Организация данных с помощью таблиц


Содержание

Организация данных с помощью таблиц

Последний компонент HTML и предпоследний урок из книги Шэя Хоу «Уроки по HTML и CSS». Сайт styles Conference, который мы делали почти десять уроков, полностью завершён и в книге осталось поставить только последнюю точку.

Ну и чтоб два раза не вставать, обращаю ваше внимание, что теперь между разделами книг на webref.ruможно переходить кнопками Ctrl+стрелки влево и вправо.

Отправить сообщение об ошибке
Если нашли ошибку в тексте выделите ее мышкой и нажмите сочетание клавиш Ctrl+ENTER, укажите правильный текст без ошибки.

Урок 25
Базы данных в электронных таблицах

§ 5.1. Базы данных в электронных таблицах

Содержание урока

5.1. Базы данных в электронных таблицах

5.1. Базы данных в электронных таблицах

Базы данных. Для упорядоченного хранения и обработки связанных между собой данных используются базы данных.

База данных представляет собой определенным образом организованную совокупность данных некоторой предметной области, предназначенную для хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения.

Табличная форма представления баз данных. Базы данных удобно представлять в виде таблицы. В строке таблицы размещаются значения свойств одного объекта, а столбец таблицы хранит значения определенного свойства всех объектов. Например, в базе данных «Записная книжка» в каждой строке таблицы содержится информация об определенном человеке, а значения его «свойств» Фамилия, Телефон, E-mail хранятся в различных столбцах (табл. 5.1).

Таблица 5.1. База данных «Записная книжка» в табличной форме

Столбцы табличной базы данных называют полями. Каждое поле имеет имя и может хранить данные определенного типа (текст, число, дата/время и т. д.). В базе данных «Записная книжка» полями являются № (число), Фамилия, Телефон и E-mail (текст).

Строки таблицы являются записями об объектах. Строка хранит набор значений, содержащихся в полях базы данных. Записи можно нумеровать с использованием счетчика (поле №) — это позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице.

Так, в базе данных «Записная книжка» содержится три записи, в каждой из которых хранятся значения четырех свойств.

Достоинством табличного представления базы данных является возможность видеть одновременно несколько записей. Однако если база данных содержит много полей, а значения полей содержат много символов, то не очень удобно осуществлять ввод, просмотр и редактирование записей.

Представление записей базы данных с помощью формы. Для поочередного ввода, просмотра и редактирования записей базы данных часто используется форма. Форма позволяет последовательно отображать записи в удобном для пользователя виде.

Обычно на форме размещаются надписи, являющиеся именами полей базы данных, и поля, в которых отображаются данные выбранной записи базы данных (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Первая запись базы данных «Записная книжка», отображенная на форме

В процессе создания формы можно указать, какие поля базы данных включить в форму и как расположить поля в окне формы. Пользователь может подобрать подходящий дизайн формы (размер и цвет) надписей, текстовых полей и самой формы.

Системы управления базами данных (СУБД). Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами — системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать собственно базы данных, которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами данных — приложения, управляющие хранением и обработкой данных.

Система управления базами данных (СУБД) — это приложение, обеспечивающее управление созданием и использованием базы данных.

С помощью СУБД можно создавать и редактировать базы данных, выполнять запросы пользователей (поиск и сортировка данных). Примеры СУБД: Microsoft Access, SQL Server, MySQL, OpenOffice.org Base.

Функцию простой СУБД могут выполнять электронные таблицы. Столбцы таблицы являются полями базы данных, а в строках таблицы размещаются записи базы данных. Первая строка таблицы должна содержать имена полей базы данных.

Создание базы данных с использованием СУБД начинается с создания полей базы данных, установки их типов и ввода имен. Затем в режиме таблица или форма производится ввод, просмотр и редактирование записей базы данных. После этого в созданной базе данных можно осуществлять сортировку и поиск данных.

В электронных таблицах ввод, просмотр и редактирование записей можно осуществлять как в режиме таблица, так и в режиме форма. В электронных таблицах Microsoft Excel для вызова формы необходимо выделить ячейки с данными и ввести команду Форма. , находящуюся на панели быстрого доступа. Появится форма, содержащая запись базы данных (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Форма, содержащая первую запись базы данных «Записная книжка»

Для того чтобы на панели инструментов появился значок Форма, необходимо настроить панель быстрого доступа с помощью контекстного меню: в списке Все команды выбрать команду Форма.

Контрольные вопросы

1. В чем состоят преимущества и недостатки табличного представления баз данных?

2. В чем состоят преимущества и недостатки представления баз данных с использованием формы?

3. В чем заключается разница между записью и полем в базе данных?

4. Поля каких типов могут присутствовать в базе данных?

5. Сравните телефонные книги для различных мобильных телефонов.

ИНФОФИЗ — мой мир.

Весь мир в твоих руках — все будет так, как ты захочешь

Адрес: г. Новороссийск
Телефон: Номер телефона
Почта: kalinelena@yandex.ru

Весь мир в твоих руках — все будет так, как ты захочешь

Как сказал.

Стремись не к тому, чтобы добиться успеха, а к тому, чтобы твоя жизнь имела смысл.

Альберт Эйнштейн

Тестирование

Урок 37. Лабораторная работа № 24. Создание связей в базе данных

Лабораторная работа № 24

Тема: Создание связей в базе данных.

Цель работы: изучение приемов установки связей между таблицами базы данных.

Оборудование: ПК, Windows XP Professional, MS Access 2007.

1 В соответствие с заданием создать и заполнить таблицы БД «Фирма», установить связи между ними.

2 Продемонстрировать на компьютере заполненные таблицы, схему данных.

3 Ответить на контрольные вопросы.

4 Сделать вывод о проделанной работе.

Порядок выполнения:

1. Запустите Microsoft Access.

2. Создайте базу данных Фирма . Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Для этого запустите Access, создайте новую базу данных, задайте имя базы данных Фирма, выберите место сохранения Вашей базы данных (диск Х:) и нажмите кнопку Создать. (подробный порядок действий описан в лабораторной работе № 23)

3. Создайте в режиме Конструктор 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы . Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально.

Таблица Сотрудники

Таблица Клиенты

Таблица Заказы

4. Установите ключевые поля.

Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля.

Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является Счетчик, так как значения в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

При создании таблиц в режиме конструктора ключевое поле устанавливается автоматически. Откройте созданные Вами таблицы в режиме Конструктор и проверьте установленные ключевые поля:

1) в таблице Сотрудники ключевое поле Код сотрудника

2) в таблице Клиенты ключевое поле Код клиента

3) в таблице Заказы ключевое поле Код заказа

Если значение Ключевых полей не задалось автоматически, то задайте их вручную. Для этого откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы ЗаказыКод заказа.

5. Создайте раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора. Для поля Код клиента выберите тип данных Мастер подстановок.

В появившемся окне выберите команду Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее.

В списке таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Далее.

В списке Доступные поля выберите поле Код клиента и щелкните на кнопке со стрелкой >>, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поле Название компании и щелкните на кнопке Далее.

Выберите порядок сортировки списка по полю Название компании и нажмите кнопку Далее.

В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка, установите флажок Скрыть ключевой столбец и нажмите кнопку Далее.

На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.

Сохраните полученный результат.

6. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код сотрудника.

Теперь в списке таблиц выберите таблицу Сотрудники

В списке Доступные поля выберите поля Код сотрудника, Фамилия, Имя.

Порядок сортировки списка выберите по полю Фамилия.

Все остальные действия проводятся аналогично пункту 6.

7. Создайте связей между таблицами.

Существует несколько типов отношений между таблицами:

при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Иногда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;

при отношении «один-к-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице;

при отношении «многие-к-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

Выполните команду вкладки Лента Работа с базами данных кнопка Схема данных

Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выбираются нужные таблицы. Для добавления в схему данных новой таблицы необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

Если связи между таблицами уже были заданы, то откроется окно Схема данных, на котором будут отображены таблицы и связи между ними.

Отредактируйте связь между таблицами Сотрудники и Заказы , для этого щелкните правой кнопкой мыши (ПКМ) на линию связи и в открышемся контекстном меню выберите команду Изменить связь.

Откроется диалоговое окно Изменение связей, в котором включите флажок Обеспечение целостности данных . Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при кото­рых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Обратите внимение на тип отношений: один-ко-многим.

Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

Аналогично измените связь между таблицами Клиенты и Заказы.

В результате должна получиться схема данных, представленная на рисунке.


На схеме данных связи отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь «один-к-многим» помечается «1» вблизи глав­ной таблицы (имеющей первичный ключ) и «∞» вблизи подчиненной таблицы (имеющей внешний ключ). Связь «один-к-одному» помечается двумя «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса).

7. В таблицу Сотрудники внесите данные о 7 работниках.

8. В таблицу Клиенты внесите данные о 7 предприятиях, с которыми работает данная фирма.

9. В таблице Заказы оформите 5 заявок, поступивших на фирму.

10. Покажите работу преподавателю.

11. Ответьте на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1 С помощью чего можно создавать таблицы?

2 Что такое ключевое поле?

3 Как установить несколько ключевых полей?

4 Как установить связи между таблицами?

5 Какие существуют отношения между таблицами?

6 Что означают на схеме данных «1» и «∞»?

7 Зачем нужен Мастер подстановок?

8 Для чего нужен механизм запросов?

Методические указания к лабораторной работе № 24 Создание связей в базе данных

Работа с таблицами

На практике текст в документе часто приходится организовывать в виде таблиц. В редакторе Word for Windows встроен удобный инструмент создания и редактирования таблиц.

Приемы создания таблиц

Создать таблицу в документе можно несколькими способами:

  • • можно создать таблицу, используя команду Вставить таблицу. из группы опций меню Таблица в меню Вставка. В открывшемся диалоговом окне нужно указать число строк и столбцов в создаваемой таблице;
  • • на вкладке Вставка ленточного меню Word в категории Таблицы щелкнуть мышью на кнопке Таблица, а затем выделить столько строк и столбцов в макете, сколько должно быть в реальной таблице;
  • • можно нарисовать таблицу, используя меню Нарисовать таблицу из списка, открывающегося при щелчке мышью по кнопке Таблица;
  • • можно выбрать таблицу из предложенного набора экспресс-таблиц (раскрывающееся меню под кнопкой Таблица). Обратите внимание, что любую вновь созданную таблицу можно сохранить в библиотеке экспресс- таблиц. Для этого ее необходимо выделить и выполнить команды раздела меню Вставка – Таблица – Экспресс-таблицы и далее Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-таблиц.

Операции с табличными данными

Таблица состоит из строк (англ. Rows), столбцов (англ. Columns) и ячеек (англ. Cells), которые можно заполнять текстом, цифрами или графикой. Для того чтобы заполнить ячейку таблицы, курсор позиционируется в нужной ячейке и далее вводится текст. Перемещение курсора по ячейкам вправо осуществляется при нажатии клавиши Tab, а влево – при нажатии комбинации клавиш Shift + Tab. Можно подвести указатель мыши к нужной ячейке и щелкнуть по ней левой клавишей мыши. Ввод и форматирование текста подчиняется всем ранее описанным приемам форматирования.

Информацию в ячейках можно копировать и переносить. Для этого используются следующие способы:

  • а) с помощью мыши – перенос или копирование осуществляется при нажатой клавише Ctrl;
  • б) с использованием Буфера обмена. При этом необходимо обращать внимание на то, попадает или нет в область копирования символ конца ячейки. Если при вставке информации из Буфера обмена выделить насколько ячеек, то все они будут заполнены текстом из Буфера обмена.

Каждая ячейка в таблице существует на правах абзаца, поэтому необходимо учитывать, что каждая ячейка отформатирована каким-либо стилем. Абзацный стиль для заполнения таблиц рекомендуется подготовить заранее. Особенности этого стиля таковы:

  • • рекомендуемая высота символов для страниц формата А4 – 9–10 пунктов;
  • • тип шрифта – шрифт без засечек (т.е. Arial, Verdana, Calibri, Corbel, Candara);
  • • курсивное начертание букв практически исключено, подчеркивание – не желательно, полужирное начертание встречается достаточно часто;
  • • рекомендации для строки заголовков: текст в строке заголовков нс нужно выделять более крупным шрифтом (можно мельче), так как он и так выделен границами строк;
  • • отступы абзацев должны быть нулевые, отступ текста от края ячейки настраивается размером полей ячейки (для этого используется раздел меню Работа с таблицами – Свойства – Ячейка – Параметры);
  • • рекомендуемые междустрочные интервалы – одинарные (или максимум 1,2);
  • • рекомендуемые интервалы между абзацами – минимальные (хотя правильнее придерживаться следующего принципа «одна ячейка – один абзац»);
  • • интервалы между ячейками можно определить через раздел меню Работа с таблицами – Макет – Выравнивание – Поля ячейки. В этом разделе необходимо установить переключатель Интервалы между ячейками и ввести размер интервала;
  • • для определения вертикального расположения текста используется раздел меню Работа с таблицами – Макет – Выравнивание – Направление текста.

Организация баз данных средствами электронной таблицы

Порядок создания электронной таблицы

Почти в каждом офисе теперь можно увидеть далеко не профессионала в области программирования, который работает на персональном компьютере с электронной таблицей, подсчитывая расходы и доходы, курс акций и цены на продукцию.

Концепцию электронных таблиц (ЭТ), впервые было реализовано в системе VisiCalc в начале 1980-х годов, немедленно подхватила ряд фирм, которые в течение нескольких лет разработали целый спектр программных продуктов аналогичного типа: Lotus 1-2-3, SuperCalc, Excel, QuattroPro и тому подобное. Программные продукты этого класса называют табличными процессорами.

Табличные процессоры обеспечивают: ввод, хранение и редактирование большого объема данных; автоматическое проведение вычислений при изменении входных данных; дружественный интерфейс; наглядность и близость к реальным (бумажных) форм документов, предлагаемых пользователю на экране; эффективную систему документирования информации; возможность работы в локальной сети; организацию связи на уровне обмена файлов с другими программными средствами, например, с системой управления базами данных (СУБД) и др.

Дальнейшее материал базируется на табличном процессоре Excel, поскольку именно он достаточно распространен в нашей стране.

Под электронной таблицей будем понимать документ, который создается и обрабатывается с помощью табличного процессора.

Этот документ, как правило, имеет табличную структуру и состоит из столбцов и строк. Пересечение столбца со строкой образует ячейку таблицы. Ячейки таблицы могут быть активными (готовые к восприятию данных) и пассивными. Активность ячейки определяется присутствием в ней табличного курсора.

Группа ячеек, образует прямоугольник (матрицу), называется диапазоном ячеек. Содержание ячейки будем называть значением этой ячейки.

Столбцы в электронной таблице обозначают буквами латинского алфавита от Л до Z, далее — от АА до AZ, от В А к BZ и т.д., или арабскими цифрами от 1 до 256. Строки обозначаются арабскими цифрами от 1 до 65536. Таким образом, после загрузки табличного процессора пользователю доступна некоторая пустая таблица, которую мы будем называть заготовкой таблицы (рис. 2.34).

Рис. 2. 34. заготовка электронной таблицы

Решение любой задачи в среде табличного процессора начинается с ее постановки. Постановка задачи заключается в разработке структуры таблицы, определении расчетных формул и входных данных. Фактически надо изобразить алгоритм решения задачи в табличной форме.

Постановку задачи рассмотрим на примере формирования «Ведомости начисления заработной платы» (табл. 2.29).

Финансы в Excel

Обработка больших объемов данных. Часть 3. Сводные таблицы

Содержание
Использование сводных таблиц
Выборка уникальных значений
Суммирование значений
Двухмерный анализ
Многомерный анализ
Работа с данными
Обновление данных
Работа с результатами анализа
Версии интерфейса сводных таблиц
Внутренняя организация интерфейса сводных таблиц
Кэш сводной таблицы
Объекты VBA
Виды источников данных
Диапазоны
Запросы к базе данных
OLAP-кубы
PowerPivot
Вложения:
nwdata_cube.zip [OLAP-куб] 57 kB
nwdata_pivot.xls [Примеры сводных отчетов] 483 kB
nwdata_pivot.zip [Версии сводных отчетов] 292 kB

Третья статья, посвященная обработке больших объемов данных с помощью Excel, описывает преимущества использования сводных таблиц. Вообще, эта статья должна была быть первой в цикле, если говорить о пользе того или иного метода работы. Действительно, интерфейс сводных таблиц специально создавался для анализа больших объемов данных, которые могут храниться не только в диапазонах электронных таблиц, но и во внешних источниках данных. Понимание принципов работы и практическое использование сводных таблиц позволяет существенно оптимизировать повседневную работу экономистов. Повышение уровня анализа данных, в свою очередь, ведет к улучшению управляемости компании и принятию верных управленческих решений менеджерами различных уровней.

Общетеоретические вопросы по работе со сводными таблицами и многомерным анализом данных описаны в другой статье на нашем сайте.

Здесь остановимся подробнее на конкретных методах обработки данных при помощи интерфейса сводных таблиц. В качестве примера используйте файл nwdata_pivot.xls.

Использование сводных таблиц

Выборка уникальных значений

Одной из самых популярных задач, решаемой при помощи сводной таблицы – это выборка уникальных значений из списка или массива данных. Использование интерфейса сводной таблицы позволяет решить эту задачу самым «элегантным» способом – без использования формул.

В примере на листе Выборка показан список стран и количество упоминаний в массиве данных.

В поле данных необходимо, чтобы стоял вид операции – «количество». Этот параметр позволяет обрабатывать в области данных сводной таблицы нечисловые поля исходных данных. Альтернативой операции подсчета количества служит стандартная функция COUNTIF. Сформировать набор уникальных значения только с помощью формул в принципе тоже возможно (см. часть 1), но это потребует очень сложных формул с вычисляемой адресацией. То есть, использование сводной таблицы в данной задаче – это самый оптимальный способ решения.

Суммирование значений

Другая популярная задача для применения интерфейса сводных таблиц – это получение итоговых значений по уникальным записям массива данных.

В примере на листе Сумма сформированы итоговые данные по заказам по каждой стране:

Вид операции «Сумма» в поле данных допускает использование только числовых полей. Прочие виды агрегации исходных данных на практике почти не используются.

Для решения задачи при помощи стандартных формул можно использовать функцию SUMIF. Очевидно, что сложность возникает не в консолидации значений, а, также как и в прошлом примере, в выборке уникального списка (в примере — названия стран).

Двухмерный анализ

Описанные ранее примеры демонстрируют анализ данных по одному критерию. Электронные таблицы позволяют наглядно представить данные в двух измерениях: по столбцам и по строкам. Сводные таблицы также имеют эти области отображения данных.

В примере на листе Таблица сформирован отчет по странам и датам, показывающий изменение показателя количества заказов во времени. Обратите внимание, что для поля типа дата применена дополнительная группировка: по месяцам и по годам.

Суммирование по нескольким критериям допустимы и через стандартные функции Excel SUMIFS, SUMPRODUCT, а также функции обработки массивов (см. часть 1). Однако, такой вариант требует предварительно известные значения параметров — ключей выборки. Кроме того, расчет при помощи формул требует значительно больше времени, что на больших объемах данных может привести к большим потерям в производительности работы.

Многомерный анализ

Кроме визуального анализа в области по строкам и столбцам, в сводных таблицах можно использовать глобальный фильтр по одному или нескольким полям исходных данных. Для этого предназначена специальная область ячеек, расположенная над сводной таблицей.

Пример на листе Фильтр демонстрирует возможность просмотра данных по компаниям одной страны с использованием области фильтра сводной таблицы:

Поле фильтра можно переместить в область строк или столбцов, что позволит просмотреть больший массив информации. Кроме описанной области фильтров, дополнительную фильтрацию данных можно осуществлять через настройку списков ключевых полей в областях строк или столбцов.

Аналогом использования фильтров сводной таблицы при помощи формул рабочего листа являются в большинстве случаев формулы обработки массивов.

Примеры на листах pivot1 и pivot2 показывают варианты отображения одной и той же информации с использованием различных настроек измерений сводной таблицы.

Работа с данными

Обновление данных

Сводная таблица может быть основана как на данных, находящихся в произвольной области ячеек, так и во внешних источниках данных. Остановимся сначала на первом варианте работы. Т.е. данные для анализа хранятся в диапазоне ячеек рабочего листа Excel.

Отчет в виде сводной таблицы может быть подготовлен как для одноразового использования, так и для постоянного применения с изменяемым набором исходных данных. Последний вариант предоставляет пользователю большие возможности по интерактивной работе: требуется настроить и отформатировать отчетную форму один раз, затем при редактировании исходных данных изменения в конечной форме будут производиться автоматически. При этом отчет не только изменяет данные, но может также добавлять и удалять строки и столбцы, что практически нереализуемо формулами рабочего листа.

Мастер построения сводной таблицы позволяет указать диапазон ячеек, используемых в качестве источника данных. Если при обновлении информации были добавлены новые строки, то они могут не попасть в источник данных сводной таблицы, и, соответственно, не будут корректно проанализированы. Эта особенность достаточно сложна для отслеживания при обработке больших объемов данных.

Изменить диапазон-источник данных для существующей сводной таблицы можно через специальный диалог Excel 2007-2010. В предыдущих версиях Excel эта интерфейсная возможность реализована в «Мастере работы со сводными таблицами», в случае, когда он запущен из активной сводной таблицы. После открытия мастера необходимо вернуться на один шаг назад:

Исправления источника данных можно также произвести программным способом. Например, через окно вычислений редактора VBA (Immediate):

Чтобы не задумываться над корректностью размеров диапазона-источника данных сводной таблицы, можно изначально при построении задать диапазон строк с большим запасом. Например, зная, что предполагаемый объем строк не превышает 10000, можно сразу задать это значение в виде размера диапазона. Такая избыточность на практике не приведет к видимым замедлениям в работе интерфейса сводной таблицы. Пустые значения в измерениях отчета можно скрыть. Недостаток этого метода проявляется, в первую очередь, при работе с полями типа «дата». Стандартный интерфейс сводной таблицы позволяет реализовать различные группировки при работе с типом «дата» (по месяцам, по кварталам), но при наличии пустых значений эти возможности становятся недоступными, так как Excel определяет такой столбец как текстовый..

В дополнение к рассмотренным методам управления источником данных, предлагаем настраивать диапазон строк сводной таблицы активного рабочего листа программными методами. Если источник данных занимает рабочую область листа целиком, то можно использовать такую команду:

Самым надежным, но медленным способом, является последовательная проверка строк листа-источника с последующим заполнением свойства SourceData активной сводной таблицы. Обратите внимание, что это свойство хранится только в R1C1-адресации.

Макрос можно вызывать по событию Worksheet_Activate, либо настроить «горячую» клавишу.

Работа с результатами анализа

Сводная таблица располагается в диапазоне ячеек рабочего листа Excel. Написание формул рабочего листа в границах сводной таблицы не допускается как при вводе вручную, так и программными методами. Теоретически допустима работа с ячейками, располагающимися в пределах границ сводной таблицы, при помощи ссылок для внешних формул. Часто на практике используется также функция VLOOKUP для поиска по столбцу сводной таблицы. Этот способ необходимо использовать с большой осторожностью — интерфейс сводного отчета предполагает изменение положения отображаемых данных относительно прямоугольных координат рабочего листа без какого-либо влияния на источник этих данных. То есть, нет никакой гарантии, что указанная в формуле ссылка внутрь сводной таблицы будет отображать правильное значение при дальнейшей работе с файлом. При этом источник данных может не меняться.

Имеются альтернативные способы обработки результатов сводной таблицы:

  1. Копирование и вставка значений сводной таблицы на другой лист (с использованием функции «Специальная вставка») с дальнейшим поиском дынных уже по этому сформированному диапазону ячеек. Нарушить целостность данных в пределах простой таблицы гораздо сложнее, чем в сводной. Очевидно, что главным недостатком этого способа работы, является использование ручных операций после каждого обновления источника данных.
  2. Использовать возможности функции GETPIVOTDATA (Excel 2002 и более поздние версии). Данная функция предполагает доступ к данным не по координатам рабочего листа, а по измерениям сводной таблицы. Для источников данных типа OLAP-куб предусмотрены специальные функции доступа к данным и измерениям: CUBEVALUE, CUBEMEMBER и другие (Excel 2007-2010). Данный способ работы неудобен, а также существенно замедляет работу, если требуется получить много различных значений сводной таблицы.
  3. Отказаться от сводной таблицы для получения результатов. Вместо этого использовать формулы рабочего листа (см. Часть 1). Этот способ, несмотря на сложность реализации, может оказаться самым удобным в том случае, если на результатах основываются другие вычисления, а источник данных часто обновляется.

Версии интерфейса сводных таблиц

В новом формате файла xlsx (Excel 2007-2010) существенно изменены возможности интерфейса сводных таблиц. В предыдущие версии интерфейса (97-2003) вносились только «косметические» изменения:

  • Excel 2000 (9.0) – базовая версия интерфейса сводных таблиц.
  • Excel XP (10.0) – новая функция GETPIVOTDATE
  • Excel 2003 (11.0) – похоже, что вообще никаких изменений не вносилось
  • Excel 2007 (12.0) – новая версия интерфейса сводных таблиц с поддержкой расширенных диапазонов. Улучшена производительность, изменен внешний вид интерфейса. Сохранена совместимость со старым форматом.
  • Excel 2010 (14.0) – поддержка надстройки PowerPivot. Работа с обновляемыми OLAP-кубами.

Основные изменения в новом формате файла (2007-2010):

  • В одном столбце могут располагаться несколько полей сводной таблицы, выделенных отступами (сжатая форма).
  • Срезы сводной таблицы позволяют визуально отображать текущий фильтрующий набор значений.
  • Измерения в области фильтра поддерживают множественный выбор.
  • Элементы измерения могут быть скрыты/отображены через кнопки, расположенные в той же ячейке, что и сам заголовок.
  • Появилось несколько новых параметров в свойствах поля и таблицы.
  • Доступны стили сводных таблиц, позволяющие изменить внешний вид отчетов в любой момент времени.

Для лучшего понимания отличий скачайте и откройте файлы-примеров nwdata_pivot1.xlsx и nwdata_pivot2.xlsx (в арихиве nwdata_pivot.zip). В первом файле представлен отчет в старом формате, во втором – в новом, исходные данные одинаковые.

Внутренняя организация интерфейса сводных таблиц

Для лучшего понимания принципов работы сводной таблицы рассмотрим внутреннюю организацию интерфейса.

Кэш сводной таблицы


При создании или обновлении сводной таблицы, независимо от выбранного типа источника, Excel переносит данные в промежуточное хранилище, так называемый, кэш сводной таблицы. Структура организации данных в кэше позволяет существенно оптимизировать агрегацию данных и вычисления в сводной таблице. Хранение данных в собственном кэше позволяет использовать различные источники данных с сохранением схожей функциональности.

Данные в кэше обновляются при нажатии кнопки «Обновить» интерфейса сводной таблицы (кнопка на ленте или в контекстном меню), либо по заданному интервалу времени, если такая установка задана в параметрах. Режим вычислений Excel (автоматический или ручной) при этом никак не влияет на сводную таблицу.

Несколько сводных таблиц (или диаграмм) могут отображать данные одного и того же кэша. Этот вариант работы используется для отображения нескольких отчетных форм одних и тех же данных без использования интерфейса настройки измерений. В этом случае при обновлении одной из таблиц автоматически перестраивается и та, что основана на том же кэше.

Объекты VBA

Доступ к данным программными методами возможен на уровне объектов сводной таблицы — объект PivotTable. Другие объекты сводной таблицы отвечают за расположение и визуальное отображение элементов и данных. К ним относятся коллекции полей: PivotFields, ColumnFields, RowFields, PageFields, DataFields. Варианты значений полей доступны через коллекции объектов PivotItems.

Универсальная возможность обращения к данным непосредственно в кэш (объект PivotCache) почему-то не предусмотрена разработчиками Excel. Логика при этом не совсем понятна. Как уже отмечалось, данные кэша хранятся отдельно и их даже можно увидеть в файле формата xlsx, если открыть этот файл как zip-архив. В зависимости от типа источника данных можно попытаться использовать свойство SourceData (для сводных таблиц на основе диапазона) или Recordset (для источников типа «запрос к базе данных»).

Вычисляемые поля и объекты сводной таблицы (CalculatedFields, CalculatedItems) имеют собственный механизм расчетов и дерево зависимостей формул, не относящееся к формулам рабочего листа Excel. На практике мы рекомендуем по возможности избегать большого количества вычисляемых полей в сводных таблицах, так как это приводит к существенному замедлению расчетов. Для источников данных в виде диапазонов ячеек часто можно просто добавить столбец с обычной формулой в исходные данные, а для запросов к базам данных — добавить вычисления непосредственно в текст SQL-запроса.

Виды источников данных

Глобально можно разделить источники данных на 3 типа:

  1. Диапазоны ячеек
  2. Запросы к базе данных
  3. OLAP-кубы и PowerPivot2010 как один из вариантов реализации OLAP-механизма.

Диапазоны

Первый вариант работы – самый распространенный на практике; предыдущие описания примеров относятся как раз к данным, хранящимся в диапазоне ячеек.

Стандартный интерфейс Excel не позволяет строить сводный отчет на основе нескольких диапазонов ячеек. Причина такого ограничения не очень понятна. Есть подозрение, что разработчики просто не могут предложить интуитивно-понятный интерфейс пользователя для решения данной задачи. Техническая реализация задачи не выглядит слишком сложной – требуется просто заполнить кэш данных. В разделе Надстройки нашего сайта представлено наше собственное решение для построения сложных сводных отчетов.

Запросы к базе данных

Запросы к базе данных могут быть реализованы с использованием различных технических механизмов: Microsoft Query, ADO, ODBC. Независимо от интерфейса доступа к данным объединяющим фактором этого варианта работы является заполнение кэша сводной таблицы непосредственно из внешнего источника. При дальнейшей работе со сводной таблицей запрос может быть выполнен повторно, после чего данные будут заново перенесены в кэш. Этот метод позволяет анализировать данные из внешних источников (учетных систем) в реальном времени. При разрыве связи с источником данных, анализ может производиться на последних данных, попавших в кэш.

OLAP-кубы

OLAP-куб предоставляет промежуточный уровень подготовки информации для многомерного анализа в сводных таблицах. Куб хранит информацию о доступных типах полей (измерение или данные), иерархические зависимости полей, агрегированные значения (промежуточные итоги) и другие вычисляемые элементы. Главным преимуществом использования кубов перед прямыми запросами в базу данных является высокая производительность, так как данные перемещаются и агрегируются в промежуточном хранилище. Очевиден и недостаток данного метода – данные OLAP-куба могут содержать неактуальную информацию, что зависит от настроек хранилища.

До версии Office 2007 простой OLAP-куб можно было подготовить при помощи Microsoft Query, но в последних версиях эту возможность по непонятным причинам отключили. Разработчики настоятельно рекомендуют использовать SQL Server Analysis Service для создания и настройки OLAP-кубов. Рекомендация полезная, но, во-первых, этот сервис входит в состав только платных версий SQL Server, а, во-вторых, требует серьезного изучения, как интерфейса, так и языка обработки MDX-запросов.

В примере к статье представлен архив nwdata_cube.zip с двумя файлами nwdata_cube.cub, nwdata_cube.xls. Обратите внимание на изменения в интерфейсе сводной таблицы при использовании OLAP-куба в качестве источника данных:

  • Наличие иерархических измерений, нет возможности поменять родительский и дочерний элемент местами.
  • Недопустимо перемещение измерений в область данных и наоборот.
  • Промежуточные итоги отображаются для всех элементов, а не по текущему фильтру группы.

PowerPivot

Для Excel 2010 доступна специальная надстройка PowerPivot, которая является, по большому счету, альтернативным механизмом реализации OLAP-кубов. При помощи PowerPivot можно обрабатывать миллионы записей различных информационных файлов и баз данных с огромной производительностью. При этом интерфейс пользователя для конечного анализа данных реализован в Excel 2010.

С высокой вероятностью эта надстройка войдет в состав следующей версии Excel в качестве базовой функциональности. Мы очень надеемся посвятить описанию работы PowerPivot отдельную статью или даже цикл статей. На сегодняшний день PowerPivot + Excel являются, пожалуй, самым мощным инструментом для анализа больших объемов данных.

Руководство по проектированию реляционных баз данных (1-3 часть из 15) [перевод]

Перевод цикла из 15 статей о проектировании баз данных.
Информация предназначена для новичков.
Помогло мне. Возможно, что поможет еще кому-то восполнить пробелы.

Руководство по проектированию баз данных.

1. Вступление.

Если вы собираетесь создавать собственные базы данных, то неплохо было бы придерживаться правил проектирования баз данных, так как это обеспечит долговременную целостность и простоту обслуживания ваших данных. Данное руководство расскажет вам что представляют из себя базы данных и как спроектировать базу данных, которая подчиняется правилам проектирования реляционных баз данных.

Базы данных – это программы, которые позволяют сохранять и получать большие объемы связанной информации. Базы данных состоят из таблиц, которые содержат информацию. Когда вы создаете базу данных необходимо подумать о том, какие таблицы вам нужно создать и какие связи существуют между информацией в таблицах. Иначе говоря, вам нужно подумать о проекте вашей базы данных. Хороший проект базы данных, как было сказано ранее, обеспечит целостность данных и простоту их обслуживания.

Структурированный язык запросов (SQL).

База данных создается для хранения в ней информации и получения этой информации при необходимости. Это значит, что мы должны иметь возможность помещать, вставлять (INSERT) информацию в базу данных и мы хотим иметь возможность делать выборку информации из базы данных (SELECT).
Язык запросов к базам данных был придуман для этих целей и был назван Структурированный язык запросов или SQL. Операции вставки данных (INSERT) и их выборки (SELECT) – части этого самого языка. Ниже приведен пример запроса на выборку данных и его результат.

SQL – большая тема для повествования и его рассмотрение выходит за рамки данного руководства. Данная статья строго сфокусирована на изложении процесса проектирования баз данных. Позднее, в отдельном руководстве, я расскажу об основах SQL.

Реляционная модель.

В этом руководстве я покажу вам как создавать реляционную модель данных. Реляционная модель – это модель, которая описывает как организовать данные в таблицах и как определить связи между этими таблицами.

Правила реляционной модели диктуют, как информация должна быть организована в таблицах и как таблицы связаны друг с другом. В конечном счете результат можно предоставить в виде диаграммы базы данных или, если точнее, диаграммы «сущность-связь», как на рисунке (Пример взят из MySQL Workbench).

Примеры.

В качестве примеров в руководстве я использовал ряд приложений.

РСУБД, которую я использовал для создания таблиц примеров – MySQL. MySQL – наиболее популярная РСУБД и она бесплатна.

Утилита для администрирования БД.

После установки MySQL вы получаете только интерфейс командной строки для взаимодействия с MySQL. Лично я предпочитаю графический интерфейс для управления моими базами данных. Я часто использую SQLyog. Это бесплатная утилита с графическим интерфейсом. Изображения таблиц в данном руководстве взяты оттуда.

Существует отличное бесплатное приложение MySQL Workbench. Оно позволяет спроектировать вашу базу данных графически. Изображения диаграмм в руководстве сделаны в этой программе.

Проектирование независимо от РСУБД.

Важно знать, что хотя в данном руководстве и приведены примеры для MySQL, проектирование баз данных независимо от РСУБД. Это значит, что информация применима к реляционным базам данных в общем, не только к MySQL. Вы можете применить знания из этого руководства к любым реляционным базам данных, подобным Mysql, Postgresql, Microsoft Access, Microsoft Sql or Oracle.

В следующей части я коротко расскажу об эволюции баз данных. Вы узнаете откуда взялись базы данных и реляционная модель данных.

2. История.

В 70-х – 80-х годах, когда компьютерные ученые все еще носили коричневые смокинги и очки с большими, квадратными оправами, данные хранились бесструктурно в файлах, которые представляли собой текстовый документ с данными, разделенными (обычно) запятыми или табуляциями.

Так выглядели профессионалы в сфере информационных технологий в 70-е. (Слева внизу находится Билл Гейтс).

Текстовые файлы и сегодня все еще используются для хранения малых объемов простой информации. Comma-Separated Values (CSV) — значения, разделённые запятыми, очень популярны и широко поддерживаются сегодня различным программным обеспечением и операционными системами. Microsoft Excel – один из примеров программ, которые могут работать с CSV–файлами. Данные, сохраненные в таком файле могут быть считаны компьютерной программой.

Выше приведен пример того, как такой файл мог бы выглядеть. Программа, производящая чтение данного файла, должна быть уведомлена о том, что данные разделены запятыми. Если программа хочет выбрать и вывести категорию, в которой находится урок ‘Database Design Tutorial’, то она должна строчка за строчкой производить чтение до тех пор, пока не будут найдены слова ‘Database Design Tutorial’ и затем ей нужно будет прочитать следующее за запятой слово для того, чтобы вывести категорию Software.

Таблицы баз данных.

Чтение файла строчка за строчкой не является очень эффективным. В реляционной базе данных данные хранятся в таблицах. Таблица ниже содержит те же самые данные, что и файл. Каждая строка или “запись” содержит один урок. Каждый столбец содержит какое-то свойство урока. В данном случае это заголовок (title) и его категория (category).

Компьютерная программа могла бы осуществить поиск в столбце tutorial_id данной таблицы по специфическому идентификатору tutorial_id для того, чтобы быстро найти соответствующие ему заголовок и категорию. Это намного быстрее, чем поиск по файлу строка за строкой, подобно тому, как это делает программа в текстовом файле.

Современные реляционные базы данных созданы так, чтобы позволять делать выборку данных из специфических строк, столбцов и множественных таблиц, за раз, очень быстро.

История реляционной модели.

Реляционная модель баз данных была изобретена в 70-х Эдгаром Коддом (Ted Codd), британским ученым. Он хотел преодолеть недостатки сетевой модели баз данных и иерархической модели. И он очень в этом преуспел. Реляционная модель баз данных сегодня всеобще принята и считается мощной моделью для эффективной организации данных.

Сегодня доступен широкий выбор систем управления базами данных: от небольших десктопных приложений до многофункциональных серверных систем с высокооптимизированными методами поиска. Вот некоторые из наиболее известных систем управления реляционными базами данных (РСУБД):

Oracle – используется преимущественно для профессиональных, больших приложений.
Microsoft SQL server – РСУБД компании Microsoft. Доступна только для операционной системы Windows.
Mysql – очень популярная РСУБД с открытым исходным кодом. Широко используется как профессионалами, так и новичками. Что еще нужно?! Она бесплатна.
IBM – имеет ряд РСУБД, наиболее известна DB2.
Microsoft Access – РСУБД, которая используется в офисе и дома. На самом деле – это больше, чем просто база данных. MS Access позволяет создавать базы данных с пользовательским интерфейсом.
В следующей части я расскажу кое-что о характеристиках реляционных баз данных.

3. Характеристики реляционных баз данных.

Реляционные базы данных разработаны для быстрого сохранения и получения больших объемов информации. Ниже приведены некоторые характеристики реляционных баз данных и реляционной модели данных.

Использование ключей.

Каждая строка данных в таблице идентифицируется уникальным “ключом”, который называется первичным ключом. Зачастую, первичный ключ это автоматически увеличиваемое (автоинкрементное) число (1,2,3,4 и т.д). Данные в различных таблицах могут быть связаны вместе при использовании ключей. Значения первичного ключа одной таблицы могут быть добавлены в строки (записи) другой таблицы, тем самым, связывая эти записи вместе.

Используя структурированный язык запросов (SQL), данные из разных таблиц, которые связаны ключом, могут быть выбраны за один раз. Для примера вы можете создать запрос, который выберет все заказы из таблицы заказов (orders), которые принадлежат пользователю с идентификатором (id) 3 (Mike) из таблицы пользователей (users). О ключах мы поговорим далее, в следующих частях.

Столбец id в данной таблице является первичным ключом. Каждая запись имеет уникальный первичный ключ, часто число. Столбец usergroup (группы пользователей) является внешним ключом. Судя по ее названию, она видимо ссылается на таблицу, которая содержит группы пользователей.

Отсутствие избыточности данных.

В проекте базы данных, которая создана с учетом правил реляционной модели данных, каждый кусочек информации, например, имя пользователя, хранится только в одном месте. Это позволяет устранить необходимость работы с данными в нескольких местах. Дублирование данных называется избыточностью данных и этого следует избегать в хорошем проекте базы данных.

Ограничение ввода.

Используя реляционную базу данных вы можете определить какой вид данных позволено сохранять в столбце. Вы можете создать поле, которое содержит целые числа, десятичные числа, небольшие фрагменты текста, большие фрагменты текста, даты и т.д.

Когда вы создаете таблицу базы данных вы предоставляете тип данных для каждого столбца. К примеру, varchar – это тип данных для небольших фрагментов текста с максимальным количеством знаков, равным 255, а int – это числа.

Помимо типов данных РСУБД позволяет вам еще больше ограничить возможные для ввода данные. Например, ограничить длину или принудительно указать на уникальность значения записей в данном столбце. Последнее ограничение часто используется для полей, которые содержат регистрационные имена пользователей (логины), или адреса электронной почты.

Эти ограничения дают вам контроль над целостностью ваших данных и предотвращают ситуации, подобные следующим:

— ввод адреса (текста) в поле, в котором вы ожидаете увидеть число
— ввод индекса региона с длинной этого самого индекса в сотню символов
— создание пользователей с одним и тем же именем
— создание пользователей с одним и тем же адресом электронной почты
— ввод веса (числа) в поле дня рождения (дата)

Поддержание целостности данных.

Настраивая свойства полей, связывая таблицы между собой и настраивая ограничения, вы можете увеличить надежность ваших данных.

Назначение прав.

Большинство РСУБД предлагают настройку прав доступа, которая позволяет назначать определенные права определенным пользователям. Некоторые действия, которые могут быть позволены или запрещены пользователю: SELECT (выборка), INSERT (вставка), DELETE (удаление), ALTER (изменение), CREATE (создание) и т.д. Это операции, которые могут быть выполнены с помощью структурированного языка запросов (SQL).

Структурированный язык запросов (SQL).

Для того, чтобы выполнять определенные операции над базой данных, такие, как сохранение данных, их выборка, изменение, используется структурированный язык запросов (SQL). SQL относительно легок для понимания и позволяет в т.ч. и уложненные выборки, например, выборка связанных данных из нескольких таблиц с помощью оператора SQL JOIN. Как и упоминалось ранее, SQL в данном руководстве обсуждаться не будет. Я сосредоточусь на проектировании баз данных.

То, как вы спроектируете базу данных будет оказывать непосредственное влияние на запросы, которые вам будет необходимо выполнить, чтобы получить данные из базы данных. Это еще одна причина, почему вам необходимо задуматься о том, какой должна быть ваша база. С хорошо спроектированной базой данных ваши запросы могут быть чище и проще.

Переносимость.

Реляционная модель данных стандартна. Следуя правилам реляционной модели данных вы можете быть уверены, что ваши данные могут быть перенесены в другую РСУБД относительно просто.

Как говорилось ранее, проектирование базы данных – это вопрос идентификации данных, их связи и помещение результатов решения данного вопроса на бумагу (или в компьютерную программу). Проектирование базы данных независимо от РСУБД, которую вы собираетесь использовать для ее создания.

В следующей части подробнее рассмотрим первичные ключи.

Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Практическая работа № 1 “Создание простейшей базы данных в Microsoft Access 2010

Ввод и сортировка записей”.

· научиться создавать таблицы с помощью Шаблонов таблиц и Конструктора таблиц;

· осуществлять правильный ввод данных в таблицы;

· научиться выполнять сортировку записей в таблице.

Задание 1. Создание пустой базы данных с помощью шаблонов таблиц.

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access. Для этого выполните: Пуск – Все программы – Microsoft office – Microsoft office Access 2010).

2. Перед Вами откроется окно следующего вида (Рисунок 1):

3. Выберите команду Новая база данных. Затем введите имя файла –База работников и нажмите кнопку Создать. Перед Вами откроется окно следующего вида (Рисунок 2).

4. Выберите команду СозданиеЧасти приложения. Шаблоны – Контакты (Рисунок 3).

5. В левой панели появляется таблица Контакты. Щелкните дважды мышью по имени таблице. Перед вами откроется вся таблица Контакты с заголовками (Рисунок 3).


6. Переименуйте поля ИД, Область, край, Страна или регион на следующие новые имена полей соответственно: Код, Республика, Страна.

7. Все поля после поля Страна удалите с помощью контекстного меню, выполнив команду Удалить поле.

8. Заполните ее следующими данными (Таблица 1).

9. У Вас должна получится таблица как на рисунке (Рисунок 4). Сохраните таблицу ( ) под именем Работник.

10. В данной таблице отсортируйте столбец “Организация” по алфавиту (Главная – ).

Задание 2. Создание пустой базы данных с помощью конструктора таблиц.

Порядок работы

1. Создадим таблицу под именем “Студент” с помощью конструктора таблиц.

Для этого выполните команду: Создание – конструктор таблиц.

Перед Вами откроется окно (Рисунок 5):

2. Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов): КодСтудент, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Номер телефона, Специализация соответственно типы данных для полей: КодСтудент – СЧЕТЧИК, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Специализация – ТЕКСТОВЫЙ, Номер телефона – ЧИСЛОВОЙ.

У Вас должно получиться как на рисунке (Рисунок 6):

3. Далее Нажмите сохранить ( ) и назовите таблицу “Студент”. Он автоматически запросит создать ключевое поле, нажмите кнопку ДА (поле КодСтудент будет Ключевое поле ).

4. Затем двойным щелчком левой кнопкой мыши откройте слева на таблицу Студент. Перед Вами откроется таблица Студент для заполнения Рисунок 7).

5. Заполните эту таблицу следующими данными (Таблица 2) и сохраните ее.

КодСтудент Фамилия Имя Отчество Адрес Номер телефона Специализация
Иванов Сергей Александрович г. Новороссийск технолог
Петров Сергей Петрович г. Москва технолог
Гаврелеева Ольга Ивановна г. Москва бухгалтер
Соколова Инна Олеговна г. Новороссийск бухгалтер
Мухина Олеся Петровна г. Москва технолог
Апареева Анна Романовна г. Люберцы технолог
Глинкина Дина Евгеньевна г. Люберцы технолог
Сорина Ольга Сергеевна г. Москва бухгалтер

6. Результаты покажите учителю.

Практическая работа № 2.

Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

1. Проектирование структуры базы данных. Создать вариант базы данных с двумя таблицами: “Список”” и “ Группы”.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных.

3. Создание схемы базы данных. В данном случае таблицы связаны связью один-ко-многим. Это значит, что в таблице “Группы” каждое значение связанного поля может встречаться только один раз, а в таблице “Список” – несколько раз (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах.

4. Ввод данных в таблицы. Создать форму для ввода данных.

Порядок работы.

Задание 1. Создание базы данных – Учебная база.

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access. Для этого выполните: Пуск – Все программы – Microsoft office – Microsoft office Access 2010.

2. Перед Вами откроется окно следующего вида (Рисунок 8):

3. Выберите команду Новая база данных. Затем введите имя файла –Учебная база и нажмите кнопку Создать. Перед Вами откроется окно следующего вида (Рисунок 9):

Задание 2. Создание таблицы “Группы”.

1. Создайте таблицу под именем “Группы” с помощью конструктора таблиц. Для этого выполните команду: Создание – конструктор таблиц.

2. Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов): Учебная группа, Преподаватель и соответственно Тип данных для них: Учебная группа – ЧИСЛОВОЙ,Преподаватель – ТЕКСТОВЫЙ. Сделайте поле “Учебная группа” ключевым, установив курсор на имя поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле .

3. Сохраните таблицу под именем “Группы”, щелкнув по кнопке Сохранить .

4. Закройте таблицу.

Задание 3. Создание таблицы “Список”.

1. Создайте таблицу под именем “Список” с помощью конструктора таблиц. Для этого выполните команду: Создание – конструктор таблиц.

2. Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов): Код, Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Класс, Учебная группа. Выберите из ниспадающего списка числовой тип данных для поля “Код”.Сделайте поле “Код” ключевым, установив курсор на имя поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле .Тип данных полей “Фамилия”, “Имя”, “Отчество” – текстовый, полей “Год рождения”, “Школа”, “Класс” – числовой. Установите тип данных поля “Учебная группа” числовой. Общие свойства поля не меняйте. Выберите вкладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы. Получите значения элементов, как показано на рисунке (Рисунок 10).

3. Сохраните таблицу под именем “Список”, щелкнув по кнопке Сохранить .

4. Закройте таблицу.

Задание 4. Создание схемы данных.

1. В ленточном меню выберите вкладку Работа с базами данных,щелкните по кнопке Схема данных .Появится окно Схема данных.

2. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу “Группы” и щелкните по кнопке Добавить,выделите таблицу “Список” и щелкните по кнопке Добавить.В окнеСхема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

3. Увеличьте окно таблицы “Список” так, чтобы были видны все поля.

4. Установите курсор мыши на имя поля “Учебная группа” в таблице “Группы” и, не отпуская кнопку мыши, перетащите курсор мыши на поле “Учебная группа” таблицы “Список”. Отпустите кнопку мыши. Появится диалоговое окно Изменение связей, представленное на рисунке (Рисунок 11).

5. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы полей “Учебная группа” заданы не одинаково.

6. Установите флажок каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице “Группы” автоматически изменится соответствующий номер в таблице “Список”.

7. Установите флажок каскадное удаление связей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы из таблицы “Группы”, будут удалены все записи из таблицы “Список”, в которых находились соответствующие номера групп.

8. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь “один-ко-многим”. Схема данных представлена на рисунке (Рисунок 12).

9. Закройте схему данных, щелкнув по кнопке в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 5. Заполнение таблицы “Группы” значениями.

1. Откройте таблицу “Группы” в режиме Таблицы.

2. Заполните ее записями из таблицы 1.

Учебная группа Преподаватель
Смирнова З.В.
Вильданова Р.Ш.
Зайцева С.А.
Зазулина И.В.
Друк Н.Н.

Задание 6. Создание формы для ввода данных.

1. В окне базы данных выделите имя таблицы Списоки выполните команду Создание – Форма.

2. Появится пустая форма ввода, представленная на рисунке (Рисунок 13).

Заполните форму данными, приведенными в таблице 2.

Код Фамилия Имя Отчество Год рождения Школа Класс Учебная группа
Чернова Наталья Алексеевна
Куликов Клим Алексеевич
Архипов Виктор Александрович
Баранкова Александра Николаевна
Новоселов Алексей Иванович

3. Сохраните введенные данные. Имя формы – Список. Закройте форму.

4. Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

5. Щелкнув по кнопке Сохранить,сохраните текущую таблицу.

6. Закройте таблицу.

Задание 7. Проверка каскадного обновления связанных полей.

1. Откройте таблицу “Группы”.

2. Исправьте номера учебных групп на 201, 202, 203, 204, 205. Сохраните таблицу.

3. Откройте таблицу “Список”. Убедитесь, что значения поля “Учебная группа” изменились. Закройте таблицу “Список”.

Задание 8. Проверка каскадного удаления связанных полей.

1. Откройте таблицу “Группы”.

2. Удалите первую запись (Выделите первую строку, правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите команду Удалить запись.

3. Ответьте утвердительно на запрос об удалении. Закройте таблицу “Группы”.

4. Откройте таблицу “Список”. Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.

Предъявите преподавателю:таблицу Группы, таблицу Список на экране, форму Список.

Задание 9. Завершение работы с программой Access.

1. Выполните команду Файл – Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердительно.

Практическая работа №3

Тема: Создание запросов к готовой базе данных.

Цель работы:

· научиться создавать запросы простые и сложные к готовой базе данных.

Задание 1. Открытие базы данных, изготовленной на прошлом занятии.

1. В папке Для уроков в своей личной папке откройте файл База работников.

2. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В базе данных должны быть две таблицы: Работник и Студент.

Задание 2. Создание запроса на выборку.

1. Выполните команду Создание – Конструктор запросов.

2. В появившемся диалоговом окне Добавление таблицывыберите из списка имя таблицы Студент, щелкните по кнопке Добавить(Рисунок 14).

3. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появится возможность выбора полей из таблицы “Студент”. Для этого достаточно дважды щелкнуть по именам полей или перетащить мышью названия полей в клетку запроса.

4. Создайте телефонную книгу для всех студентов, фамилии которых начинаются на букву С.Для этого в полеУсловие отбора напишите условие Like “С*”(Рисунок 15):

5. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса Телефонная книгаи щелкните по кнопкеОК.

6. Щелкните по кнопке Выполнитьдля представления запроса. Закройте запрос.

7. Убедитесь в правильности полученного запроса, щелкнув по имени запроса Телефонная книга слева в окне Все объекты Access.Закройте таблицу.

8. Создайте запрос на выборку тех студентов, которые приехали из Москвы или Люберцы.

9. Для этого выполите команду Создание – Конструктор запросов.

10. В появившемся диалоговом окне Добавление таблицывыберите из списка имя таблицы Студент, щелкните по кнопке Добавить(Рисунок 14).

11. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появится возможность выбора полей из таблицы “Студент”. Для этого достаточно дважды щелкнуть по именам полей или перетащить мышью названия полей в клетку запроса.

12. В полеУсловие отбора напишите условия для поля Адрес так, как показано на рисунке (Рисунок 16):

13. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса Адреси щелкните по кнопкеОК.

14. Щелкните по кнопке Выполнить для представления запроса. Закройте запрос.

Самостоятельное задание.


1. Составьте запрос на выборку тех студенток, имя которых – Ольга.

2. Составьте запрос на выборку работников организаций, названия которых начинаются на букву Р,используя таблицуРаботник.

3. Составьте запрос на выборку всех студентов, которые обучаются по специальности технолога.

4. Составьте запрос на выборку работников организаций, которые работают по должности инженерили бухгалтер.

5. Результаты предъявите учителю.

Задание 3. Завершение работы с программой Access.

1. Выполните команду Файл – Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердительно.

Практическая работа №4.

Дата добавления: 2020-02-11 ; просмотров: 2999 | Нарушение авторских прав

ИНФОФИЗ — мой мир.

Весь мир в твоих руках — все будет так, как ты захочешь

Адрес: г. Новороссийск
Телефон: Номер телефона
Почта: kalinelena@yandex.ru

Весь мир в твоих руках — все будет так, как ты захочешь

Как сказал.

Наблюдай внимательно за природой, и ты будешь всё понимать намного лучше.

Альберт Эйнштейн

Тестирование

Урок 37. Лабораторная работа № 24. Создание связей в базе данных

Лабораторная работа № 24

Тема: Создание связей в базе данных.

Цель работы: изучение приемов установки связей между таблицами базы данных.

Оборудование: ПК, Windows XP Professional, MS Access 2007.

1 В соответствие с заданием создать и заполнить таблицы БД «Фирма», установить связи между ними.

2 Продемонстрировать на компьютере заполненные таблицы, схему данных.

3 Ответить на контрольные вопросы.

4 Сделать вывод о проделанной работе.

Порядок выполнения:

1. Запустите Microsoft Access.

2. Создайте базу данных Фирма . Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Для этого запустите Access, создайте новую базу данных, задайте имя базы данных Фирма, выберите место сохранения Вашей базы данных (диск Х:) и нажмите кнопку Создать. (подробный порядок действий описан в лабораторной работе № 23)

3. Создайте в режиме Конструктор 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы . Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально.

Таблица Сотрудники

Таблица Клиенты

Таблица Заказы

4. Установите ключевые поля.

Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля.

Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является Счетчик, так как значения в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

При создании таблиц в режиме конструктора ключевое поле устанавливается автоматически. Откройте созданные Вами таблицы в режиме Конструктор и проверьте установленные ключевые поля:

1) в таблице Сотрудники ключевое поле Код сотрудника

2) в таблице Клиенты ключевое поле Код клиента

3) в таблице Заказы ключевое поле Код заказа

Если значение Ключевых полей не задалось автоматически, то задайте их вручную. Для этого откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы ЗаказыКод заказа.

5. Создайте раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора. Для поля Код клиента выберите тип данных Мастер подстановок.

В появившемся окне выберите команду Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее.

В списке таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Далее.

В списке Доступные поля выберите поле Код клиента и щелкните на кнопке со стрелкой >>, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поле Название компании и щелкните на кнопке Далее.

Выберите порядок сортировки списка по полю Название компании и нажмите кнопку Далее.

В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка, установите флажок Скрыть ключевой столбец и нажмите кнопку Далее.

На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.

Сохраните полученный результат.

6. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код сотрудника.

Теперь в списке таблиц выберите таблицу Сотрудники

В списке Доступные поля выберите поля Код сотрудника, Фамилия, Имя.

Порядок сортировки списка выберите по полю Фамилия.

Все остальные действия проводятся аналогично пункту 6.

7. Создайте связей между таблицами.

Существует несколько типов отношений между таблицами:

при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Иногда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;

при отношении «один-к-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице;

при отношении «многие-к-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

Выполните команду вкладки Лента Работа с базами данных кнопка Схема данных

Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выбираются нужные таблицы. Для добавления в схему данных новой таблицы необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

Если связи между таблицами уже были заданы, то откроется окно Схема данных, на котором будут отображены таблицы и связи между ними.

Отредактируйте связь между таблицами Сотрудники и Заказы , для этого щелкните правой кнопкой мыши (ПКМ) на линию связи и в открышемся контекстном меню выберите команду Изменить связь.

Откроется диалоговое окно Изменение связей, в котором включите флажок Обеспечение целостности данных . Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при кото­рых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Обратите внимение на тип отношений: один-ко-многим.

Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

Аналогично измените связь между таблицами Клиенты и Заказы.

В результате должна получиться схема данных, представленная на рисунке.

На схеме данных связи отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь «один-к-многим» помечается «1» вблизи глав­ной таблицы (имеющей первичный ключ) и «∞» вблизи подчиненной таблицы (имеющей внешний ключ). Связь «один-к-одному» помечается двумя «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса).

7. В таблицу Сотрудники внесите данные о 7 работниках.

8. В таблицу Клиенты внесите данные о 7 предприятиях, с которыми работает данная фирма.

9. В таблице Заказы оформите 5 заявок, поступивших на фирму.

10. Покажите работу преподавателю.

11. Ответьте на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1 С помощью чего можно создавать таблицы?

2 Что такое ключевое поле?

3 Как установить несколько ключевых полей?

4 Как установить связи между таблицами?

5 Какие существуют отношения между таблицами?

6 Что означают на схеме данных «1» и «∞»?

7 Зачем нужен Мастер подстановок?

8 Для чего нужен механизм запросов?

Методические указания к лабораторной работе № 24 Создание связей в базе данных

Анализ данных с помощью сводных таблиц

Интегрированная среда позволяет организовывать данные в виде сводных таблиц. Сводные таблицы — это интерактивные таблицы, позволяющие вычислять итоговые значения больших объемов данных и получать динамическое представление об этих данных. Поэтому их удобно использовать для составления итоговых отчетов в соответствии с потребностями пользователей.

В состав табличного процессора Excel входит “Мастер сводных таблиц”, который используется для составления перекрестных таблиц и получения итоговых данных для существующих списков, таблиц или внешних баз данных с возможностью их упорядочивания и пересчета. Применение “Мастера сводных таблиц” автоматизирует создание сводных таблиц, так как он является пошаговым руководством создания сводной таблицы. На каждом этапе требуется лишь выбрать одну из предложенных возможностей или ввести дополнительную информацию.

Перед выбором команды “Сводная таблица” необходимо выделить любую ячейку обрабатываемого списка, и программа автоматически поместит ссылку на соответствующий диапазон в поле ввода “Диапазон” одного из диалоговых окон “Мастера сводных таблиц”.

В процессе создания сводной таблицы заголовки полей списка используются в качестве элементов сводной таблицы: полей “Строка”, “Столбец”, “Страница” и “Данные”. Данные полей списка используются для формирования заголовков строк и столбцов или для отбора данных, размещаемых на отдельных страницах сводной таблицы.

Для подведения итогов по числовым полям в области данных сводной таблицы по умолчанию применяется функция “Сумма”. При подведении итогов по текстовым полям по умолчанию применяется функция “Количество записей” или “Количество элементов” списка для вычисления количества вхождений определенных записей.

Для создания сводной таблицы по данным списка следует:

 выбрать команду “Данные, Сводная таблица”;


 в появившемся диалоговом окне “Мастер сводных таблиц” — шаг 1 из 4 выбрать данные, которые будут использованы для построения сводной таблицы, и нажать кнопку “Далее”;

 на втором шаге указать расположение данных списка, выделив диапазон с помощью мыши, и нажать кнопку “Далее”;

 на третьем шаге следует определить структуру сводной таблицы, перетаскивая имена полей списка, отображенные в правой части диалогового окна, в области “Строка”, “Столбец”, “Страница” и “Данные”. Данные полей списка, помещаемые в область “Строка”, используются в качестве заголовков строк сводной таблицы. Данные полей списка, помещаемые в область “Столбец”, используются в качестве заголовков столбцов сводной таблицы. Данные полей списка, помещаемые в область “Страница”, используются в качестве фильтра для данных, отображаемых в ячейках сводной таблицы. После нажатия на кнопку “Далее” появляется последнее завершающее диалоговое окно “Мастера сводных таблиц”;

 на четвертом (последнем) шаге следует ввести ссылку на любую ячейку в поле ввода “Поместить таблицу в”. Если это поле оставить пустым, то программа создаст новый рабочий лист, на который поместит результат. На этом же этапе надо ввести имя сводной таблицы в поле “Название таблицы” и определить дополнительные параметры сводной таблицы, установив необходимые флажки: “Общие итого по столбцам”, “Общие итоги по строкам”, “Сохранить данные с макетом таблицы”, “Автоматически форматировать таблицу”. После нажатия на кнопку “Готово” на рабочем листе появится сводная таблица.

После создания сводной таблицы можно осуществить модифицикацию путем изменения ее полей. Каждое поле списка представлено в виде затененной ячейки. Перетаскивая эти поля в другие области таблицы, можно изменить содержимое сводной таблицы.

Кроме того, можно изменять структуру сводной таблицы. Для этого отображается определенная страница сводной таблицы на текущем листе, выделяется один из элементов в раскрывающемся списке, отображаемом в области “Страница сводной таблицы”. Элементами этого списка являются данные поля списка, помещенного в эту область. Согласно выбранному значению фильтруются данные сводной таблицы.

Для изменения организации данных по столбцам сводной таблицы следует перетащить необходимые имена полей из области “Строки” или “Страница” в область “Столбец”. Для изменения организации данных по строкам сводной таблицы следует перетащить необходимые имена полей из области “Страница” или “Столбец” в область “Строки”.

По умолчанию для сбора данных списка применяется функция СУММА, если элементы области данных являются числовыми значениями, и функция “Количество записей” — для текстовых значений. Однако можно изменить итоговую функцию сводной таблицы, чтобы вычислить другое значение. Для изменения итоговой функции необходимо выделить любую ячейку в области данных сводной таблицы и выбрать команду меню “Данные, Поле сводной таблицы” или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать соответствующую команду в контекстном меню. Потом в появившемся диалоговом окне “Вычисление поля сводной таблицы” в списке “операция” выделить функцию, которую надо использовать для обработки данных списка, и нажать кнопку ОК. Результат появится в сводной таблице.

Если содержимое обрабатываемого списка изменится, то данные построенной сводной таблицы на его основе следует обновлять. Для обновления данных сводной таблицы следует выделить любую ячейку таблицы и выбрать команду меню “Данные, Обновить данные” или в контекстном меню выбрать соответствующую команду.

Если в исходный список были добавлены новые записи, следует с помощью “Мастера сводных таблиц” переопределить диапазон, используемый для создания сводной таблицы. Для расширения диапазона необходимо выделить любую ячейку сводной таблицы, затем выбрать команду “Данные, Сводная таблица” и в появившемся диалоговом окне третьего шага “Мастера сводных таблиц” нажать кнопку “Назад”. Появится диалоговое окно предыдущего шага, в котором переопределится диапазон, являющийся источником данных для создания сводной таблицы. После нажатия кнопки “Готово” программа добавит новые записи в созданную ранее сводную таблицу.

Если в процессе создания сводной таблицы с помощью “Мастера сводных таблиц” был установлен флажок “Автоматически форматировать таблицу”, программа автоматически отформатирует получаемые данные.

Под статистическими данными понимается совокупность количественных характеристик, полученных путем статистического наблюдения, их обработки или соответствующего расчета. Обработка данных проводится некоторым набором статистических методов, реализуемых средствами программного обеспечения.

В интегрированной среде к программному обеспечению статистических методов обработки данных относят пакеты программ статистического анализа общего и специального назначения. Иногда в эту группу относят пакеты программ управления данными, пакеты экономического моделирования и прогнозирования, имитационного моделирования, распознавания образов и т.д.

Однако наиболее распространенными являются пакеты программ статистического анализа, включающие отдельные элементы других типов пакетов. Конструктивные решения пакетов статистического анализа определяются в значительной мере типом ПК принятой конфигурации, операционной системой, уровнем подготовки пользователя и предполагаемой областью приложения. Широкое распространение в настоящее время получил пакет STATISTICA в среде Windows.

В состав Microsoft Excel входит набор средств анализа данных (так называемый пакет анализа), предназначенный для решения сложных статистических и инженерных задач. Для проведения анализа данных с помощью этих инструментов следует указать входные данные и выбрать параметры; анализ проводится с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат помещается в выходной диапазон. Другие инструменты позволяют представить результаты анализа в графическом виде.

Чтобы вывести список доступных инструментов анализа, следует выбрать команду “Анализ данных” в меню “Сервис”. Если команда “Анализ данных” отсутствует в меню “Сервис”, то необходимо запустить программу установки Microsoft Excel. После установки пакета анализа его необходимо выбрать и активизировать с помощью команды “Настройки”.

Дополнительно в Microsoft Excel содержится большое число статистических, финансовых и инженерных функций. Чтобы вывести список доступных функций листа, следует нажать кнопку “Изменить формулу” в строке формул, а затем нажать стрелку “Вставка функции”.

Для работы с инструментами анализа данные следует представить в виде строк или столбцов листа Excel. Совокупность ячеек, содержащих анализируемые данные, называется входным диапазоном. Если команда “Анализ данных” отсутствует в меню “Сервис”, в Microsoft Excel необходимо установить статистический пакет анализа данных. Для этого необходимо провести следующие операции:

 в меню “Сервис” выбрать команду “Надстройки”;

 если в списке надстроек нет пакета анализа данных, нажать кнопку “Обзор” и указать диск, папку и имя файла для надстройки пакета анализа, Analys32.xll (как правило, папка Library\Analysis) или запустить программу Setup, чтобы установить эту надстройку, затем установить флажок “Пакет анализа”.

Чтобы запустить пакет анализа, следует провести следующие операции:

 в меню “Сервис” выбрать команду “Анализ данных”;

 в списке “Инструменты анализа” выбрать нужную строку;

 ввести входной и выходной диапазоны, затем выбрать необходимые параметры.

При этом следует учесть, что надстройки, установленные в Microsoft Excel, остаются доступными, пока не будут удалены.

График или диаграмма являются эффективным способом представления данных, обеспечивающих их визуализацию. Диаграмма – это графическое представление табличных данных. Она более проста для понимания с первого взгляда, чем строка или столбец данных. В интегрированный пакет Microsoft Office включено два средства создания диаграмм – Microsoft Graph и Microsoft Excel.

Excel предлагает на выбор несколько типов плоских и объемных диаграмм. Выбирая из числа встроенных форматов для каждого типа диаграммы или добавляя пользовательские форматы, можно создать неограниченное число типов диаграмм.

Диаграммы могут создаваться на существующем рабочем листе или на отдельном листе в пределах рабочей книги. При изменении данных, используемых для создания диаграммы, Excel автоматически обновляет диаграмму. После создания диаграммы к ней могут быть добавлены названия и линии сетки.

Работа с диаграммами включает в себя следующие этапы:

 создание диаграмм с помощью “Мастера диаграмм”;

 автоматическое форматирование диаграмм;

“Мастер диаграмм” обеспечивает автоматическое, пошаговое создание диаграмм, используя данные рабочего листа. Первым шагом при создании диаграммы является выделение данных на рабочем листе, по которым будет строиться диаграмма. Данные для построения диаграммы можно выделить и после запуска “Мастера диаграмм”, но обычно это делают сначала.

При выделении данных для построения диаграммы необходимо учитывать следующее:

 данные для построения диаграммы должны находиться в строках и столбцах. При этом можно использовать данные из несмежных строк и столбцов;

 метки данных, используемые при построении диаграммы, должны быть размещены в верхней строке и в самом левом столбце выделенного диапазона ячеек;

 необходимо выделять метки данных одновременно с самими данными для построения диаграммы;

 для выделения несмежных ячеек следует удерживать нажатой клавишу ;

После выделения данных следует нажать кнопку “Мастер диаграмм” на стандартной панели инструментов. После этого появляется первое диалоговое окно “Мастера диаграмм”.

На первом шаге выбирается вид и тип диаграммы. Для дальнейшего перемещения в “Мастере диаграмм” используются следующие кнопки диалоговых окон:“Далее”, “Назад”, “Готово”, “Отмена”.

На следующем шаге “Мастер диаграмм” в диалоговом окне отображает образец созданной диаграммы. Можно выбрать диапазон и ряды данных. Параметр “Ряды в” позволяет указать, как представлены ряды данных в таблице – в строках или столбцах.

На следующем шаге “Мастера диаграмм” устанавливаются параметры строящейся диаграммы: оси категорий и значений и их заголовки, линии сетки, подписи данных, а также наличие и расположение легенды. Легенда в электронной таблице– это средство, которое позволяет различать ряды данных, представленных на диаграмме.

На последнем шаге “Мастера диаграмм” определяется место ее расположения в рабочей книге, а затем нажимается кнопка “Готово”. “Мастер диаграмм” заканчивает работу и строит диаграмму.

Созданную диаграмму можно отредактировать, например с помощью кнопок на панели инструментов “Диаграмма”, которая автоматически появляется после активизации диаграммы. Для появления этой панели инструментов можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и выбрать панель инструментов “Диаграмма” в контекстном меню.

Для изменения начального размера завершенной диаграммы следует:

 выделить диаграмму, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. По контуру диаграммы появятся маркеры изменения размера;

 установить указатель мыши на маркер изменения размера, нажать левую кнопку мыши и перетащить указатель до получения необходимого размера диаграммы.

Для перемещения диаграммы по рабочему листу следует:

 выделить диаграмму, щелкнув по ней левой кнопкой мыши;

 указать мышкой на любой элемент диаграммы, перетащить диаграмму на новое место.

Для изменения типа построенной диаграммы следует:

 выделить диаграмму, щелкнув по ней левой кнопкой мыши;

 нажать кнопку разворачивающегося списка около кнопки “Тип диаграммы”;

 выбрать нужный тип диаграммы в появившемся списке.

Для изменения дополнительных параметров диаграммы следует:

 нажать кнопку “Параметры” в диалоговом окне “Тип диаграммы”;

 в появившемся диалоговом окне, нажимая нужные вкладки, установить необходимые параметры.

Каждый элемент диаграммы можно отформатировать. Перед форматированием элемента диаграммы надо активизировать диаграмму, а потом выделить форматируемый элемент диаграммы или использовать панель “Диаграммы”. Например, в диаграмму можно добавить метки значений для отдельных рядов данных.

Для улучшения внешнего вида диаграмм можно использовать встроенные форматы. Для использования “Автоформата” следует:

 дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по диаграмме;

 выбрать команду “Формат, Автоформат”;

в появившемся диалоговом меню “Автоформат” выбрать подходящие параметры для оформления диаграммы.

Созданную диаграмму можно отредактировать, например, удалить ряды данных из диаграммы и вставить новые. Для удаления рядов следует их выделить, а затем нажать клавишу “Delete”. Программа удалит данные и перерисует диаграмму.

Для добавления рядов данных следует:

 дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по диаграмме, в которую надо добавить данные;

 выбрать команду “Вставка, Новые данные”. Появится диалоговое окно “Новые данные”;

 ввести или выделить на рабочем листе диапазон новых данных;

 нажать кнопку ОК. Программа добавит новые ряды в диаграмму.

Печать диаграмм в Excel не отличается от печати любой другой информации рабочего листа. Параметры печати определяются таким же способом, как и для других данных рабочего листа.

ЛОКАЛЬНАЯ СЕТЬ УЧРЕЖДЕНИЯ

Компьютерная сеть- это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов, которая позволяет:

  • построить распределенные хранилища информации (базы данных);
  • расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
  • повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы компьютеров;
  • создать новые виды сервисного обслуживания, такие как электронная почта и т.п.;
  • снизить стоимость обработки информации.

Локальная сеть учреждения представляет собой сеть передачи данных, расположенную на ограниченной территории учреждения.

Локальные сети строятся в основном на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и ориентированы в первую очередь на объединение ПЭВМ и периферийных устройств, которые сосредоточены на небольшом пространстве. Основным назначением локальных сетей (их часто называют локальными вычислительными сетями — ЛВС) является обеспечение простого и удобного доступа каждого пользователя к распределенным общесетевым ресурсам и организация их коллективного использования, а также обеспечение средств передачи данных между пользователями.

Низкая стоимость, простота комплексирования и эксплуатации ЛВС, оснащенность мощным программным обеспечением, высоко-скоростными средствами передачи данных и памятью большой емкости способствуют их достаточно широкому распространению для автоматизации управленческой деятельности в учреждениях. При этом одной из главных проблем при создании локальных сетей является совместимость вычислительной техники. Вычислительные средства ЛВС в основном объединяются с помощью высокоскоростных либо низкоскоростных каналов передачи данных. Такие ЛВС называются свободносвязанными, так как протекание вычислительных процессов в них может осуществляться асинхронно.

При незначительной удаленности вычислительного оборудования наиболее эффективным средством связи между отдельными аппаратными компонентами локальной сети является последовательный интерфейс. Его достаточно высокая пропускная способность позволяет иметь единственный канал передачи данных (моноканал) между узлами сети. Узлом сети является точка сопряжения двух или более каналов связи. В узлах сетей ЭВМ обычно (но не обязательно) расположена аппаратура, выполняющая обработку данных. В сетях с маркерным методом доступа узел, принявший маркер (особый вид сообщения, передаваемый по сети от одного узла к другому), получает право на использование сетевого канала. Одноканальность является отличительной особенностью ЛВС, при этом работа всей системы осуществляется в режиме мультиплексирования. Мультиплексор — это устройство, позволяющее использовать один физический канал связи для нескольких одновременных и независимых передач данных.

Для организации связи в ЛВС используются два метода коммутации:

а) с частотным разделением каналов;

б) с временным разделением каналов.

Элементами коммутации в ЛВС служат каналы и пакеты. Коммутация каналов заключается в установлении физической связи для передачи данных непосредственно между двумя абонентами сети. При этом выделяется единственный канал на весь сеанс связи. При коммутации пакетов перед началом передачи сообщение разбивается на короткие пакеты фиксированной длины, которые затем передаются по сети. В этом случае канал связи выделяется только на время, необходимое для передачи одного пакета.

В ЛВС для сопряжения ПЭВМ с каналами связи используются сетевые адаптеры — устройства, которые выполняют буферизацию, форматирование и управляющие функции, обеспечивая интерфейс между ЭВМ и последовательной асинхронной линией связи. Для преобразования цифровых сигналов в аналоговые и обратно для последующей передачи по каналу используется устройство, называемое модемом.

Обработка данных в ЛВС распределяется между двумя объектами: сервером и клиентом. Сервер локальной сети представляет собой рабочую станцию (ЭВМ), обслуживающую другие станции локальной сети. Сетевой сервер выполняет системные функции отработки сетевых протоколов для связанных с ним рабочих станций или терминалов. Клиент — это задача, рабочая станция или пользователь компьютерной сети, запрашивающий услуги, данные или обработку у другой программы или ЭВМ.

Локальные сети имеют различные способы использования информационных и технических ресурсов сети. К информационным ресурсам относятся логические диски, каталоги и содержащиеся в них файлы, а к техническим – подключенные к компьютеру внешние устройства (принтеры, модемы и др.). Ресурс, доступный только с компьютера, на котором он находится, называется локальным, а ресурс, доступный для других компьютеров, называется разделяемым или сетевым.

Современное программно-техническое обеспечение работы сети базируется на следующих средствах:

  • адаптер или сетевая карта, управляемая драйвером;
  • тип сервера, т.е. тип операционной системы;
  • тип клиента, т.е. вид программного обеспечения, управляющего доступными сетевыми ресурсами;
  • протокол, представляющий собой “язык”, на котором общаются компьютерные сети;
  • службы, реализующие различные операции в сети, например, совместный доступ к файлам или устройствам, контроль за режимом работы сети и ее производительностью и др.

Взаимодействие пользователей ЭВМ в ЛВС между собой возможно посредством электронной почты (E-mail). Электронная почта (ЭП) – это сообщения, оформленные в виде файла с текстовыми, графическими и другими данными и переданные в линию связи ЭВМ с ЛВС, и одновременно комплекс аппаратно-программных средств и организационных мероприятий по хранению и доставке сообщений.

Основной элемент ЭП – почтовый ящик. Например, в сетевой операционной системе NetWare в качестве почтового ящика используется специальный каталог. Почтовый ящик имеет отделения получения и приема сообщений для каждого пользователя. Сообщение считается отправленным после того, как оно перенесено из отделения отправителя в отделение адресата. Затем получатель информируется, что для него имеется почта. Получатель может прочесть сообщение лишь после подключения к сети и пересылки его в свою ЭВМ. Сообщение можно отправить одному или группе пользователей ЛВС путем создания списка рассылки. При этом никто, кроме получателя, не может открыть почтовый ящик, удалить его содержимое без имени и пароля владельца этого ящика.

Большинство пакетов E-mail имеют встроенный редактор текста. Однако для подготовки текстовых сообщений можно использовать и любой другой имеющийся на компьютере редактор. Сообщение обычно имеет следующую структуру: стандартный заголовок и собственно текст сообщения. В заголовке указывается дата и время отправки, имя отправителя и, возможно, краткое содержание сообщения.

Пакет E-mail обычно предоставляет следующие возможности:

  • вывод на экран списка сообщений с указанием даты, имени отправителя и других данных (в некоторых случаях имеется возможность сортировки и поиска сообщений);
  • изменение текущего состояния сообщения (уничтожение, отправка в архив и т.п.);
  • переадресовку сообщения;
  • подготовку графических материалов;
  • захват экрана получателя для передачи ему сообщений в нужном виде.

Статьи к прочтению:

Создание сводной таблицы в Excel

Похожие статьи:

Анализ данных Подробный анализ данных из таблицы базы данных требует возможности получения сводной информации по записям базы данных. Фактически, речь…

Для обработки данных в система Statistica, необходимо ввести эти данные в специальную Таблицу. Она организована аналогично файлам электронных таблиц…

Илон Маск рекомендует:  blink в HTML
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Кодинг, CSS и SQL