актах правовые предписания приводятся в виде пунктов.

Статьи (пункты) могут иметь сложную структуру и включать в себя такие единицы, как части, подпункты, абзацы и др.

В тексте правового акта должно применяться единообразное деление:

  • частей в статьях – на пункты или абзацы;
  • пунктов в частях статей – на подпункты или абзацы.

Статьи (пункты) могут также объединяться в более крупные структурные единицы: главы и разделы.

В законопроектах разделы могут быть объединены в части. В исключительных случаях в крупных систематизированных законопроектах главы могут быть объединены в подразделы, а статьи – в параграфы.

Структурные элементы текста правового акта, за исключением преамбулы и пунктов правового акта, должны иметь заголовки.

Части правового акта обозначаются словами и могут иметь наименование.

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

  • может иметь наименование:
  • либо может обозначаться (в кодексах) следующим образом:

Обозначение и наименование части законопроекта печатается прописными буквами полужирным шрифтом по центру страницы одно под другим.

  • порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами;
  • наименование.

Обозначение и наименование раздела включает само слово «Раздел», печатается прописными буквами полужирным шрифтом по центру страницы одно под другим, например:

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

  • порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами;
  • наименование.

Обозначение подраздела включает само слово «Подраздел», печатается с прописной буквы и абзацного отступа.

Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка, например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

  • порядковый номер, обозначаемй арабскими цифрами;
  • наименование.

Обозначение главы включает само слово «Глава», печатается с прописной буквы и абзацного отступа.

Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка, например:

Глава 10. Правила юридической техники

  • знак §;
  • порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами;
  • наименование.

Наименование параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка, например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статья законопроекта является его основной структурной единицей и имеет:

  • порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами;
  • наименование, но в исключительных случаях оно может отсутствовать.

Заголовок статьи включает слово «Статья», которое пишется с прописной буквы, затем приводятся порядковый номер, после которого ставится точка, и наименование статьи с прописной буквы, например:

Статья 19. Порядковые номера и заголовки структурных элементов текста нормативного правового акта

Статьи (например, в законах об изменении или признании утратившими силу ранее принятых законов, о введении в действие законов и т.д.) могут не иметь наименований. В этом случае точка после номера статьи не ставится и текст статьи начинается с нового абзаца с прописной буквы и абзацного отступа.

Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаются арабскими цифрами с точкой. Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (не более пяти). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в законопроекте.

Деление частей в статье либо частей в разных статьях одного законопроекта и на пункты, и на абзацы, которые в тексте частей будут следовать после двоеточия, не допускается. Деление пунктов в частях статьи либо в разных статьях одного законопроекта и на подпункты, и на абзацы, которые в тексте пункта будут следовать после двоеточия, не допускается.

Нумерация структурных элементов правового акта должна быть сквозной в пределах всего правового акта. Недопустима, например, отдельная нумерация статей каждой главы.

Разделы и подразделы нумеруются римскими цифрами. Главы, параграфы, статьи (пункты) правового акта должны иметь порядковые номера в виде арабских цифр с точками после них. В правилах юридической техники в настоящее время нет единства в части использования римских и арабских цифр при нумерации глав правового акта.

В случае необходимости включения в текст правового акта дополнительных структурных элементов и невозможности при этом сохранения сквозной нумерации допускается присвоение таким структурным элементам порядковых номеров предшествующих структурных элементов того же вида с добавлением через дефис либо точку дополнительных порядковых номеров начиная с первого (например, статья 5.1, пункт 3.1, подпункт «б.1»). Например, включение в Закон Тульской области от 14.12.1994 № 4-ЗТО «О законах области» (в ред. от 18.07.2008) дополнительной статьи (7-1) так отразилось на структуре закона:

Статья 7. Реквизиты законопроекта

Статья 7-1. Подготовка законопроекта к рассмотрению

Статья 8. Право субъекта законодательной инициативы на отзыв внесенного им законопроекта

Новым структурным элементам, включаемым в текст нормативного правового акта после последнего структурного элемента того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последнего (например, в статье последней частью была часть 3 – дополнить частью 4; в части последним пунктом был пункт 3 – дополнить пунктом 4 и т.д.).

Следует отметить, что наличие в структуре правового акта большого количества элементов, использование для их обозначения и нумерации арабских и римских цифр, букв, знака параграфа, дефиса создает неудобства при автоматизированной обработке информации. Разработчики некоторых законов субъектов Российской Федерации также отказались от этой громоздкой системы. Например, в соответствии с Законом Томской области «О нормативных правовых актах Томской области» разделы, главы, статьи (пункты) нормативного правового акта должны, а части нормативного правового акта могут иметь порядковые номера в виде арабских цифр с точками после них. Более простая система обозначения и нумерации структурных элементов закреплена в настоящее время в правилах оформления национальных стандартов.

Реквизиты правового акта

Правила оформления документов, принятые в делопроизводстве, исходят из того, что документ состоит из отдельных элементов – реквизитов. Перечень 30 реквизитов организационно-распорядительных документов закреплен в ГОСТ Р 6.30-2003.

Как уже отмечалось, в правилах юридической техники под реквизитами правового акта понимаются элементы правового акта, не входящие в его содержательную часть и не содержащие регулятивных положений, предназначенные для отражения юридических свойств и идентификации правового акта. Согласно правилам юридической техники реквизиты отражают важнейшие юридические свойства правового акта, связанные с его статусом и принятием. Основное идентифицирующее значение для правового акта имеют заголовок, дата принятия и номер акта. Например, вид правового акта позволяет судить о юридической силе правового акта, а дата его принятия дает возможность установить приоритет между двумя правовыми актами одного вида.

Илон Маск рекомендует:  Что такое код mailparse_stream_encode

Состав реквизитов правовых актов различается в зависимости от вида правового акта. Вместе с тем можно установить реквизиты, обязательные для правовых актов любых видов. В этой связи правила юридической техники могут содержать:

  • единый перечень реквизитов, обязательных для всех видов правовых актов, издаваемых органами управления определенного уровня;
  • отдельные перечни реквизитов для правовых актов определенного вида.

Например, единый перечень реквизитов для правовых актов, издаваемых федеральными органами исполнительной власти, приводится в Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации:

наименование органа (органов), издавшего акт;

наименование вида акта и его название;

дата подписания (утверждения) акта и его номер;

наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

В законах субъектов Российской Федерации также устанавливаются перечни реквизитов, единые для всех правовых актов этого уровня. Однако и в этом вопросе в региональных законах нет единообразия. Например, в Законе Ярославской области от 07.03.2001 № 16-З «О правовых актах Ярославской области» (в ред. от 07.10.2008) установлено, что правовые акты Ярославской области имеют следующие реквизиты:

наименование (вид и название) правового акта;

наименование органа, принявшего акт;

дата подписания правового акта и его номер;

должность и фамилия лица, уполномоченного подписывать соответствующий правовой акт.

В соответствии с Законом Челябинской области от 30.05.2002 № 87-ЗО «О нормативных правовых актах Челябинской области» (в ред. от 29.11.2007) официальный текст нормативного правового акта области должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) полный герб Челябинской области в многоцветном варианте;

2) полное наименование уполномоченного органа государственной власти области, принявшего нормативный правовой акт Челябинской области (кроме законов области);

3) наименование вида нормативного правового акта области;

4) наименование нормативного правового акта области, обозначающее предмет регулирования;

5) дата принятия;

6) регистрационный номер;

7) подпись лица, уполномоченного подписывать соответствующий нормативный правовой акт области.

Закон Ханты-Мансийского автономного округа «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» называет печать в числе обязательных реквизитов правового акта:

1) герб автономного округа;

2) полное наименование органа, принявшего акт;

3) наименование вида нормативного правового акта;

4) заголовок, обозначающий предмет регулирования;

5) регистрационный номер;

6) дата и место принятия (в отношении законов автономного округа – дата подписания принятых законов Губернатором автономного округа);

7) наименование должности, фамилия (Ф.И.О.) и подпись полномочного лица;

Во многих законах субъектов Российской Федерации можно найти примеры установления перечней обязательных реквизитов для отдельных видов правовых актов. Так, Закон Свердловской области от 10.03.1999 № 4-ОЗ «О правовых актах в Свердловской области» (в ред. от 19.11.2008) включает следующие статьи:

Статья 25. Реквизиты законов Свердловской области

Статья 26. Реквизиты постановлений палат Законодательного Собрания

Статья 27. Реквизиты правовых актов Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области

Статья 28. Реквизиты правовых актов областных и территориальных исполнительных органов государственной власти Свердловской области и государственных органов Свердловской области, не относящихся к числу органов государственной власти Свердловской области

Статья 29. Реквизит нормативного правового акта Свердловской области, утвержденного другим нормативным правовым актом Свердловской области

Например, в ст. 27 установлено, что указы и распоряжения Губернатора Свердловской области, постановления и распоряжения Правительства Свердловской области должны иметь следующие реквизиты:


1) изображение герба Свердловской области (на подлиннике правового акта);

2) обозначение вида правового акта, выраженное словами «Указ Губернатора Свердловской области», «Распоряжение Губернатора Свердловской области», «Постановление Правительства Свердловской области» или «Распоряжение Правительства Свердловской области»;

3) дату принятия правового акта;

4) номер правового акта;

5) место принятия правового акта, в качестве которого указывается город Екатеринбург;

6) подпись уполномоченного лица, включающую полное наименование его должности, его личную подпись (только на подлиннике правового акта), его инициалы и фамилию.

Наименование правового акта

ГОСТ Р 6.30-2003 применительно к организационно-распорядительным документам предусматривает реквизит «Заголовок к тексту». В правилах юридической техники используется другой термин – «наименование правового акта» (или «название правового акта»). Некоторые региональные законы относят наименование правового акта к структурным элементам содержательной части правового акта. В других законах наименование правового акта называется в числе реквизитов и в содержательную часть не включается. Следует обратить внимание на то, что в законах, принимаемых в виде кодексов, обозначение вида правового акта и его наименование объединяются, например: Кодекс Чукотского автономного округа о нормативных правовых актах.

Требования к наименованию правового акта, установленные в правилах юридической техники, сходны с требованиями, предъявляемыми в делопроизводственных правилах к заголовку к тексту. Наименование правового акта должно отражать его содержание и предмет правового регулирования. Оно должно быть кратким, точным и максимально информационно насыщенным.

Как отмечается в Методических рекомендациях по юридико-техническому оформлению законопроектов, законодательные акты со сложными и неоправданно длинными наименованиями загромождают законодательство, затрудняют систематизацию и понимание законодательных актов. Особенно они неудобны при ссылках на них в других нормативных правовых актах, актах применения права, документах, статьях и т.д.

В делопроизводстве правила оформления дат определяет ГОСТ Р 6.30-2003, в соответствии с которым дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять так: 05.06.2009. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (05 июня 2009 г.), а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (2009.06.05).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти повторяет все приведенные положения стандарта, за исключением последнего, когда в цифровом обозначении даты сначала указывается год (2009.06.05).

При написании даты в реквизитах документа с применением словесно-цифрового способа после написания цифр соответствующего года используется обозначение «г.», при цифровом способе данное обозначение не применяется.

Правила юридической техники также предусматривают использование указанных способов оформления дат. Однако, если в делопроизводственных правилах словесно-цифровой способ «допускается», то в правилах юридической техники он имеет приоритет. Более того, в законах даты могут оформляться только таким способом. Например, в Законе Республики Мордовия от 21.02.2002 № 10-З «О правовых актах Республики Мордовия» (в ред. от 30.09.2008) указано: «Оформление дат в законах Республики Мордовия цифровым способом не допускается».

Правила юридической техники иначе подходят и к написанию слова «год» при датах. Во-первых, при использовании словесно-цифрового способа оформления даты слово «год» не сокращается; во-вторых, оно используется (с сокращением до первой буквы) и при цифровом обозначении даты.

Например, правила оформления дат сформулированы в Законе Свердловской области «О правовых актах в Свердловской области» следующим образом: «Даты в содержательной части законов Свердловской области, реквизитах и официальных обозначениях законов Свердловской области и иных нормативных правовых актов Свердловской области оформляются словесно-цифровым способом в следующей последовательности – день месяца (арабскими цифрами), месяц (словом в соответствующем падеже), год (арабскими цифрами) с добавлением слова «год» в соответствующем падеже без сокращения. Даты в правовых актах в иных случаях могут оформляться цифровым способом в следующей последовательности – день месяца и месяц (обозначенные двумя парами цифр с точками, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами) с добавлением слова «год» с его сокращением до первой буквы с точкой».

Приложения к правовому акту

Приложения являются неотъемлемой составной частью правового акта и имеют одинаковую с ним юридическую силу. В качестве приложения к правовому акту может выступать документ, который утверждается (вводится в действие) этим правовым актом: устав, регламент, положение, правила, инструкция и др. Например, Закон Новосибирской области «О нормативных правовых актах Новосибирской области» имеет приложение «Правила юридико-технического оформления проектов законов Новосибирской области». Как приложения к правовому акту могут оформляться также материалы в виде перечней, таблиц, образцов документов, графиков, схем, бланков и т.д. Если к правовому акту имеется несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами.

В Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации о приложениях к правовому акту сказано очень мало. В Правилах указано, что если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. В Разъяснениях о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88) также говорится о том, что на приложении указывается, каким документом оно утверждено.

В Положении о порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России установлено, что о наличии приложений должна быть сделана ссылка в тексте нормативного акта. Приложение должно содержать отметку по форме:

к (название нормативного акта Банка России

Отметка должна располагаться в правом верхнем углу приложения. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера (без знака «№»).

В соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов обозначение приложения располагается в правом верхнем углу страницы после текста законопроекта. Приложения нумеруются арабскими цифрами также без указания знака «№». Например:

к Федеральному закону «О ___»

Этот знак не указывается и при ссылках на приложения в тексте законопроекта, например: согласно приложению 4 к Федеральному закону.

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с Методическими рекомендациями в обозначение приложения регистрационный номер и дата подписания законопроекта не включаются.

Законы субъектов Российской Федерации, как правило, повторяют положения Методических рекомендаций об оформлении приложений. Они также не предусматривают указания знака «№» на приложениях и при ссылках на приложения в тексте правового акта. Указанные законы, как правило, также не включают в обозначение приложения к законопроекту регистрационный номер и дату подписания законопроекта. Например:

к Закону Орловской области

«О правотворчестве и нормативных

правовых актах Орловской области»

юридико-технического оформления проектов

нормативных правовых актов

В одних субъектах Российской Федерации законы распространяют это правило и на приложения ко всем другим правовым актам, а не только к законопроектам. Например, в законе Республики Мордовия «О правовых актах Республики Мордовия» указано: обозначение приложения с наименованием правового акта, составной частью которого оно является, располагается в правом верхнем углу страницы после текста правового акта без указания на регистрационный номер и дату подписания правового акта.

В других субъектах Российской Федерации законы предусматривают указание рассматриваемых сведений. Например, в законе Курганской области от 08.10.2004 № 444 «О нормативных правовых актах Курганской области» (в ред. от 10.11.2008) определено следующее: на первом листе в верхнем правом углу приложения указываются: слово «Приложение», номер приложения (если их несколько), форма, дата, номер и название нормативного правового акта.

Можно сказать, что в вопросе оформления приложений правила юридической техники в основном близки к правилам, принятым в области делопроизводства. Однако у этих правил могут быть и различия в части указания в обозначении приложения даты, номера, наименования правового акта, к которому относится приложение. По-разному решается вопрос и с указанием знака «№» в обозначении приложения и в ссылке на приложение. В настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предусматривают проставление этого знака, хотя еще несколько лет назад предыдущие версии стандарта и инструкции предписывали этот знак не ставить. Кроме того, Типовая инструкция предусматривает еще один вариант оформления обозначения приложения, который редко встречается в правилах юридической техники. Согласно Типовой инструкции допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

к приказу Минкультуры России

от 18.03.2005 № 234

Официальные и неофициальные тексты правовых актов

В правилах юридической техники используется классификация, позволяющая разграничивать официальные и неофициальные тексты правовых актов. Например, в соответствии с законом Ханты-Мансийского автономного округа «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» различают следующие виды текстов правового акта:

  1. подлинный текст нормативного правового акта (оригинал нормативного правового акта) – эталонный экземпляр текста нормативного правового акта, оформляемый, как правило, в одном экземпляре;
  2. официально опубликованный текст нормативного правового акта – текст, опубликованный в источниках официального опубликования в порядке, установленном Уставом автономного округа и настоящим Законом;
  3. заверенная копия нормативного правового акта – совпадающий с подлинником текст нормативного правового акта, заверенный печатью органа, принявшего акт (копии законов автономного округа заверяются печатью Думы автономного округа или Губернатора автономного округа);
  4. неофициально опубликованный текст нормативного правового акта – текст, опубликованный в источниках, не относящихся к числу источников официального опубликования нормативных правовых актов;
  5. незаверенная копия нормативного правового акта – совпадающий с подлинником текст нормативного правового акта, не заверенный печатью органа, принявшего акт.

Тексты нормативного правового акта, указанные в подп. 1–3, признаются официальными текстами, на основании которых осуществляется правотворческая и правоприменительная деятельность.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия правового акта, то в тексте дается вступительная часть – преамбула. Преамбула – самостоятельная часть правового акта, но она не является обязательной. Преамбула может состоять из абзацев.

  • не имеет наименования;
  • не содержит нормативных предписаний;
  • не нумеруется;
  • не делится на статьи;
  • не содержит ссылки на другие правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с изданием правового акта;
  • не содержит определения каких-либо понятий;
  • не формулирует предмет регулирования правового акта;
  • не нумеруется.

Структурные единицы правового акта не могут иметь преамбулу.

Требования к текстам правовых актов

Требования к текстам правовых актов, изложенные в правилах юридической техники, в основных своих положениях сходны с требованиями к текстам, которые закреплены в разработках по делопроизводству. Например, Закон Республики Мордовия «О правовых актах Республики Мордовия» так формулирует основные требования к изложению правового акта:

1) изложение нормативного правового акта должно быть логически последовательным;

2) в содержании нормативного правового акта должна быть обеспечена полнота правового регулирования;

3) изложение нормативных положений, регулирующих однотипные правоотношения, должно быть единообразным;

4) термины в нормативном правовом акте должны употребляться в одном общепринятом или установленном законодательством значении, для обозначения одного и того же объекта (явления) должен употребляться один термин;

5) в нормативном правовом акте должно быть обеспечено единство понятий и терминологии с понятиями и терминологией, используемыми в федеральном законодательстве;

6) нормативные определения целесообразно давать только в тех случаях, когда без них невозможно или затруднительно правильное понимание соответствующих терминов или нормативного правового акта в целом.

Можно выделить ряд требований, которые являются типичными для правил юридической техники.

Текст правового акта должен соответствовать правилам современного русского литературного языка с учетом функционально-стилистических особенностей текстов нормативных правовых актов.

Изложение нормативного правового акта должно быть логичным, кратким и ясным, обеспечивающим простоту и доступность понимания, исключающим двоякое толкование.

Не допускается употребление сложных фраз, образных сравнений, эпитетов и метафор, а также устаревших и многозначных слов и выражений.

Слова и выражения в правовых актах используются в значении, обеспечивающем их точное понимание и единство с терминологией, применяемой в федеральном законодательстве.

В правовом акте даются определения используемых в нем юридических, технических и других специальных терминов, если без этого невозможно или затруднено его понимание.

Не допускается обозначение в правовых актах разных понятий одним термином или одного понятия разными терминами, если это специально не оговаривается в данном правовом акте.

Использование в нормативных правовых актах новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.

Употребление аббревиатур возможно лишь при условии их первоначальной расшифровки.

Формирование перечня (объектов, полномочий, в случае иных перечислений) в правовом акте должно определять его вид (исчерпывающий или примерный).

В случае закрепления в правовом акте условий, все из которых должны быть выполнены, не допускается использование союза «или». При перечислении условий, из которых достаточно выполнения лишь одного, не допускается использование союза «и».

В правила юридической техники включаются положения, определяющие написание некоторых наименований. В них, например, указывается, что наименования субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, государственных органов Российской Федерации и государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций, а также географические наименования и иные имена собственные пишутся в правовых актах с прописной буквы.

В правилах юридической техники содержатся положения, касающиеся использования примечаний. Включение в правовой акт примечаний к статьям, главам, разделам, иным структурным элементам и правовому акту в целом не допускается. Такого рода положения включаются в правовой акт в качестве самостоятельных статей или непосредственно в текст того структурного элемента, к которому они относятся.

Зачем нужна лингвистическая экспертиза?

Следует отметить, что в правилах юридической техники встречаются положения, которые, на наш взгляд, сформулированы не совсем удачно. Приведем примеры.

«В тексте нормативного правового акта (за исключением преамбулы) не могут быть использованы общие рассуждения, лозунги, призывы, декларации» (закон Карачаево-Черкесской Республики от 02.12.2002 № 48-РЗ «О нормативных правовых актах Карачаево-Черкесской Республики», в ред. от 24.06.2008).

Почему для преамбулы сделано исключение? Понятие «общие рассуждения» может иметь весьма негативный оттенок (рассуждения не имеющие отношения к делу, сути вопроса).

«В правовых актах Ленинградской области не допускаются:

употребление иностранных слов, значение которых не определено в толковых или иных словарях, а также нецензурной лексики, образных сравнений, эпитетов и метафор…» (закон Ленинградской области от 11.12.2007 № 174-ОЗ «О правовых актах Ленинградской области»).

Чем вызвано упоминание о нецензурной лексике? Уже были попытки излагать правовые акты с ее использованием или о ней сказано на всякий случай, учитывая снижение языковой культуры в целом?

Устранить нарушения требований к тексту правового акта, допущенные разработчиками проекта этого акта, позволяет лингвистическая экспертиза. О ней говорят многие региональные законы. Так, Закон Нижегородской области от 10.02.2005 № 8-З «О нормативных правовых актах в Нижегородской области» (в ред. от 25.12.2008) дает следующее определение: лингвистическая экспертиза – оценка на основе анализа языка и стиля текстов правовых актов их стилистического качества, соответствия нормам современного русского литературного языка с учетом функционально-стилистических особенностей юридических текстов, их типологической специфики, редакционно-технических правил и нормативов; редакционно-техническая доработка текстов правовых актов.

Воспроизведение в правовом акте положений других правовых актов, оформление ссылок

Отдельно хотелось бы сказать о воспроизведении в правовом акте положений других правовых актов, а также об оформлении ссылок, поскольку в правилах юридической техники этот материал обычно излагается более подробно, чем в делопроизводственных правилах.

Согласно правилам юридической техники в случае необходимости для обеспечения системности, полноты и ясности правового регулирования в правовом акте могут воспроизводиться отдельные положения из другого нормативного правового акта, более высокой юридической силы, без смыслового искажения, со ссылкой на такой акт.

Воспроизведение в тексте правового акта положений других правовых актов допускается только в исключительных случаях. Кроме того, могут быть ограничения на цитирование даже нормативных правовых актов более высокой юридической силы. Например, закон Челябинской области «О нормативных правовых актах Челябинской области» содержит следующее положение: в нормативных правовых актах области воспроизведение положений федеральных нормативных правовых актов по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации допускается в исключительных случаях, если необходимо показать взаимную связь нормативных предписаний. Воспроизведение положений федеральных нормативных правовых актов по предметам ведения Российской Федерации в нормативных правовых актах области не допускается.

Ссылки (отсылки) в правовом акте на его структурные элементы, а также на иные действующие правовые акты или их структурные элементы применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь нормативных положений либо избежать их повторов. Ссылки можно делать только на вступившие в силу (введенные в действие) правовые акты. Ссылки на утратившие силу правовые акты и проекты правовых актов недопустимы.

В Методических рекомендациях по юридико-техническому оформлению законопроектов указано, что ссылки в законодательных актах могут даваться на законодательные акты высшей или равной юридической силы. Ссылки на конкретные нормативные правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные единицы не допускаются (например, ссылка в законодательном акте на конкретное постановление Правительства Российской Федерации). В тексте законопроекта недопустимы ссылки на нормативные предписания других законодательных актов, которые, в свою очередь, являются отсылочными.

Следует отметить, что некоторые законы субъектов Российской Федерации допускают отсылки к правовым актам низшей юридической силы. Например, в Законе Новосибирской области «О нормативных правовых актах Новосибирской области» установлено, что в правовых актах применяются следующие виды ссылок (отсылок):

1) ссылки на правовые акты более высокой юридической силы;

2) отсылки в структурных элементах правового акта к другим структурным элементам данного правового акта;

3) отсылки к правовым актам низшей юридической силы, которые устанавливают правовое регулирование по конкретным вопросам.

Порядок использования ссылок в проектах законов подробно описан в Методических рекомендациях по юридико-техническому оформлению законопроектов. Так, в Методических рекомендациях определено, что при необходимости сделать ссылку в законопроекте на законодательный акт указываются следующие реквизиты в последовательности: вид законодательного акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование законодательного акта, например: регулируются Федеральным законом от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

Вид конкретного законодательного акта указывается с прописной буквы.

При неоднократных ссылках на один и тот же законодательный акт при первом его упоминании применяется следующая форма: в соответствии с Федеральным законом от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (далее – Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации»).

При ссылке на законодательный акт, который полностью был изложен в новой редакции, указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид законодательного акта и его наименование, а в скобках – вид законодательного акта, дата подписания и регистрационный номер законодательного акта, полностью изложившего данный законодательный акт в новой редакции, например: в соответствии с Законом Российской Федерации «О недрах» (в редакции Федерального закона от 3 марта 1995 года № 27-ФЗ).

Ссылки на Конституцию Российской Федерации оформляются следующим образом: в соответствии с частью 1 статьи 5 Конституции Российской Федерации.

При ссылке на кодекс дата подписания и регистрационный номер кодекса не указываются: в соответствии с частью второй Гражданского кодекса Российской Федерации.

При ссылках на конкретную статью кодекса, состоящего из нескольких частей, номер части кодекса не указывается: в соответствии со статьей 924 Гражданского кодекса Российской Федерации.

При необходимости дать ссылку не на весь законодательный акт, а только на его структурную единицу сначала указывается эта конкретная единица (начиная с наименьшей): регулируются пунктом 4 части 2 статьи 10 Федерального закона от. №. «. ».

Обозначения разделов, глав, статей, частей, пунктов печатаются цифрами, обозначения подпунктов – строчными буквами русского алфавита в кавычках, например:

подпункт «а.2» пункта 2 части 1 статьи 5

подпункт «в» пункта 1 части 2 статьи 5

разделы III и IV

Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами:

абзац второй части 1 статьи 1

в соответствии с абзацем первым части 1 статьи 1

При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.

Ссылки на структурные единицы одного и того же законодательного акта оформляются следующим образом:

содержащиеся в главе 3 настоящего Федерального закона

в связи с положениями настоящей главы

в соответствии с частью 1 статьи 5 настоящего Кодекса

в соответствии с частью 3.2 статьи 5 настоящего Федерального закона

в соответствии с пунктом 1 части 1 настоящей статьи

в соответствии с пунктом 2.1 части 4 статьи 5 настоящего Федерального закона

в соответствии с подпунктом «а.1» пункта 2 части 3 статьи 5 настоящего Федерального закона

регулируется подпунктом «б» пункта 2 части 3 статьи 5 настоящего Федерального закона

содержащиеся в параграфе 2 настоящей главы

В Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации и Разъяснениях о применении Правил большое внимание уделяется требованиям о необходимости указания официального источника опубликования правового акта, положения которого воспроизводятся или на который делается ссылка, а также сведений о государственной регистрации нормативных правовых актов. Речь идет о таких официальных источниках опубликования федеральных нормативных правовых актов, как «Российская газета», Собрание законодательства Российской Федерации, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации и др.

В случае воспроизведения в правовом акте положений иных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, подлежащих государственной регистрации, либо ссылки на них необходимо указывать их наименование, полное наименование органа власти, издавшего (принявшего) акт, дату издания, номер, а также регистрационный номер, присвоенный им Минюстом России при государственной регистрации, и дату этой регистрации.

В случае воспроизведения в правовом акте положений актов федеральных органов исполнительной власти, признанных не нуждающимися в государственной регистрации (не требующих государственной регистрации), либо ссылки на них необходимо указывать их наименование, полное наименование федерального органа исполнительной власти, издавшего (принявшего) акт, дату издания (принятия), номер, а также дату и номер письма Министерства юстиции Российской Федерации, которым акт признан не нуждающимся в государственной регистрации (не требующим государственной регистрации).

Ссылка на акт, не нуждающийся в государственной регистрации (не требующий государственной регистрации), не направлявшийся ранее на государственную регистрацию, возможна в случае одновременного направления его в Минюст России.

Ссылка в поступившем на государственную регистрацию акте на нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, иного органа (организации), не прошедший государственную регистрацию, не допускается.

Правила юридической техники и правила оформления документов, принятые в делопроизводстве, в части своих положений совпадают, а в части – расходятся. Так сложилось исторически. Вместе с тем практика применения указанных правил показывает необходимость преодоления этих расхождений, проведения их унификации с целью устранения устаревших и неоправданно сложных положений. Выработка единых правил оформления правовых актов, ориентированных на применение современных информационных технологий, позволит повысить эффективность работы с этими документами на всех стадиях их создания и применения

[1]Чуковенков А.Ю. Юридическая техника и правила оформления документов // Секретарь-референт. 2009. № 2. С. 17–21.

А.Ю. Чуковенков,
канд. ист. наук, заместитель директора Учебно-методического центра
документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»

Модуль 3. Організація створення документів

10 Виды структур документа и его реквизиты

Характеристика видов документов в соответствии со структурой

. Структура документа — это относительно устойчивый способ организации фоновый системы

Если система охватывает самые составляющие того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то структура отличается такими его качествами, как устойчивость, стабильнис во всего объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних и внутренних усло.

Пока сохраняется структура, до тех пор и сохраняется система в целом. Разрушение или преобразование структуры документа может привести к существенной перестройке или его гибели

Так, условно в соответствии со структурой различают следующие виды текстовых документов: простой документ, сложный документ, полидокумент, монодокумент

Характеристика видов документов в соответствии со структурой представлена ??в таблице 31

. Таблица 31. Характеристика видов документов в соответствии со структурой

Название вида

Общая характеристика

Отдельный оконченное произведение, целостность которого определяется его содержанием и логичностью изложения, зафиксирован на отдельной (единственной) единицы материального носителя сообщение, размещенное на одном мате альном носителе (служебное письмо, заявление, автобиография и т.д.

Завершен творение, которое состоит из двух или более частей, объединенных одной общей темой, проблемой, целью или его автором, И зафиксирован на нескольких материальных носителях

Документ, содержащий одно произведение (монография, учебник, карта, открытка)

Документ, содержащий несколько произведений (многотомное издание, периодическое издание, продолжающееся издание) Как правило, имеет нумерацию или датирования и выдается в однотипном оформлении

Разделение документов на простые и сложные, моно — и полидокументы считается условным, поскольку одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях: листах, страницах, томах, выпусках тощ.

Структура документа — это материальная конструкция, состоящая из определенного количества элементов, взаимосвязь между которыми дает ему возможность существовать как системе. Структура позволяет отличить книгу от ж журнала, пластинку от дискеты и т.д., то есть идентифицировать каждый тип и вид документа.

Поскольку официальный документ должен отвечать определенным требованиям и быть соответствующим образом оформленным с целью его дальнейшего использования и хранения, то большинство из его подсистем регламентированы ста андартамы, объяснениями, инструкциями и т.д.. Каждый вид служебного документа имеет свой типовой формуляр или формуляр-образец — необходимые сведения о документе, которые служат его основою.

Внешняя и внутренняя структура документа

. Внешняя построение документа — это внешняя конструкция документа, позволяющего идентифицировать его как тот или иной вид

Главной задачей внешнего вида документа (кроме электронного) является предоставление ему такой формы, которая бы вызвала у пользователей заинтересованность в получении информации

Для служебного документа — это его бланк в качестве носителя информации. В зависимости от размеров бланка и качества его изготовления принимается решение о дальнейшей работе с ним

Для картографических изданий основными элементами внешнего оформления является его носитель, титул, пенал для хранения и т.п.

Кинодокументы могут иметь такой состав внешних элементов: короб, бобина, кинолента, этикетка с названием и т.д.

Книжное издание имеет следующий состав внешних элементов: обертка, суперобгортка, переплет, книжный блок, форзац, корешок, футляр и т.д.

Музыкальный документ отличается составом внешних элементов. Это может быть, например, отдельная грампластинка или диск и его упаковки: внешний конверт или коробка, внутренний конверт или полиэтиленовый па. Акер; листы-вкладыши с сопроводительным текстовым материалом тощо.

. Внутренняя структура документа — это его внутреннее строение, совокупность связанных между собой элементов и частей, которые позволяют более эффективно выполнять поисковую деятельность, воспринимать и использовать информацию, которая в нем мес ститься. Эта информация объединяет документ в одно целое и подчиняет его внутренние компоненты один одному.

Состав внутренних структурных элементов и частей документа в большинстве случаев определяется его видом

Например, организационно-распорядительные документы имеют такую ??внутреннюю структуру:

— заголовок с наименованием автора;

— наименование документа (кроме официальных писем);

— текст с приложениями;

Издание может содержать следующие элементы и части:

Диафильм, как разновидность кинофотофонодокументов может отличаться элементами, на которых располагаются: выходные сведения, сведения о количестве кадров, их цвет и размер, количество роликов, продолжительность дем монстрации; стоимость тощ.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Кодинг, CSS и SQL